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Les 5 meilleures boites mail professionnelles et sécurisées pour les entreprises
Infomaniak kMail : une boite mail pro, complète et sécurisée
Infomaniak, le fournisseur de services d’hébergement web basé en Suisse est également l’un des principaux prestataires de services de courrier électronique professionnels francophones.
Gérant plus d’un million de comptes e-mail, Infomaniak est une référence incontournable dans le domaine avec plus de 25 ans d’expérience.
Ce service de boite mail professionnelle propose différentes offres pour le pros à partir de seulement 1,5€ / utilisateur et par mois si vous disposez déjà de votre nom de domaine et souhaitez exclusivement vous servir de leur solution de messagerie.
Pour profiter de la suite logicielle complète kSuite proposée par Infomaniak, et permettant notamment un accès à leur version du pack office en ligne, un service de stockage sur le cloud, le tarif débutera à partir de 3,29 euros / utilisateur et par mois pour profiter de 5 adresses emails professionnelles et sécurisées ainsi que 3To de stockage de fichiers en ligne par utilIsateur.
Les principales fonctionnalités proposées dans la version pro d’Infomaniak Service Mail :
- Infomaniak offre une boîte e-mail illimitée : il n’y a aucune restriction en termes d’espace de stockage, permettant l’archivage de toutes vos pièces jointes volumineuses, sans limites.
- Les utilisateurs peuvent ajouter des pièces jointes jusqu’à 3 Go dans leurs emails.
- Infomaniak est équipé d’un filtre anti-spam puissant, activé par défaut, pour lutter contre les courriers indésirables et les tentatives de phishing.
- Les virus sont systématiquement neutralisés et supprimés avant même qu’ils n’atteignent votre boite mail.
- Il est possible d’importer automatiquement tous vos anciens e-mails depuis d’autres fournisseurs (Gmail, Yahoo, Outlook, OVH, etc.) vers la boîte mail d’Infomaniak.
- Des sauvegardes quotidiennes et automatiques de tous vos e-mails sont effectuées sur deux datacenters distincts, minimisant ainsi le risque de perte de données.
- Les données sont restaurables en moins de 7 jours.
- Le système supporte les alias, dispose d’un répondeur intelligent, offre des signatures personnalisées, et propose une redirection en un clic.
- Les dossiers IMAP peuvent être personnalisés.
- Une application mobile Android et iOS pour consulter et gérer ses emails en mobilité.
kSuite, une suite logicielle complète pour les entreprises
Au delà du webmail professionnel kMail, Infomaniak a développé toute une suite d’outils et logiciels mis à disposition de ses utilisateurs qui optent pour l’abonnement kSuite Standard, kSuite Pro ou kSuite Entreprise (disponible à partir de 1,58 euros par utilisateur et par mois).
Opter pour l’offre Ksuite vous donne accès à une panoplie d’applications qui peuvent être utiles dans la gestion de votre entreprise au quotidien. Voici un aperçu des différents outils mis à disposition :
- kDrive : Un système de stockage de fichiers sur le cloud pouvant stocker jusqu’à 106 To de données par utilisateur.
- Docs, Grids, Points : L’alternative au pack office qui vous permet de créer, partager et éditer tout type de documents en ligne. La fonctionnalité de collaboration sur les mêmes fichiers partagés entre collaborateurs est également proposée.
- kMeet : Un outil de visioconférence gratuit et sécurisé.
- SwissTransfer : Permet d’envoyer des fichiers très volumineux allant jusqu’à 50 Go.
- Custom Brand : Personnalisez l’apparence de votre interface pour qu’elle corresponde à l’image de marque et l’identité visuelle de votre entreprise.
Avec kMail et sa suite kSuite, Infomaniak propose des solutions professionnelles complètes qui vont plus loin que la seule gestion des emails, tout en proposant un accès très abordable à sa seule fonctionnalité de boite mail si c’est le choix de l’entreprise.
Proton Mail : la boite mail professionnelle la plus sécurisée
Conçu par des chercheurs du CERN et du MIT en 2014, Proton Mail, un service de messagerie électronique basé en Suisse, s’est démarqué dès son lancement en proposant des fonctionnalités de chiffrement de bout en bout.
Utilisé aujourd’hui par plus de 10 000 entreprises à travers le monde, le service ne possède pas les clés de chiffrement, assurant ainsi que même les employés de Proton Mail ne peuvent pas accéder aux courriels des utilisateurs. Les données sont également stockées en Suisse, un pays connu pour ses lois strictes en matière de protection des données.
Proton Mail offre une interface utilisateur intuitive, une version gratuite avec des fonctionnalités de base et une compatibilité avec les clients de messagerie courants via le protocole IMAP/SMTP.
Bien que Proton Mail offre un niveau de sécurité élevé, la version gratuite du service, alternative à Gmail, impose des limites en termes d’espace de stockage et de nombre de courriels par jour qui ne conviendra pas à une activité professionnelle.
Pour accéder à des fonctionnalités avancées comme la personnalisation du domaine de l’adresse email, le VPN, le stockage cloud ou encore le calendrier partagé, il faudra opter pour un abonnement mensuel payant à 6,99 euros / mois par utilisateur.
Les principales fonctionnalités proposées dans la version pro de Proton Mail :
Voici un résumé de toutes les fonctionnalités intégrées dans la version pro de Proton Mail :
- Offre 15 Go d’espace de stockage total / adresse email (partagé entre Proton Mail, Proton Calendar et Proton Drive)
- Assistance prioritaire incluse
- Intègre un assistant d’importation Easy Switch pour transférer vos emails d’un autre fournisseur
- Permet jusqu’à 10 adresses e-mail par utilisateur
- Supporte 3 domaines de messagerie personnalisés
- Capacité d’envoi illimitée de messages par jour
- Nombre illimité de dossiers, d’étiquettes et de filtres personnalisés
- Limite de taille des pièces jointes fixée à 25 Mo par email
- Possibilité de personnaliser vos signatures grâce à du HTML pour insérer votre logo, vos comptes réseaux sociaux et coordonnées
- Chiffrement de bout en bout des e-mails
- Protection d’e-mails envoyés par mot de passe (le destinataire aura besoin du mot de passe pour l’ouvrir)
- Informations sur les contacts chiffrées
- Possibilité de créer des groupes de contacts (jusqu’à 100 par groupe)
- Compatible avec les clients de messagerie (via IMAP/SMTP)
- Fonction de réponse automatique en cas d’absence
- Offre une adresse catch-all (permettant de ne louper aucun email, même ceux envoyés à une adresse mal orthographiée mais rattachée à votre domaine)
- Alias « Hide My Email » illimités (sur plan Business)
Proton Calendar :
- Jusqu’à 25 calendriers par utilisateur
- Chiffrement de bout en bout pour les calendriers
- Partage de calendrier possible
- Envoi et réception d’invitations
Proton Drive :
- Espace de stockage de 15 Go par utilisateur
- Chiffrement de bout en bout des données stockées
- Partage de fichiers et de dossiers via un lien avec sécurité avancée
- Gestion d’équipe intégrée (sur plan Business)
- Éditeurs de documents (documents, feuilles de calcul, présentations) inclus (sur plan Business)
Proton VPN :
- 1 connexion à un serveur VPN gratuit au total
- Plus de 100 serveurs situés dans 3 pays (États-Unis, Pays-Bas, Japon)
- Vitesse VPN moyenne
- Serveurs VPN chiffrés
Gestion d’équipe :
- Authentification à deux facteurs avec réception d’un code par SMS pour se connecter
- Console d’administration
- Facturation centralisée
- Multiples rôles d’administrateur
- Possibilité de se connecter en tant qu’utilisateur
- Gestion des identifiants des utilisateurs
- Gestion des sessions des utilisateurs
Support :
- Accord de traitement des données conforme au RGPD
- Conformité avec la loi HIPAA
- Assistance prioritaire par e-mail
- Assistance téléphonique (pour les comptes de 6 utilisateurs ou plus)
- SLA/uptime : 99,95 % de disponibilité du service.
ProtonMail : pour qui ?
ProtonMail peut être utilisé par n’importe qui, de l’utilisateur individuel soucieux de sa vie privée à l’organisation qui a besoin d’une boite mail professionnelle qui offre des fonctionnalités de sécurité intéressantes.
Bien que n’importe quelle entreprise puisse utiliser ce service, il convient particulièrement aux petites et moyennes entreprises, aux organismes à but non lucratif, aux journalistes, aux avocats et aux professionnels de la santé. Il conviendra en revanche moins aux grandes entreprises qui nécessitent des options de personnalisation plus avancées ou des services de messagerie instantanés (comme Microsoft Teams par exemple).
Google Workspace (Gmail pro) : l’email pro et l’écosystème Google
Google Workspace, anciennement connu sous le nom de G Suite, est un ensemble d’outils de productivité et de collaboration dans le cloud proposés par Google.
L’un des éléments clés de Google Workspace est Gmail, la solution de messagerie en ligne du géant de la technologie. Si Gmail est largement reconnu pour sa version gratuite, il propose également une version payante offrant une série de fonctionnalités avancées.
Cette version professionnelle de Gmail est particulièrement appréciée par les entreprises de toutes tailles pour l’accès simplifiée qu’elle permet à tous les outils professionnels proposés par la firme de Mountain View.
Caractéristiques clés et avantages de la version pro de Gmail
L’une des caractéristiques clés de la version payante de Gmail est la possibilité de personnaliser le domaine associé à son email pour le rendre plus professionnel. Le compte pro offre également un accès sans restrictions à tous les services additionnels de Google (Google Meet, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, …).
Avec la version payante accessible à partir de 5,75 euros par utilisateur et par mois, les utilisateurs bénéficient également d’une capacité de stockage accrue avec 30 Go de stockage par utilisateur dans la version la plus basique, et ce volume augmente ensuite en fonction des plans supérieurs.
Contrairement à la version gratuite de Gmail, la version professionnelle est dépourvue de publicités, offrant une expérience utilisateur plus propre et moins distrayante.
Aspects de sécurité de Gmail
La sécurité est un élément primordial pour toute entreprise et Gmail ne fait pas exception à la règle. Gmail pour Google Workspace offre plusieurs fonctionnalités de sécurité avancées comme l’authentification en deux étapes, la protection contre le phishing et le spam, ainsi que la possibilité d’archiver et de conserver les emails et chats pour une durée spécifiée avec Vault.
Google est également conforme à plusieurs normes et certifications de sécurité internationales.
Microsoft Outlook pour les entreprises : la boite mail pro par Microsoft
Dans l’univers ultra-compétitif des fournisseurs de services de messagerie, Microsoft Outlook Business, s’est taillé une place de choix.
La version payante de Microsoft Outlook fait partie intégrante du pack Microsoft 365. C’est une plateforme de messagerie robuste qui offre plus que des fonctionnalités de courrier électronique. Pour un tarif mensuel ou annuel débutant à partir de 5,60 euros HT par utilisateur et par mois, les utilisateurs peuvent bénéficier de la pleine puissance de la suite de productivité de Microsoft, comprenant Outlook, Word, Excel, PowerPoint et OneDrive, ainsi que des fonctionnalités supplémentaires telles que Teams pour la collaboration en temps réel.
Ses caractéristiques clés comprennent la gestion intégrée du calendrier, des tâches et des contacts, l’accès à un espace de stockage en ligne via OneDrive, et la possibilité d’intégrer des applications et services tiers. Bien que complexe au premier abord, l’interface utilisateur est intuitive et complète.
Parmi ses avantages, Outlook offre une excellente intégration avec tous les autres produits Microsoft, ce qui facilite la collaboration et le partage d’informations. La boite mail pro propose également un filtre anti-spam efficace et des options de règles de courrier électronique personnalisables.
En ce qui concerne la sécurité, Microsoft a investi massivement pour protéger les données des utilisateurs toutefois les emails ne sont pas chiffrés de bout en bout comme d’autres prestataires présentés dans cet article.
Mailfence, une boite mail sécurisée
Mailfence, un service d’e-mail basé en Belgique, gagne progressivement en popularité, en particulier dans le cercle des défenseurs du respect de la vie privée.
Les principales fonctionnalités de Mailfence
La version payante de Mailfence disponible à partir de 3,5€ par mois offre des fonctionnalités avancées non disponibles dans sa version gratuite comme un stockage d’e-mail supérieur, un support pour les domaines personnalisés, des alias d’e-mail, des fonctionnalités de calendrier et de contacts, ainsi qu’une protection anti-spam et anti-virus améliorée.
Cette boite mail professionnelle et sécurisée supporte également le POP, IMAP et SMTP, permettant aux utilisateurs d’accéder à leurs e-mails à partir de n’importe quel autre client e-mail.
Le principal avantage de Mailfence est son engagement envers la protection de la vie privée et la sécurité. La société ne diffuse aucune publicité et affirme qu’elle ne suit pas ses utilisateurs. De plus, étant basée en Belgique, elle bénéficie des lois strictes sur la protection des données de l’Union européenne.
Cependant, il y a des inconvénients à considérer. Certains utilisateurs trouvent l’interface de Mailfence un peu dépassée par rapport à ses concurrents, et le service manque d’applications mobiles dédiées, bien qu’il soit compatible avec les applications d’e-mail standard sur les appareils mobiles.
Sécurité de Mailfence
Avec Mailfence, tous les e-mails sont chiffrés de bout en bout, ce qui signifie que seul l’expéditeur et le destinataire peuvent lire le contenu. La solution utilise le protocole OpenPGP, qui est considéré comme l’un des plus sûrs pour le chiffrement des e-mails.
Mailfence offre également une authentification à deux facteurs pour une couche de sécurité supplémentaire. Les utilisateurs peuvent également signer numériquement leurs e-mails pour prouver leur identité à leurs destinataires.
Comparatif des prix des boites mail professionnelles :
Au delà des fonctionnalités, le prix des logiciels de boite mail pro sont souvent un facteur clé de la prise de décision finale.
Voici un comparatif qui vous présente les différents prix pratiqués par les acteurs présentés dans cet article :
- kMail : à partir de 1,5€ par adresse email par mois sans accès à kSuite ;
- Kmail et kSuite : à partir de 3,68€ par utilisateur et par mois ;
- Proton Mail Business : à partir de 6,99€ par mois ;
- Google Workspace : à partir de 5,75 euros par utilisateur et par mois ;
- Outlook dans Microsoft 365 Business : à partir de 5,60 euros HT par compte par mois ;
- Mailfence : à partir de 3,5 euros par adresse email pro par mois.
Les questions fréquentes sur les boites mails professionnelles
Quelle boite mail choisir pour les professionnels ?
Lorsque l’on a une entreprise, disposer d’une adresse email professionnelle associée à son site internet est recommandé pour améliorer l’image de l’entreprise et le sérieux perçu de cette dernière comparé à une adresse qui se termine en @gmail.com ou @free.fr pour ne citer que deux messageries gratuites populaires.
Comme nous l’avons vu au travers de cet article, il existe de nombreux services permettant de créer et gérer sa boite mail pro mais voici les 3 meilleurs selon nous :
- Infomaniak kMail : une suite email complète et sécurisée à gratuite pour le premier email puis 3,29€ / mois / utilisateur pour la suite complète ou seulement 1,5€ par adresse email pro si vous n’utilisez que ce service.
- ProtonMail : la boite mail professionnelle la plus sécurisée à 6,99€ / utilisateur par mois.
- Google Workspace : la boite mail la plus connectée aux services de Google à partir de 5, 75€ / utilisateur / mois.
Comment créer une adresse mail professionnelle gratuitement ?
Si vous ne souhaitez pas utiliser une boite mail professionnelle mais souhaitez simplement disposer d’une adresse email professionnelle que vous pourrez consulter via un logiciel de webmail gratuit disponible sur votre hébergeur web, c’est tout à fait possible, bien que nettement moins intuitif à l’usage et souvent moins complet en fonctionnalités.
Pour créer cette adresse email pro, vous allez avoir besoin d’avoir accès au Cpanel de votre prestataire d’hébergement web.
PS : si le terme « Cpanel » ne vous est pas familier ou si vous n’avez simplement pas accès à cette fonctionnalité avec votre prestataire, nous vous conseillons de prendre contact directement avec votre hébergeur de site internet pour lui demander de le faire pour vous.
Voici la procédure résumée à suivre pour ceux d’entre vous qui disposent bien d’un accès à leur Cpanel :
- Si ce n’est pas déjà le cas, achetez un nom de domaine (URL de site web qui servira également pour votre adresse email) et un hébergement web (vous pouvez utiliser un prestataire comme celui-ci pour cela : ils sont à la fois peu chers, fiables et proposent un excellent service client).
- Une fois votre domaine et votre hébergement web en votre possession, rendez-vous sur le Cpanel de votre serveur. (Pour OVH, IONOS et tout autre hébergeur ne vous donnant pas accès au Cpanel associé à votre hébergement, les procédures seront différentes, nous vous invitons à consulter leur centre d’aide).
- Cliquez ensuite sur « Comptes de messagerie » ou un intitulé similaire.
- Cliquez ensuite sur « Créer » ;
- Sélectionnez le domaine associé à la boite mail pro que vous souhaitez créer ;
- Renseignez le nom d’utilisateur qui se trouvera devant le @ (ex : contact@votredomaine.com)
- Définissez le mot de passe sécurisé associé à votre nouvelle adresse email ;
- Définissez les paramètres complémentaires comme l’espace de stockage autorisé ;
- Finalisez la création.
Une fois ces quelques étapes finalisées, vous devriez ensuite voir apparaitre une nouvelle adresse email dans les liste des comptes de messagerie listés dans votre Cpanel. Un bouton d’accès rapide devrait ensuite vous permettre de vous connecter à votre boite mail via un client de messagerie gratuit de type webmail Roundcube ou tout autre webmail similaire.
Comment bien choisir une boite de messagerie pour son entreprise ?
Choisir un fournisseur de services de messagerie pour votre entreprise est une décision importante qui peut avoir un impact significatif sur l’efficacité de la communication interne et externe.
Voici quelques critères importants à considérer lors de la sélection d’un service de messagerie d’entreprise :
- Fiabilité et disponibilité : Assurez-vous que le fournisseur de messagerie offre une haute disponibilité (99,9 % ou plus est préférable), ce qui signifie que le service sera opérationnel presque tout le temps.
- Sécurité : Le service de messagerie doit offrir un niveau de sécurité solide, y compris le chiffrement des données, l’authentification à deux facteurs, la protection contre les logiciels malveillants et le phishing, et d’autres fonctionnalités de sécurité.
- Facilité d’utilisation et d’administration : Les fonctionnalités doivent être intuitives pour les utilisateurs et facilement administrables par le service informatique de votre entreprise. La migration des données existantes vers le nouveau système doit également être simple.
- Compatibilité : La compatibilité avec d’autres outils et logiciels que votre entreprise utilise est cruciale. Par exemple, si vous utilisez de nombreux outils de la suite de Google, il est préférable de sélectionner leur service de messagerie qui est parfaitement intégré avec toute la suite de logiciels développés par Google.
- Espace de stockage : Assurez-vous que le fournisseur offre suffisamment d’espace de stockage par utilisateur. Certaines entreprises pourraient avoir besoin d’un espace de stockage plus important que d’autres, en fonction de la nature de leur travail et du nombre de pièces jointes qu’elles envoient par exemple.
- Support client : Un bon support client est important en cas de problèmes techniques. Recherchez un fournisseur qui offre une assistance rapide et efficace. Un service qui vous aidera par exemple à paramétrer techniquement votre compte.
- Fonctionnalités supplémentaires : Recherchez des fonctionnalités comme la gestion des tâches, le calendrier partagé, un système de stockage sur le cloud, la vidéoconférence, etc., qui peuvent aider à améliorer la productivité.
- Prix : Enfin, comparez les prix des différents fournisseurs. Assurez-vous de comprendre ce qui est inclus dans le prix et de tenir compte des coûts potentiels supplémentaires pour des fonctionnalités ou des services supplémentaires.
Avant de se quitter…
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