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Pourquoi mettre en place une solution de GED ?
Dans le cadre de ses activités et de diverses formalités, une entreprise traite chaque jour de nombreux documents de sources variées. La gestion de ces documents constitue un véritable défi pour les entreprises. Elle implique des tâches répétitives et chronophages.
Pour gagner du temps et améliorer la gestion documentaire dans ta société, tu dois mettre en place un système de gestion électronique des documents (GED). La GED est un processus technologique basé sur des logiciels. Ces derniers permettent d’organiser, de stocker et de partager les documents. Ils peuvent être en mode SaaS, sur-site ou en version téléchargeable en ligne. La mise en place de ces solutions de dématérialisation est très avantageuse pour les entreprises.
Le principal objectif d’un logiciel GED est de simplifier la dématérialisation des documents au sein des entreprises. Grâce à sa cellule d’archivage électronique, cet outil permet de stocker en toute sécurité les documents d’une entreprise et d’assurer leur suivi durant tout leur cycle de vie. Il facilite le partage des informations entre le personnel, les partenaires, les clients et les fournisseurs.
En plus de te faire gagner du temps et d’assurer une bonne gestion documentaire, la mise en place d’une solution de GED te permettra d’améliorer la productivité de tes salariés. La GED permet également de réaliser des économies en supprimant les coûts liés à la gestion des documents physiques (impression, archivage, etc.).
Constitue une équipe pour la gestion du projet GED
Le déploiement d’une solution de gestion électronique des documents dans une entreprise est un projet important qui nécessite une bonne préparation. Pour mettre en place une solution de GED, la première étape est de constituer une équipe dédiée au pilotage du projet.
Cette équipe doit être constituée des employés de différents services de l’entreprise. Pour diriger les différentes activités du projet GED, il est important de nommer un chef d’équipe. Ce dernier devra coordonner les différentes activités et assurer une bonne collaboration entre les différents membres de l’équipe.
En plus de former une équipe dédiée à la réalisation du projet, il est important de préparer tous les employés à la mise en place de la nouvelle solution de gestion électronique des documents. Chaque travailleur doit comprendre les objectifs et les avantages du projet. L’équipe chargée de la gestion du projet doit communiquer sur l’état d’avancement de la mise en place de la solution de GED.
Évalue les besoins de ton entreprise
Par ailleurs, pour que la solution de gestion électronique des documents soit efficace, elle doit être adaptée aux besoins de l’entreprise. En effet, chaque secteur d’activité et chaque structure a des processus métiers spécifiques. Les besoins en termes de gestion documentaire ne peuvent donc pas être les mêmes. Avant la mise en place d’une solution de GED dans ton entreprise, tu dois donc évaluer les besoins de ta société. Cette étape est essentielle pour avoir un système de gestion documentaire bien structuré.
Pour commencer, tu peux identifier la nature des différents documents à gérer et les classer par catégorie. Les factures, les notes de frais, les bulletins de paie, les contrats clients, les courriers et les contrats de travail sont quelques exemples de documents qu’il faut gérer dans une entreprise.
Après avoir identifié et classé les documents par catégorie, tu peux maintenant évaluer leur quantité. En fonction du flux de documents dans chaque service de l’entreprise, tu peux facilement évaluer le volume de documents papier et de fichiers électroniques traités chaque mois.
Toutes les entreprises doivent conserver certains documents pendant une durée minimale. Pour réussir la mise en place d’une solution de gestion électronique des documents, il est important d’évaluer les besoins d’archivage de la société.
Il est également important d’évaluer les besoins en termes de classement et d’indexation des fichiers numériques. Pour faciliter l’accès aux documents de ton entreprise, les documents papier numérisés et les flux numériques entrants doivent être classés et indexés dans le logiciel GED en fonction des utilisations.
Si tu as des difficultés à identifier correctement tes besoins en gestion documentaire, tu peux faire appel à un cabinet de conseil en AMOA (assistance à maîtrise d’ouvrage). Ce type de structure peut t’accompagner efficacement dans le processus d’identification des besoins de l’entreprise. Tu peux aussi recourir aux services d’une entreprise éditrice d’un logiciel GED pour réaliser un audit.
Définis un plan de fonctionnement du logiciel GED
Après avoir identifié les besoins de l’entreprise, la prochaine étape est de mettre en place un plan de fonctionnement clair de la solution de GED que tu veux intégrer dans ton entreprise. Tu dois par exemple établir un processus de classement et d’indexation des documents.
Les modalités d’organisation des documents avec le logiciel GED doivent être clairement définies selon une méthodologie spécifique. Par exemple, dans le cas de l’indexation, on peut opter pour l’indexation par type ou par mots-clés.
En dehors du plan de classement et d’indexation des documents, il est important de définir le calendrier de conservation des documents selon leur nature et leur importance. Les modalités de numérisation et de traitement automatisés ainsi que les processus de réception et de partage des données doivent être également définis dans le plan du projet GED.
Un autre point important du plan de fonctionnement du logiciel de GED réside dans la gestion des accès. La combinaison de tous ces éléments te permet d’obtenir un cahier des charges que le logiciel GED doit respecter.
Choisis le logiciel GED qui correspond aux besoins de ton entreprise
Il existe de nombreux logiciels de gestion électronique des documents. Pour choisir parmi ces différents outils, tu dois principalement tenir compte des besoins de ton entreprise. Après avoir identifié tes besoins et établi le plan de fonctionnement de la solution de GED, tu dois t’assurer de choisir le logiciel le plus adapté à ces différents paramètres. Ainsi, les critères de base pour choisir un logiciel GED sont :
- le type ou la nature des documents gérés par l’outil,
- le volume de stockage du logiciel,
- les formats des documents gérés,
- les processus de numérisation, d’indexation et de classement des documents.
En tenant compte de ces critères, tu peux présélectionner plusieurs logiciels GED. Pour faire un choix définitif, il faut ensuite vérifier d’autres facteurs importants comme la compatibilité du logiciel avec le système d’information existant.
La facilité d’utilisation du logiciel est un critère de choix très important. En effet, la mise en place d’une solution de gestion électronique des documents constitue une transition numérique qui concerne tous les travailleurs. Le logiciel GED à choisir doit être intuitif pour permettre aux employés de l’utiliser sans grande difficulté.
Les besoins d’une entreprise peuvent augmenter à n’importe quel moment. Tu dois choisir un logiciel qui pourra s’adapter à ces changements. Après avoir installé une solution de GED dans ton entreprise, tu peux décider de changer de logiciel et d’utiliser un outil plus performant. Dans ce cas, il faut récupérer tous les documents stockés sur l’ancien logiciel.
Les conditions de récupération des documents dans un logiciel sont définies par les clauses de réversibilité de l’éditeur de l’outil. Pour éviter des surprises désagréables, il faut examiner correctement les clauses de réversibilité de chaque prestataire avant de choisir ton logiciel GED. N’oublie pas de comparer les prix de chaque logiciel afin de choisir l’option la plus économique.
Enfin, pour choisir un logiciel GED, il est important de tester les outils présélectionnés afin de vérifier leurs fonctionnalités. Tu peux réaliser ces tests sur une activité ou un service de l’entreprise. Cette phase de test te permettra d’identifier les limites ou les éventuelles problématiques liées à l’utilisation de chaque logiciel GED. En fonction des résultats des tests, tu peux prévoir des ajustements nécessaires avant le déploiement définitif de l’outil choisi.
Installe le programme et forme les utilisateurs
Une fois que tu as trouvé le logiciel parfait pour ton entreprise après la réalisation des tests, tu peux maintenant installer l’outil choisi. Le paramétrage du logiciel doit être réalisé avec beaucoup d’attention. L’éditeur de l’outil doit t’assister pour une installation réussie.
Après l’installation, il est important de former tous les utilisateurs du logiciel pour une utilisation optimale. Adopter l’outil sans accrocs est presque impossible sans une bonne formation. L’éditeur du logiciel peut également s’occuper de cette formation. Après cela, tu peux mettre en place une équipe d’assistance technique pour répondre aux préoccupations liées à l’utilisation du logiciel.
Pour assurer le bon fonctionnement de ton nouveau logiciel GED, il est important d’assurer sa maintenance. L’éditeur du logiciel ou un expert indépendant peut s’occuper de cette maintenance. La vérification des programmes informatiques de base du logiciel et la mise à jour de l’outil sont les opérations de maintenance les plus importantes. Pour éviter les conséquences d’une perte de données liée à une panne du logiciel, l’idéal serait d’installer un serveur de sauvegarde.
En résumé, pour mettre en place une solution de gestion électronique des documents, il faut d’abord évaluer les besoins de ton entreprise. Ensuite, il faut établir un cahier des charges et choisir le logiciel GED le plus adapté.
Cet article a été rédigé par un partenaire invité dans le cadre d’un partenariat sponsorisé
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