Les objectifs et critères requis pour être certifié Qualiopi
Qualiopi est une certification qui atteste du sérieux et de l’honnêteté des prestataires qui interviennent dans le domaine de la formation. Elle vise à attester de la qualité des formations proposées par les organismes, quel que soit leur secteur d’activité. Elle est donc très importante pour les organismes de formation, les centres de bilan de compétences, les CFA et les accompagnateurs VAE.
C’est un gage de qualité et de fiabilité qui vous aidera à vous valoriser auprès de vos clients. Vous offrirez ainsi une garantie aux apprenants ou aux personnes qui décident de suivre une formation dans un domaine précis.
N’hésitez donc pas à faire appel à un organisme de certification pour garantir votre professionnalisme auprès de vos clients. Dans un même cycle de certification, le certificateur assure ensuite un audit de surveillance Qualiopi pour vérifier si le dispositif est mis en œuvre dans un esprit d’amélioration. Avant d’obtenir cette certification, vous devez remplir les 7 critères suivants.
Communiquez sur votre offre
En tant qu’organisme de formation, vous devez recenser toutes les informations nécessaires pour présenter votre offre. Les éléments sur lesquels vous aurez à communiquer sont les prérequis, les objectifs et les modalités de la prestation. Il s’agit des délais d’accès et de la durée de la formation, les méthodes utilisées, les tarifs et les conditions de l’évaluation.
Proposez des formations adaptées aux besoins de votre cible
Les formations que vous proposez à votre cible doivent répondre aux besoins et aux attentes de celle-ci. Vous devez mettre en place des parcours modulables avec les objectifs des bénéficiaires afin de leur assurer une formation enrichissante et en accord avec leur projet professionnel.
Informez et accompagnez les apprenants à chaque étape
Ce critère est relatif à la mise en œuvre de la formation. Il décrit son déroulement et la manière dont les apprenants seront accompagnés tout au long de la prestation. Vous devez accompagner vos clients, les rassurer et anticiper les difficultés qu’ils peuvent rencontrer.
Offrez un environnement favorable à l’apprentissage
Pour être conforme aux normes du dispositif Qualiopi, vous devez mettre en avant les moyens investis pour la réussite de la formation. On peut notamment citer le lieu d’accueil, les équipes, le matériel utilisé, les ressources pédagogiques.
Assurez-vous des compétences de votre équipe
La formation de votre personnel est un autre critère à remplir pour obtenir la certification Qualiopi. Il doit être bien formé et capable de cibler les attentes des clients afin de mieux répondre à leurs besoins. Une telle équipe constituera un gage de qualité, de sérieux et de confiance auprès de vos clients.
Maintenez votre centre de formation à jour
Ce critère prend en compte les actions que vous devez mener pour être un centre de formation exemplaire. Vous devez maintenir votre centre à jour et informé des dernières innovations. Vous devez également tenir compte de l’accueil des bénéficiaires en situation de handicap, ainsi que de la sous-traitance et du portage salarial.
Tenez compte des feedbacks clients
En tant qu’organisme de formation, vous devez organiser un recueil méticuleux des retours des apprenants, des entreprises et des organismes de financement externes. Nous vous recommandons de répondre à toutes les réclamations.
Analysez vos processus actuels pour déterminer les points à améliorer
Les organismes de formation doivent démontrer la mise en place d’une démarche d’amélioration continue. Il importe donc d’analyser vos processus actuels pour définir les points à améliorer.
Déterminez les points à améliorer à partir des appréciations et des réclamations
L’analyse de vos processus doit se faire en tenant compte des appréciations et des réclamations. Pour cela, vous devez démontrer que vous avez mis en place un processus efficace pour recueillir et analyser les appréciations et les réclamations. Il peut s’agir des enquêtes de satisfaction, des entretiens de suivi, des réunions de feedback, etc.
Il faudra également montrer la manière dont vous utilisez ces informations pour améliorer vos services. Vous pouvez par exemple identifier les problèmes communs ou récurrents et développer des plans d’action pour les résoudre.
Pour finir, il faut que vous soyez en mesure de montrer la manière dont ces améliorations ont eu un impact positif sur la qualité de vos services. Vous pouvez le faire en incluant des témoignages de clients, des exemples de problèmes résolus, des statistiques sur l’amélioration de la satisfaction des clients.
Mettez en œuvre des mesures d’améliorations à partir des feedbacks
Des améliorations peuvent également s’opérer à partir des feedbacks et des plaintes. Pour cela, nous vous recommandons d’avoir une oreille attentive afin de comprendre le problème et la perspective du client. Après l’analyse du retour et l’identification des domaines qui nécessitent une amélioration, vous devez développer un plan d’action pour les aborder. Celui-ci peut inclure la révision des processus, la modification des produits ou services ou la formation des employés.
La gestion des feedbacks ou des plaintes doit se faire dans le calme et dans le professionnalisme. Vos réponses doivent donc être données avec empathie et compréhension afin de pouvoir désamorcer des situations tendues.
Améliorez vos processus actuels en répondant aux préoccupations de vos clients
La communication avec vos clients est aussi d’une importance capitale pour améliorer vos processus actuels. N’hésitez donc pas à les tenir informés des mesures que vous prenez pour répondre à leurs préoccupations. Communiquer efficacement avec vos clients peut vous permettre de rétablir la confiance et de démontrer votre désir d’améliorer les processus de votre organisation.
Sur la base des retours de vos clients, vous comprendrez ce qui a mal tourné afin de prendre des mesures pour prévenir des problèmes similaires. Nous vous recommandons de surveiller en continu les progrès, en évaluant si les modifications opérées ont résolu les préoccupations de vos clients et amélioré leur satisfaction.
Identifiez les actions nécessaires pour vous conformer aux exigences Qualiopi
Certaines actions sont à effectuer pour se conformer aux exigences Qualiopi.
Renseignez-vous sur la certification Qualiopi
Vous devez tout d’abord comprendre les raisons pour lesquelles cette certification est importante pour votre organisme de formation. Vous pouvez par exemple télécharger le guide du référentiel national de qualité pour bien vous imprégner du document. Cela vous permettra de bien comprendre les attentes pour chaque indicateur.
Déposez une demande auprès d’un organisme certificateur
Tous les organismes de formation doivent déposer une demande auprès d’un organisme certificateur. Contactez un organisme répertorié dans la liste officielle et adressez-lui un dossier de demande de certification initiale. N’oubliez pas de préciser l’objet que vous souhaitez faire certifier. L’organisme certificateur devra ensuite évaluer la recevabilité de votre demande.
Signez le contrat avec l’organisme
Après avoir effectué votre demande initiale, vous passerez à la signature du contrat avec l’organisme certificateur retenu. Ce dernier établit un plan d’audit qu’il devra vous soumettre pour le valider. Il doit comporter notamment la date de l’audit, les types d’actions et les indicateurs à évaluer. L’audit se déroulera au moins 3 semaines après la signature du contrat. Nous vous conseillons de mettre cette période à profit pour vérifier si vous répondez vraiment aux critères de qualité demandés.
Préparez et réalisez l’audit initial
Sur la base du plan reçu, les organismes de formation candidats à la certification Qualiopi doivent réaliser un diagnostic qualité de leur structure. Vous devez aussi identifier et remédier aux non-conformités. La durée et les modalités de cet audit initial diffèrent en fonction du profil de l’organisme dépositaire de la demande. On tiendra compte du type de dispositif de formation, de votre chiffre d’affaires et du nombre de sites audités. L’audit dure au moins une journée.
Obtenez la certification Qualiopi
Après l’audit, un rapport vous est délivré. Celui-ci précise la conformité ou non de votre organisme avec les exigences de qualité. Votre certificat vous sera délivré si le résultat de l’audit initial est conforme aux attentes de l’organisme certificateur. Dans le cas contraire, vous avez 3 mois pour corriger les non-conformités majeures et 6 mois pour les non-conformités mineures. Après avoir corrigé toutes les non-conformités, vous recevrez votre certificat Qualiopi valable pour une période de 3 ans.
Anticipez les audits de surveillance et de renouvellement
Pour que votre certification soit toujours valable, vous devez prouver que vous continuez à vous conformer aux exigences de la certification Qualiopi. De nouveaux audits devront en effet être réalisés. Il s’agit notamment de l’audit de surveillance et de renouvellement. Le premier intervient généralement entre le 14e et le 22e mois après la délivrance de la certification. À travers ce suivi, l’auditeur vérifie si le référentiel en vigueur est toujours appliqué. Quant à l’audit de renouvellement, il doit être réalisé avant la période initiale de 3 ans.
Vous l’aurez compris, la certification Qualiopi valorise votre image et atteste de votre professionnalisme en tant qu’organisme formateur. Néanmoins, pour l’obtenir, vous devez mettre en place un certain nombre d’actions qui auront également pour but d’améliorer vos prestations.
Cet article a été rédigé par un partenaire invité dans le cadre d’un partenariat sponsorisé
Cet article a été rédigé par un partenaire invité dans le cadre d’un partenariat (sponsorisé ou gagnant-gagnant, selon les cas). Pour nous contacter et obtenir ce type de visibilité, contactez-nous à l’adresse [email protected].
