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L’Email : Un Déclencheur de Pénibilité Numérique Sous-Évalué ? (Étude)

Selon le référentiel annuel de l’Observatoire de l’Infobésité et de la Collaboration Numérique (OICN), le volume d’emails envoyés et reçus serait le premier indicateur révélateur de l’infobésité et d’une surcharge informationnelle. Alors que les professionnels reçoivent en moyenne, toutes positions confondues, 144 emails par semaine, l’email peut devenir un facteur non négligeable de stress et d’épuisement au travail. Quels sont les chiffres marquants à retenir sur les emails au travail ? Et quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place pour réduire les risques de pénibilité numérique associés ?
pénibilité numérique

Les emails au travail en chiffres

Chiffres de l'email au travail selon l'OICN
Chiffres de l’email au travail selon l’OICN

Selon l’étude de l’OICN qui porte sur un échantillon de 9000 personnes et 58 millions de metadonnées d’emails, voici les principaux chiffres à retenir sur l’utilisation des emails au travail :

  • Un professionnel reçoit en moyenne, toutes positions confondues, 29 emails par jour ;
  • Les managers et les dirigeants sont les profils qui traitent et reçoivent le plus d’emails avec en moyenne 331 emails reçus par un dirigeant par semaine contre 194 pour un manager ;
  • 83% des emails des emails sont envoyés entre 9h et 18h tandis que 17% sont envoyés entre 18h et 9h ;
  • En moyenne, seuls 16% des emails reçus sont répondus par les destinataires ;
  • 25% des emails reçus résultent de l’utilisation de la fonctionnalité « répondre à tous » ;
  • 63% des emails seraient échangés entre collègues contre 37% vers des adresses emails externes ;
  • Les périodes de Novembre, Décembre et Janvier sont les plus chargées en terme de gestion d’emails avec un flux de traitement supérieur de 20% à l’habitude ;
  • En moyenne, les emails répondus le sont en moins d’une heure dans 33,6% des cas (36,1% pour les dirigeants) ;
  • Au global, 80% des emails répondus le sont en moins d’une journée.
Nombre d'emails gérés par semaine
Nombre d’emails gérés par semaine
Temps moyen de réponse aux emails au travail
Temps moyen de réponse aux emails au travail

31% des salarié(es) sont hyperconnecté(es)

L’hyperconnexion peut se mesurer en évaluant le nombre de soirées durant lesquelles un email professionnel a été envoyé après 20h.

  • Entre 50 et 150 soirées annuelles avec un email envoyé après 20h est considéré comme une exposition élevée à l’hyper-connexion ;
  • A partir de plus de 150 soirées, l’exposition est considérée comme critique ;
  • En moyenne, les dirigeants comptabilisent 117 soirées reconnectées dans l’année.
hyperconnexion emails
L’hyperconnexion et les emails

Quelles bonnes pratiques adopter pour réduire l’impact des emails sur le stress au travail ?

Le volume d’emails envoyés et reçus est un indicateur majeur de surcharge informationnelle, ou « infobésité », un phénomène aggravé par certaines professions et responsabilités managériales.

Sans gestion appropriée, cette surcharge peut entraîner une incapacité à accomplir les tâches professionnelles, engendrant stress et épuisement. C’est ce qu’on appelle la pénibilité numérique.

Alors que l’email était conçu comme un outil de communication asynchrone, il est devenu un outil de communication instantanée avec des notifications constantes. Cela contribue à une sur-réactivité, à une augmentation du bruit numérique, à une baisse de la qualité des conversations, et à un sentiment d’urgence persistant, générant ainsi stress et anxiété.

L’absence de périodes de repos déconnectées détériore la santé mentale des employés. C’est un risque psychosocial encore largement sous-estimé et l’email est l’une des causes principales.

Voici un récapitulatif de certaines bonnes pratiques qui permettent de réduire l’hyper-connexion et le stress associé aux emails dans un cadre professionnel :

  • Couper les notifications sonores et visuelles lors de la réception de nouveaux emails sur ordinateur et sur smartphone ;
  • Utiliser les fonctionnalités d’envoi différé des emails pour éviter de les envoyer à des horaires en dehors des horaires habituels de travail et ainsi éviter que les salariés soient tentés de les consulter et d’y répondre en dehors de leurs horaires habituels ;
  • Préférer les outils de conversation instantanée ou le téléphone pour éviter les emails qui nécessitent une réponse rapide ;
  • Clarifier au sein de son entreprise les délais de réponse acceptables en fonction des niveaux d’urgence et d’importance des emails reçus ;
  • Clarifier les degrés d’urgence et d’importance dans les objets des emails pour aider les récipients acteurs à estimer l’urgence associé à leurs emails sans qu’ils n’aient à les ouvrir un à un ;
  • Définir des seuils maximum de traitement d’emails journaliers : aucun salarié ne devrait traiter plus de 100 emails par jour selon l’OICN.

Si vous souhaitez obtenir l’étude complète qui aborde également le travail en mode hybride, la charge mentale au travail et l’impact environnemental des usages numériques, vous pouvez télécharge l’étude complète ici : https://www.infobesite.org/referentiel-annuel-de-l-oicn

Avant de se quitter…

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