Les 18 meilleurs logiciels de gestion numérique de documents (GED)
1. Zeendoc
Zeendoc est un logiciel de gestion électronique de documents simple et intuitif qui permet aux entreprises de stocker, d’organiser et de gérer leurs documents électroniques en toute sécurité. Il est plutôt conçu pour les petites et moyennes entreprise qui cherchent une solution de GED facile à utiliser et efficace.
Le logiciel offre une gamme de fonctionnalités avancées pour la gestion des documents électroniques, y compris :
- La numérisation : permet aux utilisateurs de facilement numériser et importer des documents papier, tels que des contrats, des factures et des devis, et les stocker dans un espace de stockage sécurisé en ligne.
- La recherche avancée : permet aux utilisateurs de trouver rapidement des documents en utilisant des critères tels que le nom de fichier, le contenu du document ou les mots clés associés
- La gestion des workflows : permet aux utilisateurs de créer des flux de travail personnalisés pour faciliter la gestion des processus liés aux documents, comme la validation, la signature électronique et l’approbation.
- La gestion des versions
- La collaboration : permet aux utilisateurs de partager des documents en temps réel avec d’autres membres de l’équipe, de discuter des documents, de laisser des commentaires et d’attribuer des tâches.
- L’intégration avec Microsoft Office
En ce qui concerne la sécurité, Zeendoc utilise des protocoles de sécurité avancés, tels que le chiffrement SSL/TLS, pour protéger les documents stockés dans son espace de stockage. Les utilisateurs peuvent également définir des autorisations d’accès pour les documents, ce qui leur permet de contrôler qui peut voir, modifier ou supprimer chaque document.
Zeendoc est un logiciel GED simple et efficace qui offre des fonctionnalités avancées pour la gestion des documents électroniques, la recherche, la gestion des workflows, la collaboration et la sécurité. Il est idéal pour les petites entreprises qui cherchent une solution de GED facile à utiliser et abordable.
Zeendoc
Logiciel GED simple et intuitif, idéal pour les PME
2. DocuWare
DocuWare est un autre logiciel GED, destiné aux entreprises qui cherchent une solution de GED facile à utiliser et personnalisable.
Le logiciel offre des fonctionnalités de :
- Numérisation
- Reconnaissance optique de caractères (OCR)
- Gestion des workflows
- Gestion des versions
- Recherche avancée
- Collaboration
La reconnaissance optique de caractères permet aux utilisateurs de convertir des documents numérisés en texte éditable, ce qui facilite la recherche et la manipulation des documents.
En ce qui concerne la personnalisation, DocuWare offre une grande flexibilité pour s’adapter aux besoins de chaque entreprise. Les utilisateurs peuvent personnaliser l’interface utilisateur, créer des champs personnalisés pour les métadonnées des documents et définir des autorisations d’accès pour les documents.
Si vous cherchez une solution personnalisable pour votre gestion électronique des documents, DocuWare pourrait être le logiciel que vous cherchez.
3. Everteam
Everteam est une entreprise française historique spécialisée dans les solutions d’Enterprise Content Management (ECM) et de Gouvernance de l’Information. Elle a su évoluer au fil des années pour proposer des offres complètes de gestion de documents, d’archivage et de valorisation des contenus. Depuis 2021, Everteam a rejoint le groupe Kyocera, une société experte en dématérialisation et intégration de solutions ECM.
Points forts et fonctionnalités :
- Gestion avancée du cycle de vie documentaire : De la création à l’archivage final, la plateforme gère l’intégralité du parcours du document.
- Conformité réglementaire : Respect des normes et réglementations françaises (NF Z42-013, RGPD, ISO 14641), ce qui est crucial pour les acteurs publics et privés soumis à des obligations légales strictes.
- Intégration & Interopérabilité : Connecteurs prêts à l’emploi pour s’intégrer avec des applications métiers, des ERP, CRM ou autres solutions externes.
- Forte expertise sectorielle : Everteam est présent dans de nombreux secteurs (banque, assurance, administration, industrie, etc.) et connaît les besoins spécifiques de chaque domaine.
Bénéfices pour les entreprises :
- Amélioration de l’efficacité opérationnelle grâce à l’automatisation des processus documentaires et des workflows.
- Meilleure maîtrise des risques liés à la conformité, grâce à une gouvernance documentaire robuste.
- Réduction des coûts opérationnels et amélioration de la productivité.
4. Jalios
Jalios est un éditeur français reconnu pour sa Digital Workplace, intégrant une GED comme un composant clé au sein d’un écosystème collaboratif plus large.
Le module Explorer permet de structurer, gérer et partager les documents depuis une interface intuitive, tout en assurant une cohérence avec les autres fonctionnalités (réseaux sociaux d’entreprise, wikis, blogs, intranet, etc.).
Points forts et fonctionnalités clés :
- GED entièrement intégrée : Gérer et classer les documents au sein de la Digital Workplace, unifiée avec l’ensemble des contenus et des outils collaboratifs.
- Organisation flexible : Créer des plans de classement hiérarchiques et multiples, ajouter des documents en masse, prévisualiser les fichiers, et gérer l’accès et les droits d’édition sans quitter l’interface.
- Recherche et filtrage avancés : Trouver rapidement un document via une navigation intuitive ou par recherche filtrée (auteur, date, type de contenu).
- Personnalisation poussée : Affichage en cartes ou en liste, filtres et tri personnalisables, possibilité de cibler les contenus par service (ex. RH) ou par projet.
- Actions rapides et collaboratives : Recommander, commenter, modifier les droits ou déposer une nouvelle version d’un document depuis un panneau latéral de prévisualisation.
- Usage multisupport : Permet la mise en place d’une médiathèque, d’une vidéothèque ou la gestion de wikis, et s’adapte à différents types de contenus au-delà des simples documents.
Bénéfices pour les entreprises :
- Centralisation et homogénéisation des processus documentaires.
- Collaboration fluide entre équipes et services dans un environnement unifié.
- Adaptation aux besoins métiers, grâce à une personnalisation approfondie.
- Gain de temps et réduction des doublons grâce à une navigation et une gestion simplifiées.
5. Maarch (Xelians Archives Management (SAE))
Maarch est une solution française open source orientée archivage électronique et gestion documentaire. Développée initialement pour répondre aux besoins des administrations et du secteur public, elle s’est étendue à d’autres domaines.
Xelians, acteur de référence dans le domaine de l’archivage et de la gestion du cycle de vie des informations, propose des solutions complètes d’archivage électronique (SAE – Système d’Archivage Électronique). Maarch peut être utilisée dans le cadre des offres de Xelians, combinant une expertise de conseil, d’intégration et de gestion des archives physiques et numériques.
Points forts et fonctionnalités :
- Conformité réglementaire française et européenne : Maarch intègre les référentiels légaux, normatifs (NF Z42-013, ISO 14641) et garantit la pérennité et l’intégrité des documents.
- Focalisation sur l’archivage électronique : Gestion des documents sur le long terme, supports multiples, conservation, destruction selon règles et délais légaux.
- Intégration avec les SI existants : Possibilité de s’interfacer avec des applications métiers, ERP, CRM, et d’autres outils de GED ou SAE.
Bénéfices pour les entreprises et les organismes publics :
- Maîtrise des archives et du patrimoine informationnel, essentielle pour la traçabilité, la mémoire organisationnelle et la conformité.
- Réduction des coûts de stockage physique et simplification de l’accès aux informations archivées.
- Possibilité d’évolution progressive et d’adaptation au contexte métier grâce à l’approche open source et modulaire.
6. OpenBee
OpenBee est un outil qui correspond à tout type d’entreprise, du moment qu’elle cherche à investir dans un logiciel GED simple d’utilisation.
Le logiciel propose toutes les fonctions essentielles à la gestion numérique des documents, tout en cherchant toujours à simplifier leur prise en main. Cela permet à tout le monde d’y avoir accès, même les membres de l’entreprise les moins à l’aise avec les outils informatiques.
OpenBee est un logiciel GED intuitif et facile à utiliser offrant une large gamme de fonctionnalités pour la gestion des documents électroniques, la reconnaissance optique de caractères, la gestion des workflows, la recherche avancée, la collaboration et la personnalisation.
Il est donc idéal pour les entreprises de toutes tailles qui cherchent une solution de GED intuitive et facile à utiliser.
7. GEDZilla, la solution GED française simple d’utilisation
Gedzilla est une solution Française de gestion électronique de documents (GED) offrant aux entreprises un moyen efficace de simplifier la gestion de leurs documents.
En intégrant des fonctionnalités avancées telles que l’analyse de documents par IA, la recherche simplifiée, et des workflows personnalisables, Gedzilla promet d’améliorer significativement l’efficacité documentaire.
La plateforme se distingue par sa facilité d’utilisation, sa sécurité renforcée, et son hébergement en France, assurant la conformité avec les normes européennes de protection des données.
Avec une offre tarifaire compétitive débutant à 39,90€ HT par mois sans engagement, Gedzilla rend la gestion documentaire accessible à toutes les tailles d’entreprises.
L’essai gratuit sans carte bancaire permet aux intéressés de découvrir les avantages de la plateforme avant de prendre une décision, soulignant l’engagement de Gedzilla à fournir une solution transparente et sans risque pour ses clients.
8. Dokmee :
Dokmee est une solution de GED (Gestion Électronique de Documents) et d’ECM (Enterprise Content Management) développée par Office Gemini, une entreprise internationale.
Elle est particulièrement axée sur la numérisation, le classement, et la recherche rapide des documents, avec un accent sur la simplicité d’utilisation et la convivialité.
Points forts et fonctionnalités clés :
- Numérisation et indexation efficaces : Dokmee facilite la conversion de documents papier en fichiers numériques indexés et facilement retrouvables.
- Gestion des flux de travail : Outils de workflow simples pour automatiser des processus documentaires de base.
- Multiplateforme : Disponible en version Cloud, sur site (on-premise) ou hybride.
- Recherche avancée : Indexation plein texte, métadonnées et filtres pour une récupération rapide des informations.
Bénéfices pour les entreprises :
- Réduction des coûts et du temps liés au traitement et à la recherche des documents.
- Dématérialisation facilitée, notamment pour les PME et les structures ayant beaucoup de documents papier à archiver et à gérer.
- Adoption rapide grâce à une interface intuitive.
9. M-files :
M-Files est une plateforme ECM d’origine finlandaise, reconnue pour son approche innovante basée sur la gestion par métadonnées plutôt que sur l’arborescence de dossiers. Cette approche facilite la recherche et le classement des documents, quels que soient leur emplacement ou leur type, et élimine la dépendance aux hiérarchies complexes.
Points forts et fonctionnalités clés :
- Gestion par métadonnées : Classement sans arborescence fixe, recherche et classification dynamiques en fonction des propriétés du document.
- Intégrations et interopérabilité : Connexions avec SharePoint, Microsoft 365, ERP, CRM et autres systèmes métier.
- Conformité et sécurité : Contrôles d’accès granulaires, historisation des versions, conformité réglementaire renforcée.
- Intelligence artificielle : Capacité à recommander des classements, des tags et à identifier des contenus sensibles grâce à l’IA.
Bénéfices pour les entreprises :
- Productivité accrue grâce à une recherche plus rapide et une navigation simplifiée.
- Meilleure maîtrise de l’information, réduction des silos et des doublons.
- Gestion des documents plus souple, évolutive et adaptée aux changements organisationnels.
10. Qualios :
Qualios est une solution française orientée vers la gestion de la qualité, la conformité et l’amélioration continue. Plus qu’une simple GED, c’est une plateforme QMS (Quality Management System) intégrant des fonctionnalités documentaires, mais aussi des outils de pilotage des processus, d’audit et de gestion des risques.
Points forts et fonctionnalités clés :
- Focus Qualité et Conformité : Développé pour soutenir les systèmes de management de la qualité (ISO 9001, ISO 13485, etc.) et la conformité réglementaire.
- Gestion documentaire avancée : Contrôle des versions, validation, diffusion et archivage des documents critiques (procédures, manuels, instructions).
- Workflows dédiés Qualité : Automatisation des processus de non-conformité, suivi des actions correctives/préventives, audits internes.
- Intégration et personnalisation : Adaptable aux besoins métier spécifiques, intégration possible avec d’autres applications internes.
Bénéfices pour les entreprises :
- Renforcement de la conformité, assurance de la maîtrise documentaire dans le cadre normatif.
- Amélioration continue facilitée grâce au suivi des processus, des écarts et des actions correctives.
- Visibilité et traçabilité accrues, aidant les entreprises à préparer et réussir leurs audits et certifications.
11. Nuxeo (Hyland) :
La particularité du logiciel Hyland Nuxeo réside dans sa capacité à gérer de grands volumes de données et de contenus numériques complexes.
Conçu pour les entreprises de grande envergure et les organisations ayant des besoins de gestion documentaire assez développés, Hyland Nuxeo est un logiciel GED open source offrant une plateforme complète de gestion de contenus numériques.
12. Alfresco (Hyland)
Alfresco est un logiciel de gestion électronique de documents open source offrant une grande flexibilité pour s’adapter aux besoins spécifiques des entreprises. Il est conçu pour les entreprises qui cherchent une solution de GED avec une grande flexibilité et une personnalisation facile.
Comme tous les logiciels de ce type, Alfresco propose à ses utilisateurs des fonctionnalités avancées comme la numérisation, la reconnaissance optique de caractères, la gestion des workflows, la gestion des versions…
Ce qui différencie Alfresco, c’est qu’il offre une grande flexibilité pour s’adapter aux besoins spécifiques des entreprises. Les utilisateurs peuvent personnaliser l’interface utilisateur, créer des champs personnalisés pour les métadonnées des documents et définir des autorisations d’accès pour les documents.
13. Oodrive
Oodrive est un logiciel de GED sécurisé qui offre des fonctionnalités avancées pour la gestion des documents électroniques. Il est plutôt destiné aux grandes entreprises et aux organisations qui cherchent une solution de GED avec une sécurité avancée.
Le logiciel offre une gamme complète de fonctionnalités pour la gestion des documents électroniques, (numérisation, gestion des workflows, gestion des versions, recherche avancée, collaboration…).
Les utilisateurs peuvent facilement y numériser leurs documents papier, importer des documents électroniques, créer des flux de travail personnalisés, suivre l’historique des versions d’un document ou encore travailler en collaboration directe avec leurs collègues.
En termes de sécurité, Oodrive est conforme aux normes de sécurité les plus élevées, telles que la norme ISO 27001, et utilise des protocoles de sécurité avancés, tels que le chiffrement SSL/TLS et la double authentification, pour protéger les documents stockés dans son espace de stockage.
Oodrive est donc un logiciel GED idéal pour les grandes entreprises et les organisations qui cherchent une solution de GED avec une sécurité avancée.
14. FileHold :
FileHold est un des logiciels EDM les plus complets du marché. Ses fonctionnalités avancées et sa grande flexibilité en font un choix idéal pour tout type d’entreprises.
15. ELO ECM Suite :
Cet outil s’intègre parfaitement avec un grand nombre d’autres applications, ce qui permet à ses utilisateurs de travailler de manière plus efficace, puisqu’il peuvent avoir accès à des outils qu’ils connaissent déjà et qu’ils maitrisent.
16. eXo Platform :
eXo Platform est un outil GED particulier dans le sens où il a mis en place une très forte orientation vers la collaboration, avec une large gamme de fonctionnalités pour la communication et la gestion des projets.
17. Appic Documents :
Appic Documents se destine plutôt aux PME en recherche d’une solution complète, mais simple à prendre en main et à maitriser.
18. Microsoft SharePoint by Alma
Microsoft SharePoint est une solution de gestion électronique des documents (GED) qui facilite le travail en équipe sur des documents et des données.
En tant que logiciel de GED, SharePoint est très utile pour le stockage, l’organisation et la sécurisation des fichiers numériques. Il permet un accès rapide pour les utilisateurs autorisés.
Parmi les fonctionnalités principales de SharePoint, on peut citer :
- La recherche avancée et plein texte,
- L’organisation des métadonnées,
- La co-rédaction,
- L’emploi de modèles,
- La révision et la gestion des versions,
- La gestion des droits d’accès,
- La création d’espaces documentaires et le travail en mode projet,
- Les flux de travail personnalisables.
Alma, intègre depuis de nombreuses années la solution Microsoft SharePoint auprès des entreprises françaises, c’est le partenaire idéal pour vous accompagner dans votre projet GED sur SharePoint.
En choisissant Alma vous profiterez de l’expertise d’une équipe chevronnée en mesure de vous fournir des solutions personnalisées.
L’équipe Alma vous propose de la formation pour vous rendre autonome dans l’administration de votre site SharePoint et/ou de la prestation pour effectuer les paramétrages sur SharePoint pour vous en fonction de vos besoins.
Alma possède un centre de formation agréé Qualiopi qui vous permet de bénéficier d’une prise en charge par votre OPCO.
Comment choisir la bonne solution pour la gestion en ligne de ses documents ?
Le choix du bon outil de gestion en ligne de documents dépend des besoins spécifiques de votre entreprise. Voici quelques critères que vous pouvez prendre en compte si vous avez du mal à choisir le logiciel GED qui convient le mieux à vos besoins :
- Conformité légale et réglementaire : Assurez-vous que le logiciel se conforme aux standards en vigueur (NF Z42-013, eIDAS, RGPD, etc.).
- Ergonomie et facilité d’adoption : Interface intuitive, formation et support utilisateurs.
- Interopérabilité : Intégration facile avec vos logiciels métiers, ERP, CRM, comptabilité, etc.
- Évolutivité et personnalisation : Possibilité de s’adapter à la croissance de votre entreprise, modularité des fonctionnalités.
- Hébergement et sécurité : Données hébergées en France, protocoles de sécurité et de chiffrement, certifications ISO.
- Les fonctionnalités : assurez-vous que le logiciel offre les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin : la numérisation, la gestion des workflows, la gestion des versions, la recherche avancée, la collaboration, la LAD / RAD (Lecture Automatisée / Reconnaissance Automatisée de Documents), …
- La compatibilité avec vos documents : vérifiez que la solution soit compatible avec les types de documents que vous utilisez (Word, Excel, PDF, etc.) et avec les autres systèmes d’information que vous utilisez, tels que les systèmes de gestion de contenu d’entreprise (ECM) et les systèmes ERP.
PS : vous pouvez également consulter notre article sur les meilleures logiciels de gestion de documents électronique par IA, notre article sur l’archivage numérique en entreprise et celui sur les solutions de dématérialisation de documents et factures.
Principalement passionné par les nouvelles technologies, l’IA, la cybersécurité, je suis un professionnel de nature discrète qui n’aime pas trop les réseaux sociaux (je n’ai pas de comptes publics). Rédacteur indépendant pour LEPTIDIGITAL, j’interviens en priorité sur des sujets d’actualité mais aussi sur des articles de fond. Pour me contacter : [email protected]
Bonjour,
Comment allez-vous ?
Je vous contacte aujourd’hui car je viens de voir que votre page https://www.leptidigital.fr/outils/logiciels-ged-36903/ utilise une vidéo que l’on a réalisé.
Nous sommes heureux que vous ayez trouvé notre contenu intéressant.
Est-il est possible de nous mentionner au-dessus de la vidéo ? Ou avez-vous une autre proposition à nous faire ?
Par ailleurs, quels sont vos offres pour référencer notre logiciel.
En vous remerciant par avance
Cordialement
Bonjour Geoffrey,
Nous avons répondu à votre demande par mail il y a quelques jours,
Vous pourrez y trouver les réponses à vos questions,
À très vite !
Pauline
Pour ceux intéressés par la dématérialisation et la gestion électronique des documents, je recommande vivement d’explorer logiciel de GED. Zensolutions offre des solutions complètes et intuitives, adaptées aux besoins modernes des entreprises, facilitant ainsi la gestion, le partage et la sécurisation de vos documents. Leur plateforme contribue à l’efficacité opérationnelle et à la réduction des coûts, tout en soutenant les initiatives de durabilité. Visitez leur site pour en savoir plus sur leurs services et comment ils peuvent transformer votre gestion documentaire.