Qu’est-ce qu’un diagramme des flux ? À quoi ça sert ? Qui l’utilise ? Et surtout, comment le créer ? Vous allez trouver toutes les réponses à vos questions dans cet article ! Et bonus, une FAQ est intégrée en fin d’article dans le cas où vous auriez encore quelques interrogations.
Le diagramme de flux, qu’est-ce que c’est ?
Accès rapide (Sommaire) :
Qu’est-ce qu’un diagramme des flux ?
Un diagramme des flux, également connu sous le nom de diagramme de flux de processus, est un outil graphique utilisé pour représenter visuellement les étapes d’un processus ou d’un système. Il permet de représenter la séquence des activités, les flux d’informations ou de matières, les décisions prises et les parties prenantes impliquées.
Un diagramme des flux est composé de symboles graphiques qui représentent différentes actions, décisions, entrées/sorties, et connexions entre les étapes. Ces symboles sont reliés par des flèches pour montrer la direction du flux.
L’objectif principal d’un diagramme des flux est de fournir une représentation claire et compréhensible du processus, permettant ainsi de mieux comprendre le fonctionnement du système, d’identifier les problèmes potentiels, de trouver des moyens d’optimiser les flux et de faciliter la communication entre les parties prenantes.
Les éléments clés du diagramme des flux
Un diagramme de flux utilise des symboles et des connexions pour représenter les différentes composantes d’un processus. Dans cette partie, vous allez pouvoir découvrir les éléments clés que l’on retrouve généralement dans un diagramme de flux.
1. Les symboles
Les symboles sont des formes graphiques qui représentent les différentes étapes, actions ou décisions dans un processus. Les symboles les plus couramment utilisés dans les diagrammes de flux sont :
Rectangles ou boîtes : ils représentent les étapes ou les activités du processus.
Losanges : ils représentent les décisions ou les points de contrôle où une condition doit être évaluée.
Cercles ou ovales : ils représentent les débuts ou les fins du processus.
Flèches : elles indiquent la direction du flux entre les symboles et représentent les transitions ou les connexions entre les étapes.
2. Les flux
Les flux sont les connexions qui relient les différents symboles dans le diagramme de flux. Ils indiquent la séquence des étapes et des actions dans le processus.
Les flux sont représentés par des flèches et peuvent être unidirectionnels ou bidirectionnels.
3. Les entrées et sorties
Les entrées et les sorties représentent les informations ou les matières qui entrent dans le processus ou qui en sortent.
Elles peuvent être représentées par des flèches ou alors par des symboles spécifiques pour indiquer les flux de données ou de matières.
4. Les annotations
Les annotations sont des informations supplémentaires ajoutées au diagramme de flux pour fournir des explications ou des détails sur certaines étapes ou actions.
Elles peuvent être des descriptions, des données chiffrées, des règles ou des notes importantes pour une meilleure compréhension du processus.
5. Les connexions et transitions
Les connexions et les transitions dans un diagramme de flux représentent les liens entre les différentes étapes ou actions. Elles montrent comment le processus se déroule et permettent de suivre le flux logique des activités.
Utilisations du diagramme de flux de processus : Qui ? Quand ? Comment ?
Le diagramme de flux de processus est un outil polyvalent qui peut être utilisé par différentes parties prenantes et dans divers contextes. Il est donc difficile de donner une seule réponse aux questions « qui », « quand » et « comment ».
Voici tout de même 6 situations dans lesquelles le diagramme de flux est utile :
Objectif
Explication
Amélioration des processus opérationnels
Les entreprises utilisent souvent des diagrammes de flux de processus pour analyser et améliorer leurs processus opérationnels. Cela permet d’identifier les étapes inutiles, les redondances, les goulots d’étranglement et les inefficacités. En comprenant clairement le flux du processus, les problèmes peuvent être résolus et des mesures d’optimisation peuvent être mises en place pour améliorer l’efficacité globale.
Identification des goulots d’étranglement et des inefficacités
En visualisant le flux des activités et des informations, le diagramme de flux de processus permet d’identifier les étapes ou les zones où des retards, des erreurs ou des inefficacités se produisent. Cela permet de concentrer les efforts d’amélioration et de résoudre les problèmes spécifiques qui entravent la performance globale du processus.
Communication et collaboration interdépartementales
Le diagramme de flux facilite la communication et la collaboration entre les différentes parties prenantes d’un processus. Il offre une représentation visuelle claire et compréhensible du flux de travail, ce qui permet aux équipes de travailler ensemble pour résoudre les problèmes, prendre des décisions et optimiser les processus.
Formation et documentation des processus
Ces diagrammes sont des outils précieux pour la formation des employés et la documentation des procédures : ils aident les nouveaux employés à comprendre rapidement les étapes du processus et les responsabilités de chacun et servent de référence pour la documentation des processus, ce qui facilite la standardisation et la gestion de la qualité.
Audit et conformité
Les diagrammes de flux de processus peuvent être utilisés dans le cadre d’audits et de contrôles de conformité pour évaluer si les processus sont conformes aux réglementations, aux normes de l’industrie ou aux politiques internes. En identifiant les écarts entre le processus réel et le processus souhaité, les entreprises peuvent prendre des mesures correctives pour assurer la conformité.
Automatisation des processus
Lors de la mise en place de l’automatisation des processus, le diagramme de flux est utilisé pour analyser les étapes manuelles et les opportunités d’automatisation. Il permet de comprendre comment les systèmes informatiques et les flux de données peuvent être intégrés pour améliorer l’efficacité et la productivité.
Comment créer un diagramme des flux ?
Comment créer votre diagramme de flux ?
Étape 1 : Identifier le processus à représenter
Avant de commencer à créer votre diagramme des flux, il faut absolument passer par une étape d’identification et de définition du processus que vous souhaitez représenter. Cela vous permettra d’avoir une vision claire de ce que vous allez modéliser et de garantir la pertinence et l’efficacité de votre diagramme.
Pour ce faire, vous pouvez suivre les étapes suivantes :
Définir le périmètre du processus : Identifiez les limites du processus que vous souhaitez modéliser. Quelles sont les activités et les actions incluses dans le processus et quelles sont celles qui en sont exclues ?
Identifier les principales étapes : Identifiez les étapes clés du processus, qui doivent être effectuées pour mener à bien le processus.
Déterminer les entrées et les sorties : Identifiez les entrées, c’est-à-dire les informations ou les ressources nécessaires pour démarrer le processus, ainsi que les sorties, c’est-à-dire les résultats ou les produits obtenus à la fin du processus.
Identifier les parties prenantes impliquées : Identifiez les différentes parties prenantes qui sont impliquées dans le processus. Il peut s’agir de personnes, de départements ou d’entités externes. Identifiez également les interactions et les relations entre les parties prenantes, car cela aura un impact sur la représentation du flux dans votre diagramme.
Étape 2 : Collecter les informations
Une fois que vous avez identifié et défini le processus que vous souhaitez représenter, la prochaine étape consiste à collecter toutes les informations nécessaires pour pouvoir le modéliser de manière précise et complète.
Les informations que vous pouvez collecter peuvent concerner : les documents existants sur le sujet, les données chiffrées, les informations possédées par les parties prenantes, les observations faites sur le terrain, les lois, etc.
Étape 3 : Choisir les symboles appropriés
Les symboles utilisés dans un diagramme des flux sont essentiels pour représenter les différentes étapes, les décisions et les flux de manière claire et concise.
Assurez-vous de choisir les symboles appropriés en fonction des normes de représentation largement acceptées. De manière générale, privilégiez l’utilisation de rectangles pour représenter les étapes, de losanges pour les décisions, de flèches pour les flux, et de cercles pour les débuts et les fins du processus.
Étape 4 : Dessiner le diagramme des flux
Une fois que vous avez identifié les étapes clés et choisi les symboles appropriés, il est temps de créer votre diagramme des flux.
Nous vous conseillons d’utiliser un logiciel de modélisation de processus ou un outil de dessin pour dessiner les symboles et les connecter avec des flèches pour indiquer la séquence des actions.
Veillez à maintenir un ordre logique et à bien organiser les éléments pour une compréhension aisée.
Mais alors, quel outil choisir ?
Les outils qui vous permettent de créer votre diagramme
Il existe un grand nombre de logiciels pour vous aider à la création de votre diagramme. Nous en avons recensé 5 des plus utilisés dans ce tableau :
Logiciel de création de diagrammes polyvalent proposé par Microsoft qui propose une large gamme de modèles et de formes prédéfinies, y compris des symboles spécifiques pour les diagrammes de flux
Outil en ligne de création de diagrammes et de visualisation de processus qio offre une interface conviviale avec une variété de formes et de modèles prédéfinis pour faciliter la création de diagrammes de flux et permet la collaboration en temps réel.
Outil gratuit en ligne pour la création de diagrammes qui offre une interface intuitive et propose une large gamme de formes et de symboles pour la création de diagrammes de flux.
Logiciel en ligne pour créer des diagrammes de flux à travers une interface conviviale avec une variété de formes prédéfinies pour les diagrammes de flux. Cet outil permet également la collaboration en temps réel et l’intégration avec d’autres outils.
6 $/mois OU 8$/mois (selon le nombre d’utilisateurs)
Logiciel de création de diagrammes polyvalent qui propose des fonctionnalités spécifiques pour les diagrammes de flux ainsi qu’une variété de modèles et de symboles prédéfinis.
Comment interpréter un diagramme des flux et comprendre les informations qu’il transmet ?
Pour interpréter un diagramme des flux et comprendre les informations qu’il transmet, il est important de suivre les éléments clés du diagramme et de comprendre leur signification. Voici nos conseils :
Examinez la séquence des étapes : Suivez la séquence des étapes pour comprendre l’ordre logique des activités dans le processus. Les flèches entre les étapes indiquent la direction du flux et montrent comment l’information ou les ressources se déplacent d’une étape à l’autre.
Analysez les symboles et leur signification : Comprenez la signification des symboles utilisés dans le diagramme des flux. Les rectangles représentent généralement les étapes, les losanges représentent les décisions, les flèches indiquent les flux et les cercles représentent les débuts et les fins du processus. Les annotations ou les descriptions supplémentaires peuvent fournir des informations contextuelles sur chaque étape.
Identifiez les parties prenantes impliquées : Repérez les parties prenantes spécifiques mentionnées dans le diagramme des flux. Cela peut inclure des départements, des rôles ou des personnes impliquées dans le processus. Comprenez leur rôle et leur interaction avec le processus global.
Analysez les flux d’informations : Identifiez les flux d’informations entre les étapes. Cela peut inclure les entrées, les sorties, les décisions prises et les interactions entre les parties prenantes. Comprenez comment les informations sont transmises et comment elles influencent le déroulement du processus.
Recherchez les boucles, les conditions et les exceptions : Identifiez les boucles, les conditions ou les branches dans le diagramme des flux qui peuvent indiquer des itérations, des décisions basées sur des conditions ou des chemins alternatifs. Comprenez comment ces éléments affectent le flux global du processus.
Comment expliquer un diagramme des flux à une personne extérieure au projet ?
Pour expliquer un diagramme des flux à une personne extérieure au projet qui y est présenté, nous vous conseillons de :
Contextualiser le diagramme en expliquant son importance pour la visualisation et la compréhension des processus.
Utiliser un langage simple et des exemples concrets pour expliquer chaque élément du diagramme.
Décomposer le diagramme en étapes ou en sections plus petites et expliquez chaque élément séquentiellement.
Mettre l’accent sur les connexions et les interactions entre les différentes étapes et parties prenantes.
Utiliser des supports visuels supplémentaires : des captures d’écran ou des schémas simplifiés.
Encourager les questions et les discussions pour clarifier les incompréhensions.
Récapituler les points clés du diagramme des flux et souligner les avantages de comprendre le processus dans son ensemble.
Quelle est la différence entre un diagramme des flux de processus et un organigramme ?
L’organigramme est une représentation visuelle de la structure hiérarchique d’une organisation. Il indique les relations de supervision et les niveaux de responsabilité entre les membres de l’organisation. Un organigramme se concentre sur les personnes et les relations plutôt que sur les étapes et les flux d’activités d’un processus spécifique.
Le diagramme des flux de processus est donc utilisé pour représenter un processus spécifique, tandis qu’un organigramme est utilisé pour représenter la structure hiérarchique d’une entreprise.
Leurs objectifs ne sont pas les mêmes, bien que le visuel soit ressemblant.
Existe-t-il des normes ou des méthodologies spécifiques à suivre lors de la création d’un diagramme des flux ?
Oui, il existe plusieurs normes et méthodologies spécifiques à suivre lors de la création d’un diagramme des flux :
BPMN (Business Process Model and Notation) : BPMN est une norme de notation graphique spécialement conçue pour représenter les processus métier. Il offre une gamme étendue de symboles et de règles de modélisation pour représenter les étapes, les flux, les décisions, les événements, etc. Cette norme est largement utilisée dans le domaine de la gestion des processus métier.
UML (Unified Modeling Language) : UML est un langage de modélisation graphique utilisé dans le domaine du génie logiciel. Il propose également des symboles et des règles de modélisation pour représenter les processus. Bien que principalement axé sur le développement de logiciels, UML peut être adapté à la modélisation des processus métier.
Six Sigma : Six Sigma est une méthodologie d’amélioration des processus qui utilise des diagrammes des flux pour analyser les inefficacités et les variations dans les processus. Elle propose des conventions spécifiques pour représenter les étapes, les flux, les décisions, etc., et utilise des indicateurs tels que le DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) pour guider l’analyse et l’optimisation.
IDEF (Integrated Definition) : IDEF est une famille de méthodologies de modélisation utilisées dans le domaine de l’ingénierie des systèmes et de la gestion des processus. Les méthodes IDEF proposent des conventions de notation spécifiques pour représenter les processus et les interactions.
Vous êtes maintenant bien informé sur les diagrammes de flux. S’il vous reste des questions sur le sujet, n’hésitez pas à les poser en commentaires, nous nous ferons un plaisir de vous renseigner.
Avant de se quitter…
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Titulaire dans master en marketing international et management, je m’intéresse au marketing et au digital au sens large. Pour me contacter : [email protected]
