Gestion documentaire dématérialisée et sécurité

La transition numérique est un enjeu majeur pour les entreprises. Il s’agit, en fait, de l’évolution de ces dernières vers le digital. Cette transformation remet en cause l’organisation et les modes de fonctionnements traditionnels des sociétés. Cela implique, entre autres, la dématérialisation des documents. Qu’est-ce que c’est ? Comment gérer le contrôle d’accès ? Quels sont les risques ? Focus sur le sujet dans cet article.

Qu’est-ce que la transformation numérique d’une entreprise ?

La transformation numérique ou digitale désigne le processus permettant aux sociétés d’intégrer les technologies digitales disponibles au sein de leurs activités. Cela leur permet, entre autres, de rester concurrentielles, de faciliter la gestion des documents et d’optimiser l’efficacité des équipes dans la réalisation des tâches quotidiennes. Toutefois, il est important de noter que l’humain reste un pilier primordial dans cette transition. À titre d’exemple, la société doit préparer et former les collaborateurs à l’utilisation des outils digitaux. Constituant un véritable appui dans le travail de chacun, ces derniers ont pour objectif de permettre aux salariés d’automatiser et d’optimiser les tâches quotidiennes.

La dématérialisation des documents en entreprise

La dématérialisation des documents est l’une des étapes clés de la transition numérique d’une entreprise. C’est d’ailleurs l’une des problématiques majeures des sociétés et des administrations. En effet, le transfert des informations sur un support numérique est aujourd’hui indispensable. En plus du gain de temps considérable, c’est un bon moyen de gagner en efficacité et en réactivité tout en augmentant la productivité des équipes. La dématérialisation consiste en fait à produire les documents en format numérique à partir d’un système d’information.

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Comment gérer le contrôle des accès interne et externe ?

Une bonne gestion sécurisée du contrôle des accès interne et externe est capitale pour éviter que n’importe qui puisse avoir accès aux données de l’entreprise ou encore pour prévenir le vol des données par un hacker. Plusieurs solutions existent pour optimiser la gestion du contrôle d’accès interne et externe.

Utiliser un logiciel de GED fiable et efficace

Le fait d’opter pour un logiciel GED dans son entreprise est indispensable pour mener à bien le processus de dématérialisation en toute sécurité. Les avantages de la gestion électronique des documents sont nombreux et non négligeables. Fiable et efficace, ce logiciel facilite les tâches chronophages relatives à la gestion des informations concernant de l’entreprise grâce à la numérisation des courriers, des factures et tous documents entrants et sortants. Vous aurez, entre autres, la possibilité de détecter les différents types et la provenance des documents à leur arrivée. Vous pourrez également voir s’ils contiennent ou non des données relevant du RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données. En plus de réduire les délais de traitement, cela facilite les prises de décisions, la mise en conformité des documents et évite les sanctions et les erreurs coûteuses. C’est également un moyen efficace d’automatiser les workflows de classement et de diffusion des documents tout en libérant des ressources pour le SAV, le traitement des commandes, etc.

Utiliser le cloud computing

Le cloud computing désigne la prestation des services informatiques sur internet : applications logicielles, réseaux, stockage, serveurs, etc. Vos données sont hébergées dans le centre des données des services cloud. Vous pourrez y accéder à l’aide d’une simple connexion internet. Le stockage de données dans le cloud présente de nombreux avantages dont un espace de stockage évolutif. De plus, les économies sur les coûts d’équipements informations sont considérables.

Bien que le fait de stocker les données d’entreprises dans le cloud puisse sembler intéressant, ce processus présente des inconvénients à ne pas négliger en particulier au niveau de la sécurité. Le datacenter dans lequel vos données sont placées est aussi utilisé par d’autres sociétés. Vous n’avez aucun contrôle et aucune visibilité sur la gestion et le stockage des données. Nombreux sont les risques que vous encourez en stockant vos données sur les services cloud. Parmi cela, il y a la perte et le vol des données, les menaces internes (comportements intentionnels des salariés qui entraînent l’exposition ou le partage des données de la société), les comptes compromis et le déni de service (les attaques émises sur les ressources des autres locataires peuvent affecter vos opérations). En outre, sachez que stocker les données dans le cloud comme Google Drive/doc, c’est confier ses données à un géant américain, ce qui est d’ailleurs interdit pour les administrations françaises.

Quels sont les risques de la dématérialisation ?

Les risques liés à la dématérialisation sont nombreux et non négligeables. L’utilisation de systèmes de gestion propre à l’entreprise comme un logiciel GED est primordiale pour éviter les risques de piratage et d’accès incontrôlés. Parmi les problèmes récurrents rencontrés suite à la dématérialisation, il y a la perte ou le vol des données. Sachez que les cybercriminels ne visent pas uniquement les données d’entreprise lors d’un piratage. Ils viennent aussi dérober les données concernant les employés, les clients, les fournisseurs et les partenaires : brevets et propriétés intellectuelles, projets en cours de développement, renseignements bancaires, etc.

Il est aussi important de savoir que le piratage informatique peut nuire fortement à la crédibilité et à la réputation d’une entreprise. Vos clients et partenaires risquent de ne plus vous faire confiance, et ce, même si vous vous excusez du désagrément occasionné. Certaines attaques informatiques sont même destinées à détruire l’image de leur cible avec la publication inopportune de données confidentielles. De plus, il y a le risque juridique. Sachez qu’aucune organisation n’a pas le droit de se dérober ou de cacher un piratage de données. En cas de piratage, vous devrez donc informer les autorités administratives compétentes et avertir les personnes physiques dont les données ont été volées et manipulées dans les plus brefs délais. Dans le cas contraire, vous risquez d’encourir d’importantes sanctions juridiques et d’être assigné en justice. Les salariés et les partenaires lésés par le piratage ont en effet le droit de vous intenter un procès.

À l’ère du numérique, la dématérialisation des documents est devenue une étape capitale pour les entreprises. En plus de gagner du temps, d’optimiser l’efficacité et la productivité des équipes, ce processus leur permet de rester concurrentiel. L’utilisation d’un logiciel de GED est indispensable pour mener à bien les étapes de la dématérialisation en toute sécurité et optimiser le contrôle des accès internes et externes.

Cet article a été rédigé par un partenaire invité dans le cadre d’un partenariat sponsorisé

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