Google Docs : Comment Gagner en Productivité ? (5 Conseils)

Rappel : Google Docs, qu’est-ce que c’est exactement ?

En quelques mots, Google Docs est un service de traitement de texte en ligne proposé par Google. Il permet aux utilisateurs de créer et de modifier des documents texte, des feuilles de calcul, des présentations et des dessins, directement depuis leur navigateur web.

L’ensemble des fichiers créés sur Google Docs est sauvegardé sur le cloud de Google et peut être partagé avec d’autres utilisateurs pour une édition collaborative en temps réel.

Google Docs est une alternative gratuite et populaire à Microsoft Word, le logiciel de traitement de texte de la suite Office 365.

5 Conseils pour gagner en productivité sur Google Docs

1. Les raccourcis clavier, vos alliés pour une productivité maximale !

Comme sur toutes les missions qui nécessitent l’utilisation d’un clavier, les raccourcis clavier sur Google Docs peuvent vous permettre de travailler plus rapidement et plus efficacement, ce qui peut améliorer votre productivité et la qualité de votre travail.

Voici les 10 principaux raccourcis clavier à connaitre sur Google Docs :

Pour découvrir plus de raccourcis clavier :

• Les caractères spéciaux
• Spécial Windows
• Raccourcis Clavier YouTube
• Pour Adobe Première Pro
• Raccourcis clavier Photoshop
• 30+ Raccourcis Clavier WordPress Utiles

2. Travailler Hors-ligne

Le mode hors ligne de Google Docs vous permet d’accéder à vos documents, feuilles de calcul et présentations même lorsque vous n’êtes pas connecté à Internet. Vous pouvez modifier vos documents hors ligne et ils se synchroniseront automatiquement avec votre compte Google une fois que vous êtes à nouveau en ligne.

Pourquoi utiliser cette fonction ? Rester focus sur votre travail sans être dérangé par des interventions extérieures !

Voici comment activer le mode hors ligne pour Google Docs :

1. Connectez-vous à votre compte Google Drive.
2. Cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite de l’écran, puis sélectionnez « Paramètres ».
3. Cochez la case « Activer le mode hors connexion ».
4. Google Docs commencera alors à synchroniser vos documents, feuilles de calcul et présentations pour les rendre disponibles hors connexion. Ce processus peut prendre quelques minutes en fonction du nombre de fichiers que vous avez sur votre compte.

Bon à savoir : vous devez être connecté à Internet pour activer le mode hors connexion et synchroniser vos fichiers. Une fois que vos fichiers sont synchronisés, vous pouvez accéder à vos documents hors ligne en ouvrant votre navigateur Web et en accédant à docs.google.com.

3. Travaillez en collaboration pour gagner en efficacité

Les fonctions de collaboration de Google Docs permettent à plusieurs personnes de travailler sur le même document simultanément, ce qui peut grandement améliorer la productivité et faciliter la communication. Voici quelques conseils pour utiliser au mieux ces fonctions :

1. Utilisez les autorisations pour contrôler qui peut modifier le document. Vous pouvez autoriser certaines personnes à modifier le document tandis que d’autres ne peuvent que le consulter. Cela permet de garantir la sécurité et la confidentialité des informations.
2. Utilisez les commentaires pour discuter des changements apportés au document. Les commentaires sont un excellent moyen de communiquer avec les autres collaborateurs sans perturber le document lui-même.
3. Utilisez le chat intégré pour discuter en temps réel avec les autres collaborateurs. Le chat est pratique pour les discussions rapides et informelles, mais il ne doit pas remplacer les commentaires pour les discussions plus importantes.
4. Utilisez l’historique des versions pour suivre les modifications apportées au document. L’historique des versions permet de revenir en arrière en cas d’erreur ou de perte de données.

4. Avez-vous pensé aux extensions ?

Les add-ons (extensions web) pour Google Docs sont des fonctionnalités supplémentaires que vous pouvez ajouter à votre application pour améliorer votre expérience de travail et votre productivité. Ces add-ons sont conçus pour offrir une variété de fonctionnalités, de la gestion de projet à la recherche de synonymes, et peuvent être facilement intégrés dans votre application.

Ces extensions peuvent vous aider à gagner du temps et à augmenter votre productivité en automatisant certaines tâches répétitives. Ils permettent aussi d’améliorer la qualité de votre travail en vous offrant des outils de correction, de vérification orthographique et de grammaire plus avancés.

Quelques exemples d’outils qui proposent des extensions intégrées à Google Docs :

• Grammarly
• Trello
• DocuSign
• MindMeister

5. Pratiquer, pratiquer, pratiquer

Comme partout, pratiquer régulièrement est le meilleur moyen d’être productif.

En se familiarisant avec l’interface, on gagne en rapidité et en efficacité dans l’exécution des tâches courantes. La pratique permet également de découvrir de nouvelles fonctionnalités, qui peuvent s’avérer très utiles dans la réalisation de projets plus complexes.

Il ne vous reste plus qu’à mettre en place ces quelques conseils et à nous en dire des nouvelles !

Avant de se quitter…

Si cet article sur nos astuces pour gagner en productivité sur Google Docs vous a plu, n’hésitez pas à le partager sur les réseaux sociaux et à vous abonner à notre newsletter digitale pour recevoir nos prochains articles.

Vous pouvez également suivre nos meilleurs articles via notre flux RSS : https://www.leptidigital.fr/tag/newsletter-digitale/feed/ (il vous suffit de l’insérer dans votre lecteur de flux RSS préféré (ex : Feedly)).

Nous sommes aussi actifs sur Linkedin, Twitter, Facebook et YouTube. On s’y retrouve ?

Pour toute question associée à cet article, n’hésitez pas à utiliser la section « commentaires » pour nous faire part de votre remarque, nous vous répondrons dans les meilleurs délais (avec plaisir). 

Pauline Gaska

Titulaire dans master en marketing international et management, je m’intéresse au marketing et au digital au sens large. Pour me contacter : [email protected]