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Pourquoi Devriez-vous vous Intéresser à l’Externalisation en 2024 ? (5 Raisons Principales)

Vous avez sans doute déjà entendu parler du processus d’externalisation. Mais alors pourquoi ne pas vous y être intéressé de plus près ? L’externalisation est une technique professionnelle qui a fait ses preuves et qui permet aux entreprises de bénéficier d’un certain nombre d’avantages. En voici 5 principaux, après un court rappel de ce que signifie externaliser une tâche.
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Accord professionnel entre 2 parties lors de l’externalisation d’une tâche

Pour commencer : qu’est-ce que l’externalisation ?

L’externalisation est un terme utilisé pour décrire le cas où les entreprises choisissent de faire appel à des entrepreneurs ou à des services extérieurs pour effectuer certaines tâches.

Elle peut être utilisée pour accomplir des tâches qui seraient normalement effectuées en interne par l’entreprise, ainsi que des tâches qui sortent du cadre des activités de l’entreprise. Par exemple, une entreprise peut externaliser ses fonctions comptables, engager une agence pour la représentation du service à la clientèle, ou externaliser les opérations de fabrication à l’étranger.

L’externalisation est en fait une forme de prise de décision stratégique dans laquelle une entreprise examine le rapport coût-efficacité, la disponibilité des spécialistes et d’autres facteurs avant de décider de faire appel ou non à des ressources externes.

L’externalisation peut permettre aux entreprises d’économiser de l’argent tout en leur permettant d’accéder à des connaissances et à des ressources plus spécialisées que celles dont elles disposeraient autrement.

Parce qu’elle permet aux entreprises de profiter de professionnels et de technologies hautement qualifiés à un coût moindre que si elles le faisaient en interne, l’externalisation est un procédé à prendre en compte dans le fonctionnement de votre entreprise.

5 raisons de s’intéresser à l’externalisation pour votre entreprise en 2023

1. Vous bénéficierez des compétences de personnes qualifiées dans le domaine

Lorsque vous prenez la décision d’externaliser, c’est que vous souhaitez confier une tâche spécifique à quelqu’un qui possède des compétences développées dans le domaine choisi.

En effet, il ne serait pas judicieux de déléguer une tâche à une personne en qui vous n’avez pas confiance ou sur qui vous avez des doutes quant à ses capacités. Généralement, le choix de la personne à qui sous-traiter une mission est bien réfléchi et doit vous amener à gagner en qualité.

L’externalisation est une décision intelligente et pertinente, car elle vous permet de sous-traiter une mission à un spécialiste, qui a probablement plus de compétences techniques que vous sur le sujet, et qui sera donc en mesure de mieux réaliser le travail demandé.

Ainsi, en externalisant certaines de vos activités à des personnes qualifiées, vous pourrez bénéficier d’un travail réalisé avec de solides compétences, mais également apprendre de ces professionnels, ce qui vous permet d’enrichir votre bagage personnel.

2. Vous économiserez de l’argent

Comment payer une personne extérieure à votre entreprise peut vous faire économiser de l’argent ? Cela parait irréaliste.

Et pourtant, l’externalisation vous permet bien d’économiser de l’argent, grâce à 2 raisons principales :

  • Elle vous évite le recrutement d’une personne dédiée : pas de frais de recrutement, moins de charges
  • Vous n’avez pas besoin de vous engager dans un contrat sur le long terme, ni de former de nouvelles personnes : les personnes contactées pour l’externalisation font partie d’une autre entreprise et sont généralement déjà formées sur le sujet

3. Vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur d’autres missions

En sous-traitant certaines tâches, vous allez vous libérer du temps pour vous occuper de choses que vous avez peut-être délaissé.

De manière générale, les missions externalisées sont celles qui prennent le plus de temps ou qui nécessitent des compétences particulières que vous n’avez pas. Vous « débarrassez » de ces occupations vous permet donc de vous concentrer sur des missions plus intéressantes, plus importantes, ou encore plus centrées sur votre poste.

Votre productivité n’en sera que décuplée, croyez-nous !

4. Vos tâches seront effectuées plus vite

Vous allez en effet économiser du temps pour vos activités, mais aussi gagner en rapidité sur la réalisation des tâches externalisées. On s’explique.

Si vous conservez tout au sein de l’entreprise, vous allez confier des missions à des personnes qui sont occupées avec d’autres sujets et qui ne vont pas forcément les faire en priorité. En revanche, si vous les externalisées, les personnes en charge de leur réalisation seront concentrées en priorité dessus, puisque c’est le cœur même de leur métier.

Vos tâches seront ainsi réalisées plus vite, sans consommer de temps de travail à vous ou vos salariés.

5. Votre entreprise sera plus compétitive

Un dernier avantage de l’externalisation, intimement lié aux 4 précédents, c’est la montée progressive de la compétitivité de votre entreprise.

Eh bien oui, forcément, si vos missions sont réalisées plus vite, par des personnes hautement qualifiées, et que cela vous permet de vous concentrer sur votre poste et d’économiser de l’argent, comment cela ne pourrait-il pas être bénéfique à votre niveau de compétitivité ?

Externalisation : attention à ces quelques risques

Attention cependant aux quelques risques impliqués par une externalisation de certaines tâches :

  • Vous n’êtes plus 100% indépendant quant à votre travail, et si les sous-traitants ne sont pas efficaces, cela peut influer sur les performances de votre entreprise
  • Il faut veiller à s’entourer de professionnels qualifiés lors d’une externalisation : si vous externalisez pour gagner du temps et que vous devez repasser derrière chaque mission, car elle n’est pas correctement réalisée, ce sera contre-productif.
  • Vous allez devoir transmettre des informations sur votre entreprise dans le cadre d’une externalisation, faites donc bien attention à renforcer la sécurité autour des données confidentielles.
  • Externaliser = de nouveaux contacts sociaux : il existe toujours un risque de problèmes humains avec les personnes avec lesquelles vous déciderez de travailler. Essayez de bien choisir vos prestataires afin de ne pas vous rajouter des soucis, ce n’est pas le but…

Comment choisir un prestataire pour son externalisation ?

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Choisir un prestataire d’externalisation informatique peut sembler complexe au premier abord, mais en suivant quelques bonnes pratiques et en analysant les éléments clés, vous serez en mesure de prendre une décision plus éclairée.

Voici 10 points clés sur lesquels se pencher avant de vous positionner :

  1. Définir clairement vos besoins : Établissez vos objectifs, vos exigences techniques et fonctionnelles, ainsi que vos attentes en matière de qualité de service. Cette étape vous permettra de mieux évaluer les offres des prestataires.
  2. Recherchez des prestataires expérimentés : Cherchez des fournisseurs ayant une expérience pertinente dans votre secteur d’activité, ainsi que des références solides. Demandez des études de cas et des témoignages pour évaluer leur expérience et leur performance.
  3. Évaluez les compétences techniques : Assurez-vous que le prestataire dispose des compétences techniques nécessaires pour répondre à vos besoins. Vérifiez leur expertise dans les technologies, les langages de programmation et les systèmes d’exploitation que vous utilisez.
  4. Examinez les certifications et les normes : Les certifications et les normes, telles que ISO 27001 pour la sécurité de l’information ou ITIL pour la gestion des services informatiques, peuvent indiquer un niveau élevé de qualité et de professionnalisme.
  5. Analysez les contrats de niveau de service (SLA) : Les SLA définissent les attentes en matière de performance, de disponibilité et de support. Assurez-vous que les SLA proposés sont conformes à vos exigences et prévoient des pénalités en cas de non-respect.
  6. Comprenez les coûts : Évaluez le coût total de l’externalisation, y compris les coûts initiaux, les coûts récurrents et les coûts cachés. Demandez des devis détaillés et comparez les offres en fonction du rapport qualité-prix.
  7. Évaluez la communication et la réactivité : La communication et la réactivité sont essentielles pour une collaboration réussie. Assurez-vous que le prestataire est disponible pour répondre à vos questions et préoccupations, et qu’il dispose d’un processus de gestion des incidents efficace.
  8. Vérifiez la flexibilité et la scalabilité : Un bon prestataire doit être capable de s’adapter à l’évolution de vos besoins et de votre entreprise. Renseignez-vous sur leur capacité à augmenter ou diminuer les ressources en fonction de vos besoins et sur leur politique de résiliation de contrat.
  9. Sécurité et conformité : Assurez-vous que le prestataire respecte les lois et les réglementations applicables à votre secteur, ainsi que les normes de sécurité des données. Demandez des informations sur leurs politiques de sécurité, leurs processus de sauvegarde et de récupération, et leur gestion des risques.
  10. Visitez le site du prestataire : Si possible, visitez le site du prestataire pour évaluer leurs infrastructures et rencontrer l’équipe qui gérera votre externalisation. Cela peut vous donner une meilleure idée de la culture d’entreprise et de l’engagement envers la qualité.

Cette phase d’analyse préalable est cruciale pour s’assurer de s’engager avec le bon partenaire d’externalisation, qu’il s’agisse d’un prestataire basé en franc ou en off-shore. N’oubliez pas qu’un bon partenaire peut vous faire gagner de l’argent mais un mauvais peut également vous en faire perdre, être rigoureux sur le choix du prestataire est donc important.

Avant de se quitter…

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