Rédiger un contrat, tenir un budget dans un tableur, monter une présentation client, remplir un formulaire PDF : la plupart des équipes font tout cela dans Microsoft 365 ou Google Workspace, et donc sur les serveurs d’un éditeur américain. ONLYOFFICE propose la même palette d’éditeurs avec une différence de taille : vous pouvez l’installer chez vous. Développée par Ascensio System SIA, société enregistrée à Riga en Lettonie, la suite est née en 2009 sous le nom de TeamLab, a pris son nom actuel en 2014 en ouvrant son code, et vient de passer en version 10.0 en octobre 2026.
Quel problème ONLYOFFICE règle, et pour qui
Le point de départ est la compatibilité. Un fichier Word ou Excel reçu d’un client doit s’ouvrir sans casser la mise en page, puis repartir au même format. ONLYOFFICE a construit ses éditeurs sur l’élément Canvas d’HTML5 pour reproduire fidèlement les formats DOCX, XLSX et PPTX, et l’éditeur annonce la prise en charge de plus de 60 formats, OpenDocument et PDF compris.
Le second enjeu est la maîtrise des données. Administrations, établissements scolaires, cabinets juridiques ou structures de santé doivent souvent garder leurs documents dans leur propre infrastructure. ONLYOFFICE Docs s’installe sur un serveur Linux, Windows Server ou en conteneur Docker, et l’éditeur met en avant sa conformité au RGPD. L’outil s’adresse donc d’abord aux DSI et aux organisations qui veulent une alternative à Microsoft Word et à Excel sans renoncer au format Office.
Les briques de la suite et leur fonctionnement
ONLYOFFICE n’est pas un logiciel unique mais un ensemble de produits qui partagent le même moteur d’édition :
- ONLYOFFICE Docs, le serveur d’édition en ligne : traitement de texte, tableur, présentations, éditeur PDF, création de formulaires et visionneuse de diagrammes, utilisables dans le navigateur et en version web mobile.
- Les applications ONLYOFFICE (ex-DocSpace) : Fichiers pour le stockage personnel, Salles pour la collaboration par projet, Formulaires pour collecter des réponses et Agents IA pour automatiser des tâches documentaires.
- Desktop Editors, l’application de bureau gratuite pour Windows, macOS et Linux, qui fonctionne hors ligne ou se connecte à un cloud ONLYOFFICE, Nextcloud, ownCloud ou Dropbox.
- ONLYOFFICE Documents, l’application mobile gratuite pour iOS et Android, sans publicité ni achat intégré.
La prise en main passe par une interface à rubans qui reprend la logique de Microsoft Office : onglets Accueil, Insertion, Mise en page, Références, Collaboration et Protection. Deux modes de coédition existent. Le mode Rapide affiche les modifications des autres en direct ; le mode Strict les masque jusqu’à ce que chacun enregistre, ce qui rassure sur les documents sensibles. Le centre d’aide est traduit en français, tout comme l’interface, disponible en 47 langues au total.
Côté intelligence artificielle, la version 10.0 regroupe outils et agents IA. Vous choisissez le fournisseur de modèle, ou un modèle local qui tourne hors ligne, et l’administrateur peut imposer une liste de modèles approuvés. Nous avons consacré un article à la façon dont ONLYOFFICE intègre l’IA dans ses éditeurs.
Cas d’usage concrets par profil
Une PME qui collabore avec des clients. En cloud, les salles publiques permettent de partager un dossier en consultation, en commentaire ou en édition, sans que le client crée de compte. La facturation porte uniquement sur les administrateurs qui gèrent l’espace : une agence de cinq personnes peut ouvrir l’espace à tous ses clients sans payer de licence par invité.
Une collectivité ou un établissement scolaire. L’installation sur ses propres serveurs garde les fichiers dans le réseau interne, avec authentification unique via SAML, OAuth ou LDAP, filigranes et journaux d’audit. Les salles de données virtuelles ajoutent indexation, filigrane et limites de téléchargement pour les échanges sensibles. Les organisations à but non lucratif et les écoles peuvent utiliser la version cloud gratuitement, selon la page tarifs.
Une équipe qui utilise déjà une plateforme de fichiers. Plus de 50 connecteurs relient les éditeurs à Nextcloud, ownCloud, Confluence, Odoo, Moodle ou WordPress. Si vous hébergez votre propre instance Nextcloud, ONLYOFFICE Docs vient s’y greffer pour éditer les fichiers sur place.
Un éditeur de logiciel. L’offre Developer donne les droits commerciaux pour intégrer les éditeurs à un produit SaaS, avec API, prise en charge de WOPI et marque blanche en option payante.
ONLYOFFICE face à Microsoft 365, Google Workspace et LibreOffice
Face à Microsoft 365, ONLYOFFICE joue la carte de la compatibilité des formats et de l’hébergement maîtrisé, mais ne fournit ni messagerie Outlook ni visioconférence Teams : c’est une suite d’édition et de gestion documentaire, pas un environnement complet de communication. Face à Google Workspace, il travaille nativement en formats Office plutôt qu’en formats propriétaires, et peut tourner hors de tout cloud public ; Google garde l’avantage de la simplicité pour une équipe qui veut tout en ligne sans rien administrer. Si vous comparez les tableurs en ligne, cette différence de format compte dès que vous échangez avec des utilisateurs d’Excel.
LibreOffice reste la référence libre sur le poste de travail. ONLYOFFICE se distingue par une interface plus proche d’Office, une édition PDF plus poussée et surtout une version serveur pensée pour la coédition en ligne. Pour un poste isolé, les deux se valent ; pour une équipe qui écrit à plusieurs sur les mêmes fichiers, ONLYOFFICE est mieux armé. Notre sélection d’alternatives à Excel détaille d’autres options.
Les limites à connaître
- L’auto-hébergement suppose des compétences d’administration : installation, mises à jour, sauvegardes et sécurité reposent sur votre équipe, surtout avec la version Community qui n’inclut pas de support professionnel.
- Le plan cloud gratuit sert à évaluer l’outil : 3 administrateurs, 12 salles et 2 Go de stockage ne suffisent pas pour un usage d’équipe durable.
- En cloud, l’IA, le stockage supplémentaire et les sauvegardes additionnelles se paient selon la consommation, depuis un portefeuille, ce qui rend la facture moins prévisible qu’un forfait.
- Les licences d’un an d’Enterprise cessent de fonctionner à l’échéance si elles ne sont pas renouvelées ; la licence perpétuelle reste utilisable, mais sans mises à jour au-delà de trois ans.
Quelle offre choisir
Pour un usage personnel hors ligne, Desktop Editors suffit et ne coûte rien. Pour tester la collaboration en ligne, ouvrez un espace Startup gratuit, puis passez à Business quand vous dépassez 12 salles ou 2 Go : seuls les administrateurs sont facturés, les utilisateurs et invités restent illimités.
Si vos documents doivent rester sur vos serveurs, la version Community est gratuite mais sans support, Home couvre 10 utilisateurs sur un serveur, et Enterprise vise les organisations à partir de 50 connexions simultanées, avec un essai gratuit de 30 jours, un panneau d’administration et un support professionnel. Developer ne concerne que les éditeurs de logiciels qui revendent ONLYOFFICE intégré à leur produit. Avant d’acheter Enterprise, comptez les connexions simultanées réelles plutôt que le nombre total de salariés : c’est cette mesure qui sert de base à la licence.