Vendre des places, filtrer l’entrée, encaisser au bar et coordonner des centaines de bénévoles : sur un festival, ces quatre chantiers passent souvent par quatre prestataires qui ne se parlent pas. Weezevent est né de ce constat en 2008, quand ses fondateurs, eux-mêmes organisateurs, ne trouvaient pas d’outil d’inscription en ligne adapté. Le service a depuis ajouté le contrôle d’accès, le cashless et la gestion du staff autour de sa billetterie.
Quel problème Weezevent règle pour un organisateur
Le premier problème est celui de la billetterie elle-même : encaisser en ligne, envoyer des billets nominatifs et reverser les recettes sans frais fixes quand l’événement ne vend pas. Weezevent se rémunère uniquement par une commission sur les billets payants. Un événement gratuit, une réunion associative ou une conférence sur invitation ne coûte donc rien, dans la limite de 1 000 invitations par compte.
Le second problème apparaît le jour J, quand les données doivent circuler entre les outils. La liste de contrôle d’accès se remplit à chaque vente, un participant peut précharger son compte cashless au moment de l’achat, et les accréditations des bénévoles deviennent des droits d’accès par zone. Pour un organisateur qui jonglait avec des exports CSV, c’est ce lien natif entre les modules qui fait la différence, plus que chaque brique prise isolément.
De la création de la billetterie au contrôle des entrées
Tout commence dans l’interface WeezTicket. Vous créez l’événement, définissez vos tarifs et vos dates, puis ajoutez un formulaire pour collecter les informations utiles (taille de t-shirt, licence sportive, régime alimentaire). La vente se fait soit par un mini-site gratuit aux couleurs de l’événement, soit par un module intégré à votre site. Le module de vente peut s’afficher en plusieurs langues, et l’acheteur peut changer la langue lui-même : tout le parcours de paiement et le billet PDF suivent.
Côté recettes, une option permet de scinder le prix d’un billet en plusieurs composantes, par exemple des frais de gestion. Les recettes peuvent alors être déclarées hors frais auprès d’organismes comme la SACEM ou le CNV, grâce à un bordereau de recettes dédié. Weezevent reverse les sommes encaissées tous les 15 jours.
Le jour de l’événement, l’application WeezAccess, gratuite sur iOS et Android, transforme un smartphone en scanner. Une fois synchronisée, elle continue de valider les billets sans réseau. Pour les gros flux, Weezevent loue des terminaux professionnels à lecteur laser et des bornes fixes compatibles avec les tourniquets. Les billets vendus par d’autres distributeurs peuvent être importés pour tout contrôler au même endroit.
Le cashless repose sur des bracelets, cartes ou gobelets équipés d’une puce NFC. Les participants rechargent en ligne, par QR code ou sur des bornes, et les terminaux de caisse fonctionnent hors ligne. Après l’événement, chacun peut demander le remboursement de son solde en ligne ou en faire don.
Quatre profils, quatre usages
- L’association ou le club amateur : inscriptions gratuites, formulaire sur mesure, scan à l’entrée avec l’appli. Tant que l’événement est gratuit, vous ne payez rien.
- La salle de spectacle ou le club sportif : plan de salle numéroté, abonnements, guichet sur place et revente sécurisée des billets. Ces briques sont facturées en option ou passent par l’offre sur mesure.
- Le festival : billetterie, bracelets NFC qui servent à la fois de billet et de porte-monnaie, contrôle intra-site pour les zones VIP ou backstage, et suivi des ventes par point de vente.
- La course à pied ou le grand salon : WeezCrew recrute les bénévoles, les affecte à des missions selon leurs disponibilités, génère les plannings et envoie des campagnes e-mail et SMS ciblées à chaque équipe.
Pour un événement entièrement en ligne, Weezevent gère l’inscription et la vente, mais la diffusion passe par un outil tiers : comparez alors avec les logiciels de webinar, qui intègrent souvent leur propre formulaire d’inscription.
Weezevent face à Eventbrite, Billetweb et HelloAsso
Eventbrite joue une autre carte : sa billetterie s’adosse à une place de marché où le public cherche des sorties. Weezevent ne propose pas cette vitrine. Il mise sur les outils du jour J (contrôle d’accès, cashless, staff) et sur un accompagnement par chef de projet pour les gros événements. Si votre public vient déjà de votre site ou de vos réseaux, la visibilité d’une place de marché pèse moins que la qualité des outils sur site.
Billetweb se concentre sur la vente de billets et les inscriptions, pour des organisateurs qui cherchent avant tout un outil simple. HelloAsso, de son côté, s’adresse aux associations avec un modèle financé par les contributions volontaires des payeurs. Pour une petite association qui vend des billets à bas prix, ces deux options méritent une simulation avant de choisir. Pour un festival qui veut un seul prestataire du guichet au bar, Weezevent couvre un périmètre que ses concurrents généralistes n’adressent pas.
Les limites à connaître
La commission de 2,5 % s’accompagne d’un minimum de 0,99 € TTC par billet. Sous 39,60 €, c’est donc ce minimum qui s’applique, et il pèse lourd sur un billet à 5 ou 10 €. Les moyens de paiement ne coûtent pas tous le même prix : 10 % du prix du billet avec American Express, 4,5 % avec Klarna en trois fois, 3,25 % avec PayPal. Si vous proposez le paiement en plusieurs fois, faites le calcul sur votre prix moyen.
La personnalisation avancée se paie à l’événement : gabarit d’e-mail, gabarit d’e-billet, mini-site sur mesure, import d’une liste d’invités. Le placement numéroté coûte 0,50 € HT par siège, avec 200 € minimum. Côté technique, l’aide en ligne indique que l’API et l’intégration Zapier ne sont pas encore disponibles dans la nouvelle interface WeezTicket : seuls les comptes sur l’ancienne interface y ont accès pour l’instant.
Enfin, le cashless et WeezCrew n’ont pas de tarif en libre-service. Weezevent affiche un point de départ (1,20 € par participant pour le cashless, 1 000 € pour WeezCrew), mais le prix final passe par un devis.
Quelle offre choisir
- Billetterie & Inscription si vous vendez des billets ou collectez des inscriptions en ligne : c’est le socle, sans abonnement, et il suffit à la majorité des événements associatifs et des petits concerts.
- Contrôle d’Accès en complément dès que vous recevez du public : l’application est gratuite, la location de terminaux professionnels ne se justifie qu’à partir d’une forte affluence.
- Offre sur-mesure si vous avez besoin d’un plan de salle, d’une revente officielle, d’une file d’attente virtuelle ou d’un chargé de projet.
- Paiement Cashless et Staff & Accréditations pour les festivals et grands événements sportifs, sur devis.
Pour exploiter les données acheteurs d’une édition à l’autre, Weezevent oriente vers Gigz, un CRM marketing pensé pour les événements, avec un plan gratuit limité à 200 crédits e-mails. Au-delà, les offres payantes démarrent à 149 € par mois.