Révolutionnez votre gestion documentaire avec la numérisation
La numérisation des documents est devenue une nécessité pour les entreprises cherchant à optimiser leur gestion documentaire. Depuis 2008, Numerize s’est positionné en tant qu’expert de confiance dans ce domaine, accompagnant plus de 9000 clients à travers la France dans leur transition vers le numérique.
Grâce à Numerize, les documents papier sont rapidement et efficacement convertis en fichiers numériques, prêts à être intégrés dans un système de gestion documentaire (GED) tel que GedZilla.
Gedzilla
Logiciel GED simple au bon rapport qualité / prix, idéal pour les TPE et PME
Pour les petites et moyennes entreprises, la numérisation offre de nombreux avantages : elle permet de réduire l’encombrement physique lié au stockage de documents papier, libérant ainsi de l’espace précieux dans les locaux.
De plus, elle facilite l’accès aux informations, permettant aux employés de trouver rapidement les documents dont ils ont besoin sans avoir à fouiller dans des classeurs physiques ou dans des systèmes de fichiers désorganisés.
Enfin, la numérisation améliore la sécurité des données, en permettant de sauvegarder les fichiers numériques de manière sécurisée et d’éviter les risques de perte ou de dommage associés aux documents papier.
Simplifiez la gestion dynamique de vos documents grâce à une entreprise d’archivage numérique
Numerize, conscient des besoins croissants des entreprises en matière de gestion documentaire, a développé son propre logiciel GED, GedZilla.
Cette solution complète a été conçue pour répondre aux besoins spécifiques des TPE/PME, prenant en compte l’ensemble du cycle de vie documentaire.
Une fois créés et numérisés, les documents entrent dans une phase active de leur cycle de vie, où ils sont modifiés, partagés et utilisés par différents acteurs.
GedZilla propose un ensemble de fonctionnalités pour accompagner cette phase, permettant une gestion efficace des documents tout au long de leur durée de vie.
Parmi ces fonctionnalités, on retrouve la gestion de workflow et la signature électronique, autant d’outils qui simplifient la gestion quotidienne des documents et améliorent la productivité.
Une solution complète pour la conservation à long terme
Les documents n’ont pas tous la même durée de vie. Certains sont utilisés de manière intensive pendant un certain temps, puis archivés, tandis que d’autres restent actifs et nécessaires pendant des périodes plus longues.
C’est pourquoi GedZilla offre des solutions pour faciliter la gestion et l’archivage des documents, permettant de les conserver de manière sécurisée tout en respectant les exigences légales et réglementaires.
GedZilla permet d’archiver numériquement les documents, garantissant que les informations essentielles restent accessibles et sécurisées, tout en libérant de l’espace physique précieux dans les locaux de l’entreprise. Grâce à une structure d’archivage flexible et des outils de gestion efficaces, GedZilla assure une organisation optimale des documents archivés.
Gedzilla
Logiciel GED simple au bon rapport qualité / prix, idéal pour les TPE et PME
Ps : si vous souhaitez comparer les différentes fonctionnalités des solutions GED du marché, n’hésitez pas à consulter notre article dédié.
La destruction documentaire simplifiée avec GedZilla
Lorsque le cycle de vie d’un document touche à sa fin, il est essentiel de le détruire de manière sécurisée pour respecter les exigences réglementaires et protéger les informations sensibles. GedZilla prend en charge l’étape finale du cycle de vie du document : la destruction sécurisée.
Numerize propose des services de destruction de documents physiques respectant la norme DIN 66399. Après la destruction, un certificat de destruction est fourni aux clients, attestant de la conformité et de la sécurité du processus. Les fonctionnalités avancées de gestion des documents obsolètes et des protocoles de destruction automatisés de GedZilla simplifient et sécurisent le processus de destruction des documents en fin de vie, garantissant que les données sont traitées de manière confidentielle et conforme aux exigences légales.
Durée de conservation des documents : un guide essentiel
Après avoir vu les étapes du cycle de vie d’un document, il est important de savoir et de prendre en compte la durée de conservation des documents. Dans cette optique, Numerize vous propose un tableau sur les durées de conservation des documents, offrant ainsi aux entreprises un guide pratique pour gérer efficacement leur documentation tout au long de son cycle de vie.
Ce tableau détaillé classe les différents types de documents couramment rencontrés en entreprise et indique la durée recommandée pour leur conservation, en fonction de leur nature et de leur importance. Des catégories telles que les documents financiers, les contrats, les dossiers du personnel, et bien d’autres encore, sont incluses dans ce tableau exhaustif.
| Type de documents | Durée de conservation |
| Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale | 5 ans |
| Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans |
| Contrats conclus par voie électronique avec un consommateur | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation |
| Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans |
Pour obtenir toutes les durées de conservation et le tableau complet, consultez cet article sur les durées de conservation des documents et n’hésitez pas à demander un rendez-vous à GedZilla pour discuter de vos projets.
Grâce à ce tableau, les entreprises peuvent planifier leur gestion documentaire de manière stratégique, en déterminant quand les documents doivent être archivés, conservés en actif, ou éventuellement détruits. Cette approche proactive garantit non seulement la conformité aux réglementations en vigueur, mais contribue également à optimiser l’espace de stockage et à réduire les risques associés à la rétention prolongée de documents obsolètes.
Numerize s’engage à fournir à ses clients les outils et les ressources nécessaires pour une gestion documentaire efficace et conforme aux normes en vigueur. En combinant des fonctionnalités avancées de dématérialisation de documents, d’archivage sécurisé et de destruction documentaire.
Nous avons exploré l’intégralité du cycle de vie des documents au sein des entreprises, mettant en lumière leur transformation progressive depuis leur création jusqu’à leur destruction sécurisée. À chaque étape de ce parcours, Numerize intervient en tant qu’expert de confiance, offrant des solutions complètes pour répondre aux besoins spécifiques de gestion documentaire des entreprises.
De la numérisation initiale à la gestion dynamique des documents en passant par l’archivage numérique et la destruction sécurisée, Numerize accompagne les entreprises tout au long de ce processus. Leur expertise dans la gestion documentaire leur permet de garantir une prise en charge intégrale et sans faille, assurant la sécurité, la confidentialité et la conformité à chaque étape.
Grâce à des fonctionnalités avancées et une interface conviviale, GedZilla permet aux entreprises de gagner en efficacité et en productivité dans leur gestion documentaire. Fiers d’être le partenaire de confiance des entreprises pour tous leurs besoins en archivage numérique, ils offrent des solutions adaptées à leurs exigences spécifiques.
En choisissant l’entreprise d’archivage numérique, Numerize, vous pouvez avoir l’assurance que vos données sont traitées de manière confidentielle et conforme aux normes en vigueur. Numerize s’engage à simplifier et sécuriser le processus de gestion documentaire, permettant aux entreprises de se concentrer sur leur activité principale en toute tranquillité d’esprit.
Cet article a été rédigé par GedZilla dans le cadre d’un partenariat sponsorisé
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Cet article a été rédigé par un partenaire invité dans le cadre d’un partenariat (sponsorisé ou gagnant-gagnant, selon les cas). Pour nous contacter et obtenir ce type de visibilité, contactez-nous à l’adresse [email protected].