Logiciel de dématérialisation de documents et factures : comment choisir le meilleur pour votre entreprise ?

Sélection : 3 des meilleures solutions de dématérialisation de documents

GedZilla

Logiciel GED simple au bon rapport qualité / prix, idéal pour les TPE et PME

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DocuWare

Une solution GED personnalisable

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Zeendoc

Logiciel GED simple et intuitif, idéal pour les PME

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GedZilla :

GedZilla est une société innovante spécialisée dans les solutions de gestion électronique de documents (GED) et de dématérialisation. Leur plateforme propose une suite de fonctionnalités conçues pour simplifier, organiser et optimiser les processus documentaires des entreprises.

Spécificités de GedZilla :

• Interface intuitive ;
• Classement automatique des documents ;
• Collaboration améliorée ;
• Conformité réglementaire.

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GedZilla

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Gedzilla
Logiciel GED simple au bon rapport qualité / prix, idéal pour les TPE et PME

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Docuware :

DocuWare propose des logiciels permettant de capturer, centraliser, gérer et partager des documents de manière numérique, facilitant ainsi l’automatisation des flux de travail.

Spécificités de DocuWare : 

• Intégration avec d’autres systèmes ;
• Cloud et flexible ;
• Mobilité ;
• Réduction des coûts et augmentation de la productivité.

Zeendoc :

Zeendoc est une société spécialisée dans la dématérialisation et la gestion électronique de documents. Elle propose des solutions innovantes pour aider les entreprises à optimiser la gestion de leurs documents et à automatiser leurs processus administratifs.

Spécificités de Zeendoc :

• Cloud et accessibilité ;
• Personnalisation ;
• Économie de temps et de coûts.

Eukles :

Eukles propose des outils conçus pour améliorer la gestion documentaire des entreprises, en optimisant leurs processus et en garantissant la sécurité des informations.

Spécificités de Eukles :

• Solutions personnalisables ;
• Accessibilité cloud ;
• Sécurité avancée ;
• Conformité réglementaire ;

Youdoc :

Youdoc propose des outils performants destinés à aider les entreprises à optimiser la gestion de leurs documents et à automatiser leurs processus administratifs.

Spécificités de Youdoc :

• Interface utilisateur intuitive ;
• Accessibilité cloud ;
• Conformité réglementaire ;
• Personnalisation et flexibilité.

Doxtreem :

Numen propose la solution Doxtreem conçue pour répondre aux besoins des entreprises en matière de gestion électronique de documents (GED) et de dématérialisation.

Spécificités de Doxtreem :

• Accessibilité et mobilité ;
• Sécurité avancée ;
• Conformité réglementaire ;
• Personnalisation et flexibilité.

Openbee :

Openbee propose une suite de services intégrés visant à optimiser la gestion des documents et des processus métiers au sein des entreprises.

Spécificités d’Openbee :

• Interface intuitive ;
• Mobilité et accessibilité ;
• Sécurité renforcée ;
• Personnalisation et flexibilité.

Documind :

Documind offre une suite de services destinés à optimiser les processus de gestion des documents au sein des entreprises.

Spécificités de Documind :

• Interface conviviale
• Accessibilité et mobilité
• Conformité réglementaire
• Support et formation

L’adoption d’un logiciel de dématérialisation (GED) est cruciale pour les entreprises souhaitant améliorer l’efficacité de la gestion de leurs documents. Voici un guide détaillé pour aider les dirigeants de petites et moyennes entreprises à choisir intelligemment une solution de gestion électronique des documents adaptée à leurs besoins spécifiques. 

Définir les besoins documentaires et l’audit des archives existantes avant l’installation d’un logiciel de dématérialisation

Avant de choisir un outil de dématérialisation de documents et factures, il est essentiel de comprendre précisément quel type de documents votre entreprise gère, et si vous avez besoin de reprendre des archives physiques ou numériques. 

Un audit initial de vos documents actuels peut révéler des besoins spécifiques en matière de numérisation, de classement et de destruction sécurisée des documents. 

Évaluez la quantité et le type de documents à digitaliser et déterminez si la solution GED doit intégrer des fonctionnalités pour gérer efficacement cette transition. 

Pour vous faire gagner du temps et vous orienter, vous pouvez faire le choix de vous faire accompagner par une société d’archivage numérique. Cette dernière vous proposera un diagnostic sur vos documents physiques et numériques : 

Pour les fichiers numériques : 

• Passage en revue de tous les fichiers produits sur toute les bases (serveurs, disques durs, etc).
• Évaluation des informations concernant la volumétrie, les doublons, la profondeur d’arborescence, les formats, les typologies ou encore les dates extrêmes. 

Pour les fichiers physiques : 

• Le prestataire se déplace dans vos locaux, 
• Étudie et liste les documents,
• Définit pour chaque document :
  • DUA (Durée d’Utilité Administrative),
  • DUC (Durée d’Utilité Courante) établie en concertation avec le DPD (Délégué à la Protection des Données), selon votre fonctionnement et la règlementation RGPD. On reconnaît que le document est utile pour le travail courant mais doit être conservé à une fin de preuve tout en étant masqué car tout le monde ne doit pas y avoir accès. 

Conseils de bonne gestion numérique :

Pour donner suite à l’analyse des archives papiers et numériques, il sera proposé de créer un tableau de gestion intégrant l’ensemble des fichiers produits et précisant : 

• Le sort final (à conserver ou non), 
• Les délais de conservation par type de documents (courante ou administrative) ,
• Les documents contenant des données sensibles (à caractère personnel) => permettant d’alimenter le registre de traitement RGDP. 

L’archiviste peut également vous accompagner dans la mise en place de votre gestion documentaire quotidienne qui pourra être reprise pour application dans un logiciel de dématérialisation avec mise en place d’un plan de classement cohérent et conforme à la configuration numérique.

Vous pourrez ainsi faire des choix et traiter vos archives de manière efficace ! 

Planifier la structure de classement et les accès

Une fois l’audit réalisé, il est important de planifier une structure de classement qui reflète les processus opérationnels de votre entreprise. 

• Déterminez comment les documents doivent être organisés : par projet, par département, ou selon tout autre critère pertinent. Cette structure influencera directement la manière dont la GED devra être configurée pour optimiser l’accès et la recherche des documents.
• Pensez également à qui dans votre organisation aura besoin d’accéder à la solution de dématérialisation et à quel niveau d’accès ils requièrent. 

L’archiviste peut également vous accompagner dans la mise en place de votre gestion documentaire quotidienne qui pourra être reprise pour application dans une GED. 

Intégration avec les systèmes existants et sécurité

Si cela est un besoin, assurez-vous que l’outil de dématérialisation peut s’intégrer facilement avec les autres outils logiciels que votre entreprise utilise. Ce n’est pas forcément le cas pour toutes les entreprises, d’où l’analyse de vos besoins et ce qui est essentiel pour vous. 

Une bonne intégration peut réduire considérablement les doublons de travail et les erreurs. En outre, la sécurité des documents est cruciale, surtout pour les entreprises gérant des informations sensibles. Recherchez des solutions offrant des protocoles de sécurité robustes, y compris le chiffrement des données et des options de sauvegarde sécurisées. 

Évaluer les coûts et le retour sur investissement d’un logiciel de dématérialisation

• Examinez tous les coûts associés à la mise en œuvre d’un logiciel de dématérialisation de documents, y compris les coûts initiaux de mise en place, les abonnements mensuels ou annuels, les durées d’engagement et les éventuels coûts de formation du personnel. 
• Estimez le retour sur investissement en considérant le temps économisé grâce à une gestion documentaire plus efficace, la réduction des coûts de stockage physique et les améliorations de la conformité et de la sécurité des documents. 

Consulter les avis et références

Avant de finaliser votre choix, consultez les avis d’autres utilisateurs pour évaluer leur satisfaction avec la solution GED envisagée. Des études de cas ou des témoignages de clients similaires à votre entreprise peuvent offrir des insights précieux sur la performance et l’efficacité de la solution dans des environnements comparables. 

N’hésitez pas à consulter notre comparatif des solutions GED. 

Démo et essais gratuits

Enfin, profitez des démonstrations ou des périodes d’essai gratuites offertes par les fournisseurs de GED (GedZilla vous propose par exemple un test et une démo gratuite). Cela vous permettra de tester directement les fonctionnalités de la solution et d’évaluer si elle répond à vos attentes avant de prendre une décision d’achat. 

Le choix d’une solution GED appropriée requiert une évaluation approfondie de vos besoins spécifiques et des capacités du système. Prendre le temps de faire cette analyse en amont garantira que la solution choisie vous aidera à améliorer significativement la gestion documentaire de votre entreprise, à soutenir vos processus opérationnels et à sécuriser vos informations cruciales.  

GedZilla : Le logiciel de dématérialisation idéal pour vos besoins de gestion documentaire

Après avoir examiné en détail les différents aspects à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de dématérialisation, il est clair que GedZilla se démarque comme le choix optimal pour les entreprises souhaitant optimiser leurs processus documentaires.

GedZilla offre un modèle de tarification flexible et transparent, avec des frais d’abonnement compétitifs qui garantissent un retour sur investissement rapide. Avec GedZilla, vous bénéficiez d’une solution complète et abordable, sans coûts cachés ni surprises financières. 

Une version d’essai gratuite de 15 jours est disponible, sans besoin de renseigner vos informations de carte bancaire pour y accéder. Vous pouvez ainsi découvrir toutes les fonctionnalités de GedZilla et évaluer leur pertinence pour votre entreprise avant de prendre votre décision. De plus, les abonnements sont modulables d’un mois à l’autre et sans engagement, vous offrant une flexibilité totale dans la gestion de vos dépenses et de vos besoins en gestion documentaire.

Cette solution offre une gamme complète de fonctionnalités puissantes, allant de la capture et de l’organisation des documents à l’analyse avancée de vos données. Avec GedZilla, vous disposez de toutes les fonctionnalités nécessaires pour optimiser vos processus documentaires et améliorer votre productivité.

Ce logiciel de dématérialisation est entièrement personnalisable pour répondre aux besoins uniques de votre entreprise. Que vous soyez une petite entreprise en pleine croissance ou une grande entreprise, GedZilla peut être adapté à vos exigences spécifiques, vous permettant de gérer efficacement vos documents, quel que soit votre secteur d’activité.

La solution est conçue pour être simple et intuitive à utiliser, avec une interface conviviale qui ne nécessite aucune formation spéciale. En tant que plateforme SaaS, GedZilla est facile à déployer et peut être accessible depuis n’importe quel appareil avec une connexion Internet, vous offrant une flexibilité totale et une accessibilité sans faille.

GedZilla offre une sécurité de niveau, avec un cryptage des données de bout en bout, des contrôles d’accès avancés et une conformité aux normes de sécurité les plus strictes. Vous pouvez avoir l’esprit tranquille en sachant que vos données sont protégées en tout temps, quel que soit leur emplacement. De plus, nous disposons également des normes HDS (Hébergement des Données de Santé), démontrant notre engagement en matière de protection des données de santé à caractère personnel.

Ce logiciel se positionne comme la solution idéale pour les entreprises cherchant à optimiser leur gestion documentaire de manière efficace, abordable et sécurisée. Avec GedZilla, vous pouvez transformer vos processus documentaires, libérer votre potentiel et mener votre entreprise vers de nouveaux sommets de réussite.

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Cet article a été rédigé par GedZilla dans le cadre d’un partenariat sponsorisé

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Cet article a été rédigé par un partenaire invité dans le cadre d’un partenariat (sponsorisé ou gagnant-gagnant, selon les cas). Pour nous contacter et obtenir ce type de visibilité, contactez-nous à l’adresse [email protected].