Une facture qui arrive par e-mail, un contrat signé qui dort dans un tiroir, un ticket de caisse photographié puis oublié : dans une TPE, la paperasse se disperse entre la boîte mail, le disque dur et le classeur. GedZilla est une GED en ligne française qui veut ramener tout cela au même endroit, et surtout éviter d’avoir à le classer soi-même. Voici comment l’outil s’utilise, à qui il rend vraiment service, comment il se situe face aux autres options et quelles limites vérifier avant de souscrire.
Quel problème GedZilla règle, et pour qui
Le logiciel vise les structures qui n’ont ni archiviste ni service informatique : dirigeants de TPE et de PME, professions libérales, cabinets d’expertise comptable et, plus récemment, mairies et intercommunalités. Le point de départ reste le même pour tous : chaque document entrant est lu par un OCR couplé à une IA, son type et sa date sont détectés, puis il est rangé dans une arborescence que l’outil propose lui-même. Là où un espace de stockage classique vous laisse créer et maintenir vos dossiers, GedZilla part du contenu du document pour décider où il va.
Côté éditeur, le produit a été lancé en 2020 par l’équipe de Numerize, une société de numérisation fondée en 2008 près de Strasbourg. Depuis le 27 avril 2026, il appartient à Calico IIM France (anciennement JLB Informatique), filiale française du groupe européen Calico IIM, installée à Muret près de Toulouse. Ce rachat explique le discours actuel du site, très centré sur la souveraineté : hébergement en France, IA développée par le groupe et exécutée sur sa propre infrastructure, sans recours aux grands clouds américains. Pour juger ce type d’engagement, lisez notre décryptage sur ce que recouvre un cloud 100 % français.
Comment fonctionne GedZilla au quotidien
Tout se fait depuis le navigateur. La documentation de l’éditeur décrit deux portes d’entrée pour les documents :
- la bannette principale, qui déclenche l’analyse par OCR et IA : vous y déposez des fichiers ou des dossiers par glisser-déposer, ou vous les envoyez à l’adresse e-mail dédiée attribuée à la création du compte, que vous pouvez aussi transmettre à vos collaborateurs et à vos fournisseurs ;
- le simple stockage, pour des archives qui n’ont pas besoin d’être analysées : vous les chargez directement dans le dossier voulu, et la recherche plein texte fonctionne quand même sur ces fichiers.
Une fois un document passé par la bannette, GedZilla en extrait les métadonnées (fournisseur, date, montants, références) et suggère un emplacement dans son plan de classement, de la catégorie générale jusqu’au sous-dossier daté. Vous acceptez la proposition et le classement se fait seul, ou vous déplacez la pièce à la main si la suggestion ne vous convient pas. Selon l’éditeur, l’OCR et le classement d’une facture A4 prennent moins de deux secondes en médiane, avec 95 % de précision sur les champs structurés des factures.
La recherche croise mots clés, tags et types de document. Les droits se règlent dossier par dossier selon trois niveaux de partage (public, personnalisé, privé) et trois profils : administrateur, utilisateur et consultation. Ce dernier profil, limité à la lecture des documents partagés, sert à ouvrir un accès ciblé à un comptable, à un salarié pour ses fiches de paie ou à un notaire pour un dossier d’urbanisme.
Les circuits de validation se construisent sans code : un circuit contient autant de tâches que nécessaire, chacune assignée à un ou plusieurs utilisateurs et rattachée à un délai calculé à partir de la date d’entrée, de la date du document ou de sa date d’échéance. Quatre types de tâches sont prévus : vérification, validation, signature électronique via Yousign (y compris pour un signataire externe) et contrôle de paiement.
Pour une installation simple, l’éditeur annonce quinze minutes entre la création du compte d’essai et le premier classement automatique. Un déploiement structuré, avec utilisateurs, dossiers et circuits, demande quelques jours avec son équipe. Si vous partez de zéro, notre guide pour mettre en place une GED dans une petite structure vous aidera à préparer le plan de classement et les droits avant l’ouverture des comptes.
Cas d’usage concrets selon votre profil
Dirigeant de TPE ou de PME. L’intérêt tient surtout à la boucle facture, dépense, contrat. Les montants extraits alimentent un suivi des dépenses par fournisseur, par date ou par tag, et le module contrats déclenche une alerte avant chaque échéance pour éviter une reconduction tacite subie. Un module de gestion commerciale permet aussi d’émettre devis, factures et avoirs.
Cabinet d’expertise comptable. Le cabinet souscrit le compte principal et ouvre un espace par société cliente, avec bascule d’un dossier à l’autre sans ressaisir de mot de passe et un tableau de bord qui montre les pièces reçues dossier par dossier. Les pièces pré-saisies partent vers le logiciel de production par l’une des 20 passerelles comptables listées, dont Cegid, Sage, EBP, Pennylane, Tiime, MyUnisoft, Quadratus et ACD.
Mairie ou intercommunalité. L’offre secteur public ajoute la classification par registre (délibérations, arrêtés, état civil), un parapheur électronique avec circuits multi-élus et signature qualifiée eIDAS, la télétransmission des actes à la préfecture via un tiers de télétransmission et un archivage conforme à la norme NF Z42-013 avec versement au format SEDA. Pour une ville moyenne, l’éditeur compte deux à quatre mois de déploiement, par lots.
GedZilla face aux autres options
Face à un stockage cloud généraliste comme Google Drive ou Dropbox, la différence porte sur le travail fait à votre place : ces services conservent et partagent des fichiers, mais ne reconnaissent pas une facture, n’en extraient pas le montant et ne la rangent pas dans un plan de classement. Si votre besoin se limite à partager des fichiers en restant chez un acteur européen, regardez plutôt les solutions de stockage cloud européennes.
Face aux GED françaises pensées pour les petites structures, comme Zeendoc, ou aux suites plus lourdes de type DocuWare ou M-Files, GedZilla joue la carte d’un prix d’entrée affiché publiquement, d’une tarification au volume ajustable chaque mois et d’un discours sur l’IA exécutée en France. Pour aligner les critères avant de trancher, appuyez-vous sur notre comparatif des logiciels GED et sur notre sélection de logiciels GED.
Les limites à connaître avant de souscrire
- La documentation de l’API REST et des webhooks n’est pas publique : l’éditeur la transmet après signature d’un accord de confidentialité, ce qui ralentit l’évaluation d’une intégration avant achat.
- L’application mobile se limite à iOS : la version publiée sur l’App Store date d’août 2024 et aucune version Android n’apparaît sur Google Play, alors que le site annonce les deux.
- Le support inclus passe par e-mail aux heures ouvrées, sans téléphone ni chat annoncés dans l’abonnement.
- Plusieurs briques d’IA mises en avant, comme la recherche en langage naturel et l’assistant métier, sont annoncées comme arrivant progressivement : vérifiez leur disponibilité pendant l’essai.
- Les informations d’hébergement varient selon les pages (trois datacenters en France sur l’accueil, centres de données à Paris sur la page technologie) : demandez la localisation exacte, inscrite au contrat.
Comment dimensionner votre abonnement
Il n’existe pas de paliers figés : l’abonnement se règle avec trois curseurs, nombre d’utilisateurs, pages entrantes analysées par mois et espace de stockage. Avant de simuler votre tarif, comptez trois choses :
- les personnes qui traitent réellement les documents, seules à avoir besoin d’une licence administrateur ou utilisateur, chaque licence donnant droit à cinq accès consultation sans surcoût ;
- le volume mensuel de pièces à faire classer automatiquement (factures, notes de frais, courriers), en laissant les archives anciennes en simple stockage, qui ne consomme pas de pages entrantes ;
- le stockage, sachant que l’éditeur estime qu’un gigaoctet contient environ 10 000 pages.
Comme l’offre est sans engagement et modifiable à tout moment, démarrez au plus bas pendant l’essai gratuit, mesurez le volume de pièces réellement reçues sur un mois complet, puis ajustez. Pensez enfin à la sortie : après résiliation, vous disposez de deux mois pour récupérer vos documents, quatre si vous êtes client depuis plus d’un an, avant leur destruction.