GedZilla : un logiciel de numérisation de documents innovant pour TPE et PME
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Une solution de gestion documentaire innovante et simple d’utilisation pour TPE / PME et CSE.
Découvrir les offres de GedZilla ➜
Une solution de gestion documentaire innovante et simple d’utilisation pour TPE / PME et CSE.
- Interface intuitive et prise en main immédiate
- Arborescence de classement autogénérée
- Outil de gestion commerciale
- Suivi des contrats et des dépenses
- Application mobile
- Abonnement modulable sans engagement
- Signature électronique
- 5 accès de consultation par utilisateur
- Certification HDS incluse
- Tarifs abordables (à partir de 39.90€HT/mois)
- Pas d’API de disponible
- Pas de modification de document en ligne
- Pas de découpage automatique (1 document = 1 PDF)
GedZilla, qu’est-ce que c’est ?
GedZilla est une solution de gestion documentaire innovante qui simplifie la gestion de vos documents quotidiens. Avec une interface intuitive adaptée aux TPE et PME, cette solution va au-delà du simple stockage sécurisé de vos documents.
Grâce à son système d’arborescence/classement structurant et sa fonction de recherche par mot-clé, retrouver ses fichiers est un jeu d’enfant, éliminant ainsi toute perte de temps inutile.
De plus, les entreprises peuvent créer des workflows personnalisés pour automatiser leurs processus documentaires et bénéficier de la signature électronique pour une gestion encore plus efficace et sécurisée de leurs documents.
GedZilla devient votre assistant personnel dans votre gestion documentaire.
Les prix de GedZilla
Les prix de GedZilla varient en fonction des besoins des utilisateurs. Les abonnements mensuels commencent à partir de 39.90€HT / mois pour 1 utilisateur et 100Go de stockage.
Vous avez la possibilité d’économiser 5% en optant pour un abonnement annuel.
Chaque utilisateur bénéficie de 5 accès consultation pour les personnes de son choix (comptable, salarié,…)
Les abonnements sont modulables et s’adaptent aux besoins des utilisateurs, reposant sur des facteurs tels que le nombre d’utilisateurs, le nombre de pages entrantes par mois et l’espace de stockage souhaité.
Aperçu de l’interface de GedZilla
Accueil : Optez pour une GED simple et épurée.
Bannette : Visualisez vos documents à traiter.
Dossiers : Retrouvez vos documents classés automatiquement dans votre arborescence.
Recherche : Recherchez vos documents par mot-clé, tags, type de document…
Workflow : Gérez vos étapes de validation.
Comptabilité : Envoyez directement vos documents pour comptabilité.
Dépenses : Suivez vos dépenses en un coup d’œil.
Contrats : Gérez vos contrats en toute simplicité.
GedZilla en vidéo :
Pourquoi les utilisateurs aiment GedZilla ?
Le logiciel GedZilla est particulièrement apprécié pour ces différentes fonctionnalités :
- Analyse des documents entrants : Reconnaissance de caractères et analyse textuelle par notre IA pour un traitement efficace et une saisie automatisée.
- Recherche simplifiée : Recherche multicritères dans tous les contenus de vos documents.
- Statistiques auto-générées : Visualisez et analysez vos postes de dépenses en un coup d’œil.
- Suivi des contrats : Ne loupez plus les échéances.
- Workflows personnalisables : Assignez automatiquement des tâches sur les documents entrants à vos collaborateurs.
- Passerelle comptable : Automatisez la pré-saisie de vos documents comptables pour faciliter le transfert à votre expert.
- Gestion commerciale : créez vos devis, factures, abonnements, avoirs en toute simplicité.
- Gestion des utilisateurs : Gérez les accès et droits de vos collaborateurs et/ou comptable en toute simplicité. Accédez à vos documents de n’importe où.
- Sécurité des données : Sécurisez vos données sur une solution développée et hébergée en France.
FAQ sur GedZilla
Quels sont les avantages pour une TPE/PME d’avoir une GED ?
La GED offre une multitude d’avantages aux TPE/PME, leur permettant de prospérer dans un environnement concurrentiel en améliorant leur efficacité et en réduisant leurs coûts.
Voici quelques-uns des avantages les plus significatifs :
- Réduction des coûts de stockage : En numérisant et en stockant vos documents de manière électronique, vous éliminez les besoins en espace physique de stockage, ce qui réduit les coûts associés à l’achat et à la maintenance d’archives physiques.
- Amélioration de l’efficacité opérationnelle : La GED rationalise les processus documentaires en automatisant les tâches manuelles, en permettant un accès rapide aux informations et en facilitant la collaboration entre les membres de l’équipe, ce qui entraîne une augmentation de la productivité et une réduction des erreurs.
- Accès instantané aux documents : Avec une GED, vous pouvez accéder instantanément à tous vos documents depuis n’importe où et à tout moment, ce qui facilite la récupération d’informations cruciales et permet une prise de décision plus rapide et plus éclairée.
- Conformité règlementaire : En centralisant et en organisant vos documents de manière électronique, vous assurez une meilleure conformité aux réglementations en vigueur. Vous pouvez également mettre en place des contrôles d’accès et des pistes de vérification pour garantir la sécurité et la confidentialité des informations sensibles.
En résumé, la mise en place d’une GED offre aux TPE/PME un avantage concurrentiel en leur permettant d’optimiser leurs processus, de réduire leurs coûts et de garantir une conformité réglementaire accrue, ce qui contribue à leur succès à long terme.
Comment gérer le cycle de vie d’un document ?
Gérer le cycle de vie d’un document est crucial pour maintenir l’efficacité et la conformité au sein d’une organisation. Avec GedZilla, vous bénéficiez d’une solution complète qui accompagne chaque étape du cycle de vie du document :
- Création et Importation : Commencez par importer ou scanner vos documents dans GedZilla. L’outil reconnaît et extrait automatiquement les données essentielles, éliminant les erreurs de transcription manuelle.
- Accès et Modification : Une fois dans le système, les documents peuvent être accessibles en tout lieu et à tout moment, facilitant les modifications, les mises à jour et la collaboration entre les utilisateurs autorisés.
- Sécurité : La sécurité est assurée par un hébergement sur trois datacenters distincts en France, garantissant la protection des données grâce à une infrastructure conforme aux normes ISO/IEC.
- Archivage : GedZilla permet un archivage structuré avec des fonctionnalités de recherche avancée, vous permettant de retrouver instantanément n’importe quel document grâce à des filtres par mots clés, dates, ou d’autres métadonnées.
- Suppression contrôlée : En fin de cycle, les documents peuvent être archivés ou encore supprimés de manière sécurisée, conformément aux politiques de rétention de l’entreprise.
Ainsi, GedZilla offre une gestion de documents dynamique et sécurisée, essentielle pour tout environnement professionnel cherchant à optimiser ses processus documentaires.
Comment classer mes documents automatiquement ?
Avec GedZilla, nous poussons la gestion électronique des documents (GED) à un niveau supérieur en intégrant des technologies de pointe telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) couplée à l’intelligence artificielle (IA). Voici comment vous pouvez automatiser efficacement le classement de vos documents, tout en bénéficiant d’une flexibilité de gestion manuelle si nécessaire :
- Analyse et indexation : Lorsque vous ajoutez un document à la « bannette principale », GedZilla utilise l’OCR et l’IA pour analyser le texte et extraire les champs et informations clés. Cette analyse permet de détecter de quel type de document il s’agit mais aussi déterminer les métadonnées pertinentes qui serviront à l’indexation du document et ainsi permettre des recherches plus performantes.
- Suggestion de classement structuré : En fonction des informations extraites, GedZilla propose automatiquement un plan de classement avec une arborescence prédéfinie. Cette fonctionnalité permet de placer chaque document dans une structure logique et organisée, allant de la catégorie générale jusqu’aux sous-dossiers détaillés par date ou par type de document. Ce qui manque souvent à certaines autres GED.
- Classement automatique ou manuel :
- Automatique : Si le plan de classement suggéré convient à vos besoins, vous pouvez simplement accepter la suggestion et le document sera classé automatiquement dans l’arborescence spécifiée.
- Manuel : Si la suggestion ne correspond pas entièrement à vos attentes ou si des ajustements spécifiques sont nécessaires, vous avez toujours la possibilité de procéder à un classement manuel. Cela vous permet d’affiner le placement du document selon vos critères personnalisés.
Cette approche double, associant automatisation avancée et flexibilité manuelle, fait de GedZilla un outil particulièrement puissant pour les entreprises qui cherchent non seulement à gagner du temps mais aussi à maintenir un contrôle précis sur la structuration de leur documentation.
Qu’en est-il de la sécurité ?
Pour assurer une protection optimale, nous avons adopté une stratégie multi-niveaux :
- Redondance des données : Nous dupliquons toutes vos informations sur plusieurs serveurs répartis dans trois data centers distincts en France. Cette mesure préventive garantit que vos données restent accessibles et sécurisées, même en cas de sinistre ou de défaillance technique.
- Chiffrement avancé : Pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, nous utilisons des technologies de chiffrement de pointe lors de la transmission et du stockage de vos données. Ce niveau de sécurité s’assure que vos informations sont cryptées et invisibles aux yeux des intrus.
- Conformité RGPD : En adhérant strictement au Règlement Général sur la Protection des Données, nous nous engageons à gérer vos données personnelles avec la plus grande transparence et sécurité. Ce respect des normes légales vous assure un contrôle total sur vos informations et renforce la confiance dans notre système.
- Contrôle d’accès personnalisé : Vous avez la possibilité de définir précisément qui peut accéder à vos documents. Nos fonctionnalités de gestion des droits d’accès vous permettent de restreindre l’accès aux utilisateurs autorisés, offrant une couche supplémentaire de sécurité.
- Certification HDS : Pour nos clients du secteur de la santé, nous offrons une garantie supplémentaire avec la certification HDS, affirmant notre engagement envers les normes de sécurité les plus strictes.
Chez GedZilla, nous ne faisons aucun compromis sur la sécurité. Nous continuons à innover et à améliorer nos mesures de sécurité pour garantir que vos données soient protégées de manière fiable et conforme.
GedZilla se distingue comme un outil complet et incontournable pour les TPE/PME. Au-delà de sa capacité à assurer un stockage sécurisé des données et à orchestrer des workflows efficaces, notre solution va plus loin en offrant une gestion avancée de la data et des informations pertinentes. Grâce à GedZilla, les utilisateurs peuvent extraire des insights précieux, notamment en ce qui concerne le suivi des dépenses. Que ce soit par fournisseurs, dates ou par le biais de tags personnalisés, notre plateforme permet une analyse fine et pertinente des dépenses, permettant ainsi aux dirigeants de piloter leur activité avec une vision claire et éclairée.
De plus, la gestion des contrats fournisseurs constitue un atout majeur de GedZilla. En centralisant et en organisant les contrats, notre solution permet de suivre les échéances, de gérer les renégociations et de ne jamais manquer de deadlines cruciales. En automatisant des tâches telles que l’envoi des pièces comptables au comptable, GedZilla contribue également à optimiser le temps et les ressources de l’entreprise.
En résumé, GedZilla va au-delà de la simple gestion documentaire en exploitant les données pour fournir des indicateurs essentiels, soutenant ainsi les dirigeants de TPE/PME dans leur prise de décision et leur développement stratégique.
Fort de notre expérience depuis 2008, Numerize propose une gamme complète de services incluant la numérisation, l’archivage physique et la destruction sécurisée de documents. Ces services viennent compléter notre logiciel GedZilla, garantissant ainsi une gestion documentaire optimale à tous les niveaux.
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Une solution de gestion documentaire innovante et simple d’utilisation pour TPE / PME et CSE.
- Interface intuitive et prise en main immédiate
- Arborescence de classement autogénérée
- Outil de gestion commerciale
- Suivi des contrats et des dépenses
- Application mobile
- Abonnement modulable sans engagement
- Signature électronique
- 5 accès de consultation par utilisateur
- Certification HDS incluse
- Tarifs abordables (à partir de 39.90€HT/mois)
- Pas d’API de disponible
- Pas de modification de document en ligne
- Pas de découpage automatique (1 document = 1 PDF)
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