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Migration Boite Mail : Comment Transférer une Boite Mail d’un Serveur Web à un Autre Hébergeur ?

Voici les différentes étapes à suivre pour transférer une boite mail (et tous les messages historiques) d’un serveur web à un autre hébergeur.

Vous souhaitez (ou envisagez de) changer serveur web ? Vous vous demandez comment vous pouvez migrer l’intégralité de vos boites mails (et les mails associés) d’un serveur à un autre sans perdre de données ni d’emails ? Dans cet article, on va vous présenter les différentes étapes à suivre pour y arriver, même avec peu de connaissances en administration de serveurs, gestion d’un Cpanel ou gestion de boites mails.
transfert boite mail

Pour pouvoir effectuer toutes les actions présentées ici et migrer avec succès une ou plusieurs boites mails de votre ancien serveur vers votre nouvel hébergeur, sans perdre de données, vous aurez préalablement besoin :

  • De l’accès administrateur / propriétaire au registrar sur lequel les domaines sont enregistrés (anciens et nouveaux) ;
  • De l’accès administrateur / propriétaire de l’ancien serveur web.

Ce tutoriel ayant été conçu en partenariat avec l’hébergeur EX2, nous allons vous présenter quelques captures d’écran associées à la migration d’une boite email vers cet hébergeur web écologique franco-canadien qui héberge la plupart de ses clients dans des hébergements web verts basés en France.

Si vous optez pour un autre hébergeur web, les étapes à suivre seront similaires bien que certaines étapes seront légèrement différentes.

Migrer une boite mail d’un serveur à un autre hébergeur : les étapes clés

Pour migrer une adresse email et l’intégralité des emails associés d’un serveur web à un autre hébergeur, plusieurs options s’offrent à toi.

Le processus exact dépendra du fait que la boite mail soit initialement configurée sur Outlook, Thunderbird, Gmail ou bien un webmail mais aussi du fait que vous souhaitez réaliser la migration du domaine en même temps que le processus de commande du nouvel hébergeur ou que vous souhaitez modifier vous-même les DNS de votre domaine auprès de votre registrar.

Option 1 : Migrer une boite email en transférant son domaine en même temps que la commande de son nouvel hébergement web (délai de transfert de 7 à 10 jours)

  1. transfert nom de domaine ex2Avant de commencer, il va falloir déverrouiller votre domaine depuis votre ancien registrar (prestataire avec lequel vous avez réservé votre nom de domaine auparavant). Pour cela, vous allez concrètement devoir récupérer le code AUTH/INFO (aussi appelé code EPP) associé à votre nom de domaine. Pour cela, rendez-vous sur l’interface de votre ancien hébergeur ou celui de votre registrar puis accèdez aux paramètres de gestion du nom de domaine qui est associé à vos boites mails. À ce stade, vous pourrez demander le code AUTH/INFO indispensable au transfert de votre domaine d’un registrar à un autre. (Chez certains prestataires comme OVH, il faudra désactiver la « protection contre le transfert » activée par défaut sur les domaines pour obtenir le code de transfert).
  2. Une fois le domaine déverrouillé et le code de transfert en votre possession, vous allez pouvoir réserver votre nouvel hébergement web et initier la procédure de transfert du domaine en renseignant le code de transfert EPP. (Si vous avez opté pour un hébergement web EX2, rendez-vous sur le site d’EX2 pour choisir le type d’hébergement web adapté à votre activité (hébergement vert, WordPress, e-commerce, VPS, mutualisé…) puis cliquez sur « Transfert de votre domaine depuis un autre registraire » dans le processus de commande).
  3. Attention, le transfert d’un domaine, lorsqu’il est initié, prend en moyenne 7 à 10 jours. Il est très important de ne pas initier les étapes qui suivent tant que le transfert n’est pas finalisé sinon vous risquerez de perdre l’intégralité des emails reçus entre le début et la fin du transfert du nom de domaine.
  4. Lorsque le transfert de votre nom de domaine sera effectif du côté d’EX2, vous serez notifié par email. À ce moment, il vous sera possible d’engager les actions suivantes pour migrer la boite mail de votre ancien hébergeur vers le nouveau réservé.
  5. Connectez-vous au Cpanel en utilisant les accès envoyés par EX2 au moment de l’achat de votre nouvel hébergement web. À ce stade, il va falloir recréer les boites mails à migrer sur le nouvel hébergement en utilisant les mêmes noms et les mêmes mots de passe.
  6. créer compte messagerie ex2Pour créer une boite mail depuis le Cpanel d’EX2, il convient, une fois connecté, de se rendre dans la section « EMAIL » puis « Comptes de messagerie ». Dans cette section, il sera possible de créer des comptes mail en cliquant sur le bouton vert « + créer ». Il faudra ensuite renseigner le même nom d’utilisateur et le même mot de passe que sur l’ancien hébergement et confirmer la création de l’adresse email (si vous avez besoin d’un tuto détaillé pour cette partie, vous pouvez le consulter ici).
  7. La prochaine étape va consister à exporter les données des anciennes boites mails pour pouvoir les réintégrer dans les nouvelles créées sur l’hébergement EX2. En fonction de votre cas (utilisation de Gmail, Thunderbird ou Outlook), les étapes qui vont suivre seront différentes :

Si votre ancienne adresse email était configurée sur Gmail et que vous ne souhaitez pas continuer à utiliser Google Workspace pour la gestion de vos emails, vous pouvee utiliser l’application de messagerie Thunderbird qui est gratuite pour Mac et Windows. Voici la procédure à suivre si tel est votre cas :

  1. thunderbird messageriePour effectuer la migration de votre ancienne boite mail vers la nouvelle, vous allez devoir dans un premier temps télécharger Thunderbird et l’installer sur votre ordinateur Windows ou Mac.
  2. Une fois le logiciel de messagerie installé, il va falloir connecter votre adresse email actuelle en Imap avec Thunderbird. Ainsi, le logiciel pourra récupérer tous vos emails actuels pour ensuite pouvoir les récupérer grâce à une extension dédiée.
  3. La boite mail connectée, il va maintenant falloir installer ce module Thunderbird gratuit pour exporter l’intégralité des messages à migrer vers la nouvelle boite mail.
  4. Le module installé, il vous faut donc exporter l’intégralité des messages et dossiers de votre ancienne boite mail au travers d’un fichier que vous allez enregistrer sur votre ordinateur pour pouvoir ensuite réimporter l’ensemble dans votre nouvelle boite mail.

Si votre ancienne adresse email était configurée sur Outlook et que vous souhaites continuer d’utiliser ce logiciel pour votre nouvelle adresse mail connectée à votre nouvel hébergeur, voici la procédure à suivre :

  1. Vérifiez que les boites emails sont actuellement bien configurées en Imap avec les données de votre ancien hébergeur.
  2. Utilisez ensuite ce guide officiel d’Outlook pour enregistrer au format .pst tous les messages électroniques historiques, contacts et le calendrier.

Maintenant que les données de vos boites mails sont sauvegardées, il va vous rester quelques étapes pour finaliser la migration de vos boites mails de votre ancien serveur vers le nouvel hébergeur web :

  1. Dans un premier temps, il va falloir paramétrer les nouvelles boites mails créées depuis votre Cpanel sur Outlook ou Thunderbird en fonction de votre cas. Voici le tutoriel dédié à la configuration Imap pour Outlook et celui dédié à la configuration Imap pour Thunderbird.
  2. Une fois les nouvelles boites mails paramétrées, elles seront vides. Vous allez donc devoir réimporter les fichiers préalablement exportés pour pouvoir retrouver l’historique des messages et des dossiers. Pour se faire, vous allez devoir utiliser la même extension Thunderbird qui vous a permis de réaliser l’export pour réimporter le fichier. Du côté d’Outlook, vous allez également devoir réimporter les données de votre. Fichier .pst en suivant ce guide détaillé.
  3. L’importation de tous les messages peut prendre un certain temps en fonction du volume de données à réimporter, il faudra donc patienter.

Option 2 : Vous souhaitez migrer vos boites mails sans transférer la gestion de votre nom de domaine directement chez votre nouvel hébergeur web (vous devrez donc modifier vous-même les DNS pour confirmer la migration de votre boite mail)

Pour effectuer la migration d’une ou de plusieurs boites mail d’un ancien hébergeur web à un nouvel sans pour autant changer de registrar en même temps, les étapes de la migration seront assez similaires à quelques différences prêtes :

  • Il ne faudra pas demander la migration du nom de domaine à son ancien registrar, il ne sera donc pas nécessaire de récupérer le code AUTH/INFO.
  • Lors de la réservation du nouvel hébergement web sur EX2, il faudra indiquer un faux code de transfert pour le domaine si vous souhaitez pouvoir effectuer les paramétrages associés à la migration des boites mails sans attendre.
  • Il faudra modifier les DNS associées à votre nom de domaine depuis votre ancien registrar pour permettre de le faire pointer vers le nouvel hébergeur EX2 après l’étape de sauvegarde des anciennes boites mails. Les DNS à utiliser seront celles communiquées par EX2 au moment de la commande de l’hébergement (elles seront envoyées par email).
  • Une fois les DNS modifiées, il sera impératif d’attendre la propagation complète de ces dernières avant de réaliser les paramétrages Imap des nouvelles boites mail. Pour cela, vous pourrez utiliser le site https://www.whatsmydns.net/ pour suivre la propagation. Habituellement, il suffit d’attendre quelques heures pour que la propagation soit entièrement réalisée.

Par la suite, si vous changez d’avis et souhaitez finalement centraliser la gestion de votre domaine et hébergement chez EX2, il vous suffira de créer un ticket au support pour initier la demande de transfert et les équipes support vous guideront sur les actions à faire pour réaliser cette action.

Bon à savoir : si vous souhaitez réserver un hébergement web et que vous avez des questions sur la migration de vos boites emails, n’hésites pas à contacter le support client d’EX2, ils sont de très bons conseils et pourront vous aider dans vos démarches si vous commandez votre nouvel hébergement chez eux.

Comment effectuer une migration d’adresse mail d’un hébergeur à un autre ? En résumé

Pour résumer, si la migration d’une boite mail est accessible à n’importe qui, les différentes étapes de migration devront être suivies scrupuleusement pour garantir une continuité dans la réception des emails.

Que le domaine soit migré ou non de l’ancien registrar vers le nouvel hébergeur, la procédure de migration sera assez similaire, bien que dans un cas, le délai de transfert du domaine incompressible devra obligatoirement être observé avant toutes actions de migration.

Pour plus d’informations à ce sujet, nous vous invitons à contacter le service client de votre registrar actuel et celui de votre futur hébergeur/registrar.

Combien de temps ça dure une migration de sa boite mail ?

Tout d’abord, il faut savoir que la durée de la migration d’une boîte mail peut varier en fonction de plusieurs facteurs dont :

  • La quantité de données à migrer : Plus vous avez de données (emails, pièces jointes, paramètres, etc.) stockées dans votre boîte mail actuelle, plus le processus sera long.
  • La complexité de la configuration : Certains systèmes de messagerie ont des configurations plus complexes qui peuvent nécessiter un temps supplémentaire pour garantir que toutes les fonctionnalités et les paramètres seront correctement transférés.
  • Les outils de migration utilisés : Il existe différents outils et services pour faciliter la migration de votre boîte mail. Certains outils peuvent accélérer considérablement le processus.
  • La bande passante de votre connexion internet : Une connexion internet rapide peut réduire considérablement le temps nécessaire pour télécharger et transférer des données.
  • L’intervention humaine : Si le processus nécessite une intervention humaine importante, par exemple pour trier et organiser les mails avant la migration, cela peut également allonger la durée.

En pratique, une migration de boîte mail simple peut être effectuée en quelques heures, tandis qu’une migration plus complexe peut prendre plusieurs jours.

Pour estimer plus précisément la durée de la migration, il peut être utile de réaliser un test préliminaire avec un petit volume de données. Cela permettra d’identifier d’éventuels problèmes et d’affiner l’estimation du temps nécessaire.

Il est conseillé de prévoir une marge de sécurité pour faire face à d’éventuels imprévus et d’informer les parties prenantes (par exemple, vos contacts email) de la migration à venir et de la possibilité d’une interruption temporaire du service.

Les migrations de boite mail les plus demandées :

Comment transférer sa boite Gmail vers une autre boite mail ?

Étape 1 : Préparation

Sauvegarde des données

Avant de procéder au transfert, assurez-vous de sauvegarder toutes les données importantes pour éviter toute perte accidentelle durant le processus de migration.

Vérification des paramètres IMAP

Vérifiez que les paramètres IMAP sont activés dans les paramètres de votre compte Gmail. Pour ce faire, rendez-vous dans les « Paramètres » de Gmail, puis dans la section « Transfert et POP/IMAP » et assurez-vous que l’IMAP est activé.

Étape 2 : Configuration du nouveau compte de messagerie

Création du compte

Créez votre nouveau compte de messagerie si ce n’est pas déjà fait.

Ajout du compte Gmail

Dans la plupart des services de messagerie, vous aurez l’option d’ajouter un compte mail externe. Ajoutez ici votre compte Gmail en fournissant les identifiants nécessaires.

Étape 3 : Transfert des emails

Utilisation de l’outil de transfert intégré

Certains fournisseurs de services de messagerie offrent des outils de transfert intégrés qui peuvent faciliter le processus de migration des emails.

Configuration manuelle

Si un outil de transfert intégré n’est pas disponible, vous pouvez configurer manuellement le transfert en utilisant un client de messagerie tiers, tel que Microsoft Outlook ou Thunderbird. Vous devrez configurer les deux comptes (Gmail et le nouveau compte) dans le client de messagerie et utiliser les fonctionnalités de copie ou de déplacement pour transférer vos emails.

Étape 4 : Vérification

Vérification de la complétude du transfert

Une fois le transfert terminé, vérifiez que tous vos emails ont été correctement transférés vers le nouveau compte.

Tests

Effectuez des tests pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu, notamment en envoyant et recevant des emails depuis le nouveau compte.

Étape 5 : Finalisation

Notification des contacts

Informez vos contacts de votre changement d’adresse email pour garantir une communication fluide à l’avenir.

Réorganisation

Prenez le temps de réorganiser vos emails dans le nouveau compte, en créant des dossiers et en triant les emails comme nécessaire.

Comment faire une migration de messagerie Exchange vers Office 365 ?

  1. Évaluation des besoins et des ressources : Analysez les besoins spécifiques de votre entreprise et évaluez les ressources nécessaires pour la migration.  
  2. Inventaire des données : Faites un inventaire des données présentes dans l’environnement Exchange actuel, y compris les boîtes aux lettres, les calendriers, et les contacts.
  3. Formation et communication : Formez les utilisateurs finaux et les équipes d’IT impliquées dans le processus de migration pour assurer une transition en douceur.
  4. Configuration du domaine : Configurez le domaine dans le portail d’administration Office 365 et vérifiez-le.
  5. Création des comptes utilisateurs : Créez des comptes utilisateurs dans Office 365 et attribuez les licences appropriées.
  6. Mise à jour du serveur : Assurez-vous que le serveur Exchange est à jour avec les derniers patches et mises à jour.
  7. Configuration de la connectivité : Configurez la connectivité entre l’environnement Exchange existant et Office 365 en utilisant Azure AD Connect, par exemple.
  8. Choix de la méthode de migration : Chaque méthode a ses propres avantages et inconvénients, choisissez celle qui convient le mieux à votre organisation. Il existe différentes méthodes de migration, notamment :
    • Migration côte à côte (Staged Migration)
    • Migration hybride
    • Migration de coupure (Cutover Migration)
    • Migration PST
  9. Création d’un lot de migration : Créez un lot de migration dans le portail d’administration Office 365.
  10. Test de la migration : Effectuez une migration test avec quelques boîtes aux lettres pour identifier et résoudre les éventuels problèmes avant la migration complète.
  11. Migration : Lancez le processus de migration en utilisant l’outil approprié et surveillez le processus pour vous assurer qu’il se déroule sans accroc.
  12. Vérification post-migration : Après la migration, vérifiez que toutes les données ont été correctement transférées et que les systèmes fonctionnent comme prévu.
  13. Transition DNS : Effectuez la transition DNS pour rediriger le flux de messagerie vers Office 365.
  14. Communication finale : Informez les utilisateurs finaux du changement et fournissez des instructions pour accéder à leurs nouvelles boîtes aux lettres.

Comment passer d’un compte IMAP à Exchange pour ses emails ?

Le protocole Exchange, offre des fonctionnalités avancées, notamment une meilleure intégration avec d’autres produits Microsoft et des options de sécurité améliorées. Voici comment vous pouvez procéder à cette migration :

1. Préparation initiale

Analysez l’environnement de messagerie IMAP actuel pour comprendre la structure des données et identifier les éléments qui nécessitent une migration.

Effectuez une sauvegarde complète des données de messagerie actuelles pour prévenir toute perte de données pendant la migration.

2. Préparation du serveur Exchange

Installez et configurez le serveur Exchange en veillant à ce qu’il réponde à toutes les exigences techniques et fonctionnelles.

Créez des comptes utilisateurs sur le serveur Exchange et attribuez les licences nécessaires.

3. Configuration de la migration

Choisissez un outil de migration approprié qui prend en charge la migration d’IMAP à Exchange.

Dans le centre d’administration Exchange (EAC), configurez un point de terminaison IMAP en spécifiant les paramètres du serveur IMAP source.

4. Migration des boîtes aux lettres

Créez un lot de migration en spécifiant les détails des boîtes aux lettres à migrer.

Démarrez le processus de migration et suivez son évolution à travers le tableau de bord EAC.

5. Tests et validation

Après la migration, vérifiez que toutes les boîtes aux lettres et les données associées ont été correctement transférées.

Effectuez des tests de fonctionnalité pour vous assurer que le nouveau système fonctionne correctement et sans bugs.

6. Finalisation de la migration

Mettez à jour les enregistrements DNS pour pointer vers le nouveau serveur Exchange.

Formez les utilisateurs finaux sur les nouvelles fonctionnalités et processus du serveur Exchange.

7. Transition et surveillance

Facilitez unetransition douce en fournissant un support technique continu pendant les premières semaines après la migration.

Mettez en place une surveillance continue pour identifier et résoudre rapidement tout problème qui pourrait survenir.

Avant de se quitter…

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