Apprenez comment la cartographie d’entreprise transforme votre vision stratégique en un plan d’action concret. Des exemples pratiques aux outils indispensables, apprenez à maîtriser vos processus comme jamais auparavant !
Apprenez comment la cartographie d’entreprise transforme votre vision stratégique en un plan d’action concret. Des exemples pratiques aux outils indispensables, apprenez à maîtriser vos processus comme jamais auparavant !
Accès rapide (Sommaire) :
La cartographie est l’action de dessiner une carte qui sert de représentation graphique pour un ensemble d’informations propres à une structure particulière. C’est le cas par exemple de la cartographie géographique qui dévoile de façon détaillée sur une carte : la population d’une région, son climat, sa densité démographique, ses frontières…
Pour une cartographie d’entreprise en revanche, ce sont plutôt des données propres à la firme qui sont représentées sur le graphique. Encore appelée cartographie des processus d’entreprise, elle représente l’ensemble des flux de travail de la firme ainsi que les liens qui unissent ceux-ci. Sachant que les processus ou flux évoqués sont composés essentiellement d’activités, vous y découvrirez les principales tâches accomplies au sein de l’entreprise ainsi que les divers intervenants.
Plusieurs types de cartographies des processus existent. La première est celle des processus opérationnels ou de réalisation de produit, qui définit comment un produit est fabriqué ou un service est fourni. Le deuxième type est celui des processus support. Ce sont eux qui mettent les diverses ressources (financières, matérielles et humaines) à disposition des processus opérationnels. En dernier, il s’agit des processus de pilotage (ou management) qui servent à la prise de décision dans sa globalité.
Faire une cartographie de votre entreprise présente de nombreux atouts, qui en font une manœuvre très intéressante sur plusieurs plans.
La cartographie d’entreprise vous permet d’avoir une vue complète de votre structure sur tous les plans, en un simple coup d’œil. Vous obtenez ainsi une meilleure compréhension de l’entreprise et de son fonctionnement. C’est dû à la connaissance des points névralgiques de la structure ainsi que des liens entre les divers maillons du processus que vous gagnez en consultant cette carte. Cette excellente compréhension du fonctionnement de l’entreprise vous permet alors de prendre les meilleures décisions sur le plan stratégique.
La cartographie d’entreprise permet aussi une amélioration globale des performances de votre firme. Avec cette carte, les diverses personnes qui travaillent au sein de l’entreprise savent exactement quel est leur rôle. Elles connaissent aussi les divers départements de la structure avec qui elles doivent interagir directement, ce qui facilite l’échange d’informations entre les différents acteurs de la chaîne de valeur. Cela permet aussi une résolution rapide des problèmes constatés dans les activités de l’entreprise et augmente considérablement la productivité de chaque travailleur.
Respecter les règles définies par la loi et les autres institutions est essentiel pour continuer à mener ses activités en toute sérénité. Fournir une qualité de production constante est aussi essentiel pour mener sa structure commerciale vers le succès. Pour satisfaire ces deux conditions également, la cartographie des processus d’entreprise peut être très utile.
Elle recense toutes les bonnes pratiques à respecter au sein de la firme et sert d’excellent outil de formation pour les nouveaux employés d’une structure. Même les salariés étant dans l’organisation depuis plus longtemps pourront se référer à la cartographie pour s’assurer de faire leur travail conformément aux processus.
Sachant que la carte est une représentation très visuelle, sa consultation est beaucoup plus attrayante et facile que la lecture d’un texte volumineux. De plus, la cartographie des processus recense uniquement les informations et les étapes les plus importantes. Elle est plus facile à assimiler.
Plusieurs étapes sont à suivre pour faire une bonne cartographie de votre entreprise, dont la première est l’identification des processus clés.
L’objectif ici est de lister les flux de travail de l’entreprise qui ont un impact majeur sur son développement et l’atteinte de ses objectifs stratégiques. Ces processus influent généralement sur les résultats financiers ou le chiffre d’affaires de l’entreprise. Ils peuvent aussi avoir une incidence directe sur la satisfaction des clients, collaborateurs, investisseurs ou autres parties prenantes. Ce sont également des ensembles d’activités qui peuvent impacter les performances à long terme de l’organisation et les risques auxquels elle est confrontée.
L’identification des processus clés doit se faire avec soin pour garantir l’atteinte des résultats. La sélection doit être revisitée régulièrement (à une fréquence prédéfinie) pour s’assurer qu’elle convient toujours aux objectifs, aux enjeux et à la stratégie de la firme.
Cette tâche consiste à fournir le maximum d’informations pertinentes concernant les processus. La première action à mener dans ce sens est l’établissement des points de début et de fin du flux de travail. Il s’agit ici de définir quel est l’élément déclencheur du processus et quel est celui qui atteste que le flux de travail est terminé. Pour un processus de vente par exemple, l’élément déclencheur peut être la réception d’un message de demande d’informations d’un client. Concernant la fin du processus, il peut s’agir de l’achat d’un produit par le client.
Après avoir fixé les limites du flux de travail, définissez les résultats attendus au terme du processus. Faites-en de même pour ses entrées, en listant toutes les ressources dont vous avez besoin pour conduire le flux d’activités de bout en bout. Ajoutez ensuite les activités clés du flux de production de façon séquentielle entre ses deux extrémités. Une analyse poussée des processus est nécessaire à ce niveau, pour garantir qu’aucune étape importante n’a été omise.
Il faudra ensuite ajouter les personnes intervenantes à chaque phase du flux et les éventuels décideurs associés. Dès que ce travail de fond est terminé, retranscrivez les informations retenues dans votre documentation des processus pour les conserver. Vous pourrez ensuite passer à leur dessin.
Pour faire la cartographie proprement dite, il est indispensable d’utiliser des symboles précis. Ceux-ci peuvent être standard, ce qui permet à tout le monde de comprendre plus rapidement le graphique. Ils doivent aussi figurer en dessous du graphique dans la légende. Ce sont des symboles comme les ellipses, rectangles, losanges, flèches, parallélogrammes…
Les ellipses sont utilisées pour représenter le début et la fin d’un processus. Concernant les rectangles, ils servent de représentation aux activités et opérations réalisées tout au long du flux. Les flèches quant à elles désignent le passage d’une activité à l’autre, ainsi que la direction du flux. Pour ce qui est des losanges, ce sont des représentations de points de décision avec deux flèches au moins qui partent généralement de ceux-ci. Concernant les parallélogrammes, ils font référence aux entrées et sorties du processus.
Vous pouvez aussi décider du type de cartographie à effectuer :
La dernière étape consiste à créer la cartographie en utilisant une solution appropriée.
Plusieurs outils peuvent être utilisés pour votre cartographie d’entreprise. Découvrez-en quelques-uns qu’il convient absolument d’essayer.
LucidChart un outil de création de diagrammes de processus collaboratif. Il est accessible depuis un navigateur web, ce qui vous permet de dessiner vos diagrammes et de les modifier depuis n’importe quel appareil (smartphone, tablette, pc…).
Il offre aussi des fonctionnalités de messagerie instantanée en ligne, qui vous permettent d’échanger en temps réel avec vos collaborateurs directement sur la plateforme. Vous pouvez aussi l’intégrer à d’autres outils professionnels comme Microsoft Office ou G Suite.
Vous pouvez utiliser GitMind pour vos besoins en création de cartographies d’entreprises. C’est une solution disponible en version gratuite, qui vous permet de travailler sur le diagramme de processus avec vos collaborateurs en temps réel.
Elle est accessible sur une très grande variété de systèmes d’exploitation : Windows, Android, Mac, iOS… Sa particularité est qu’elle vous offre une vaste quantité d’options de personnalisation des graphiques (couleur, police, forme…).
Google Drawing est une solution de création de cartographie d’entreprise très facile à prendre en main et gratuite. Elle est aussi accessible depuis le navigateur web, ce qui permet son utilisation sur divers types d’appareils. C’est même possible lorsque vous n’êtes pas connectés, si vous avez installé le navigateur chrome sur votre appareil de travail.
La particularité de Google Drawing est que votre travail est stocké gratuitement sur les serveurs de l’application, sans aucun délai d’expiration. Vous aurez alors la possibilité de laisser votre travail inachevé pour venir le terminer ultérieurement.
Cette question mérite une réponse détaillée. Examinons diverses formes de cartographie qui peuvent bénéficier à tout type d’entreprise.
Objectif : Comprendre les rôles et responsabilités au sein de l’organisation.
Avantages : Facilite le recrutement, la formation et la gestion des talents.
Application : Utilisée dans les stratégies de ressources humaines et le développement organisationnel.
Qui sont-elles ? Investisseurs, clients, fournisseurs, partenaires, etc.
Pourquoi est-ce important ? Comprendre leurs besoins et attentes aide à améliorer les relations et la rentabilité.
Application : Stratégie de marketing, gestion de la réputation, développement commercial
Objectif : Identifier les risques potentiels affectant l’entreprise.
Types de risques :
Application : Planification stratégique, gouvernance d’entreprise, et gestion de crise.
En quoi consiste-t-elle ? Cette cartographie révèle comment les différentes activités de l’entreprise contribuent à la création de valeur.
Avantages : Amélioration de la productivité et optimisation des coûts
Importance de la cartographie des processus : Identification et amélioration des flux de travail au sein de l’entreprise.
Application : Qualité de service, efficacité opérationnelle.
Outils :
Objectif : Comprendre comment les données sont collectées, stockées et utilisées.
Application : Conformité aux réglementations, sécurité des données, analyses.
Cette cartographie permet d’identifier les applications en usage au sein de l’entreprise et leurs interactions.
Applications :
But : Maintenir une base de données des contacts pertinents pour l’entreprise.
Application :
Idéale pour les startups, cette cartographie peut comprendre :
Découvrez ici quelques exemples de cartographies d’entreprises.
Le processus d’achat en ligne d’une entreprise peut être cartographié.
La représentation (cartographie des processus) peut commencer par le clic du client sur un produit de votre catalogue pour l’acheter et se terminer par la réception de l’article chez le client.
Entre les deux, plusieurs étapes seront mentionnées comme la réception du paiement, le traitement de la commande et la livraison du produit.
Ce graphique est un exemple de cartographie des risques d’un business, en fonction de leur gravité et probabilité d’apparition. Selon ces deux critères, une note et un coloris sont attribués au risque. Le vert et les notes inférieures ou égales à 3 sont attribués aux risques qui ont un faible impact sur l’activité de l’entreprise. Les risques aux impacts dévastateurs ont plutôt une note comprise entre 15 et 25, avec une couleur rouge.
Ce graphique est une cartographie du personnel d’une entreprise (organigramme). Elle décrit la hiérarchie au sein de l’entreprise, ainsi que les différentes relations qui existent entre les salariés.
Réaliser une cartographie des activités d’une business est un exercice méticuleux qui demande à la fois une vision d’ensemble et une attention aux détails. Le but est de créer une représentation visuelle qui permet de comprendre, analyser et optimiser les opérations en cours. Voici un guide étape par étape :
Un organigramme d’entreprise est un schéma visuel qui illustre la structure organisationnelle d’une société. Il présente les différents postes, départements et niveaux hiérarchiques, ainsi que les relations fonctionnelles et de reporting entre eux. Cet outil aide à clarifier les rôles et responsabilités, facilitant ainsi la communication et la prise de décision au sein de l’organisation.
BPM, ou « Business Process Management », est une approche de gestion axée sur l’optimisation et la standardisation des processus opérationnels d’une entreprise pour améliorer son efficacité.
ERP, ou « Enterprise Resource Planning », est un système logiciel intégré conçu pour automatiser et rationaliser diverses fonctions de gestion, telles que la finance, les ressources humaines et la chaîne d’approvisionnement, en une seule interface unifiée.
Tandis que le BPM se concentre sur le flux de travail et les processus, l’ERP sert d’infrastructure technologique pour exécuter ces processus de manière intégrée.
Pour minimiser les erreurs humaines dans les processus d’entreprise, il est essentiel de mettre en place une série de mesures préventives et correctives.
Parmi elles : la standardisation des procédures, la formation continue des employés, l’automatisation des tâches répétitives et à haut risque d’erreur, ainsi que l’instauration de mécanismes de contrôle qualité.
De plus, l’analyse régulière des performances et des incidents permet d’identifier les zones à risque et d’ajuster les processus en conséquence. Le tout vise à créer une culture organisationnelle axée sur l’excellence opérationnelle et la responsabilisation des employés.
Avant de se quitter…
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