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Mail de Relance : Meilleurs Conseils & Exemples pour Professionnels et Recruteurs

Vous vous demandez comment formuler un mail de relance efficace et professionnel ? Mettez fin à l’attente silencieuse avec nos conseils stratégiques et exemples ciblés pour professionnels et recruteurs. Améliorez vos taux de réponse dès aujourd’hui !

Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi vos mails restent sans réponse malgré leur pertinence ? Est-ce le timing, le contenu, ou simplement une boîte de réception encombrée qui les noie ? Dans le monde professionnel, une relance est souvent nécessaire, mais comment s’assurer qu’elle est efficace et bien perçue ? Que vous soyez professionnel cherchant à conclure une affaire ou recruteur en attente d’une réponse, cet article détaille les meilleures pratiques et fournit des exemples concrets pour optimiser vos mails de relance.
Actualité email
Envoi d’un e-mail

Qu’est-ce qu’un mail de relance et pourquoi est-il important d’en faire ?

La communication instantanée étant devenue la norme, il est facile de penser que chaque message envoyé est immédiatement lu et traité. Pourtant, l’environnement numérique actuel est saturé, et par conséquent, certains messages se perdent dans la masse.

C’est ici qu’intervient l’email de relance, un outil essentiel pour tous les professionnels, des marketeurs aux recruteurs, en passant par les commerciaux.

La définition du mail de relance

Un mail de relance est un e-mail envoyé après un premier message qui n’a pas obtenu de réponse, dans le but d’obtenir une action ou une réaction de la part du destinataire.

Il peut concerner une variété de sujets : une proposition commerciale, un rappel d’entretien, une sollicitation de feedback, et bien plus encore.

Les enjeux stratégiques du mailing de relance

La relance par e-mail ne se limite pas à une simple redite du premier message. Elle porte en elle plusieurs enjeux majeurs :

  • Visibilité : Dans une boîte de réception encombrée, votre premier e-mail peut facilement passer inaperçu. La relance offre une seconde chance d’attirer l’attention.
  • Engagement : Un mail de relance bien rédigé peut inciter le destinataire à passer à l’action, qu’il s’agisse de répondre à une demande, de finaliser un achat ou de prendre une décision.
  • Professionnalisme : Lorsqu’elle est effectuée correctement, une relance montre que vous êtes sérieux et investi dans votre proposition ou demande.

Raisons et utilité de relancer quelqu’un par e-mail

Tous les e-mails n’obtiennent pas de réponse lors du premier envoi. La relance peut augmenter considérablement le taux d’ouverture et, par conséquent, le taux de conversion

Les gens sont occupés. Même si votre e-mail initial a été vu, il peut avoir été oublié. La relance sert donc de rappel.

Enfin, si votre offre est pertinente pour le destinataire, mais qu’il ne l’a pas vue la première fois, la relance donne une nouvelle opportunité de capter son intérêt.

Comment formuler un mail de relance efficace ?

Objectif clair et précis

Dans un océan d’informations, la clarté est reine. Chaque mail de relance doit avoir unbut précis et donc répondre clairement à ces questions : 

Que voulez-vous que le destinataire fasse ? Répondez-vous à une demande ? Finalisez-vous une transaction ? Ou cherchez-vous des feedbacks ? 

Identifiez cet objectif dès le début et assurez-vous qu’il soit évident tout au long de votre e-mail.

Ton professionnel et courtois 

Le respect est la clé dans toute communication professionnelle. Le ton de votre e-mail doit être à la fois professionnel et cordial, évitant toute condescendance ou impatience.

N’oubliez pas que le destinataire est probablement tout aussi occupé que vous. Un ton courtois montre que vous reconnaissez et respectez son temps et ses responsabilités.

Contenu concis et pertinent

Les jours des longs courriels narratifs sont révolus. Dans le monde rapide d’aujourd’hui, le temps est précieux. Votre mail de relance devrait aller droit au but, offrant des informations utiles et pertinentes sans excédents.

Si le destinataire peut comprendre votre message en quelques secondes, vous avez maximisé vos chances d’obtenir une réponse. Pour cela :

  • Concision : Évitez les phrases longues et compliquées. Soyez direct.
  • Hiérarchisation : Utilisez des listes à puces ou numérotées pour mettre en évidence des points clés.
  • Mise en forme : Utilisez des intertitres, des gras et des italiques pour structurer votre contenu et guider le lecteur.

Une accroche impactante

L’en-tête est souvent la première et la seule chance que vous avez d’attirer l’attention. Une accroche percutante doit susciter la curiosité et inciter le destinataire à ouvrir votre e-mail parmi des dizaines d’autres. Elle devrait refléter l’essence de votre message tout en étant concise et pertinente.

Posez-vous la question : « Si je ne lisais que l’en-tête, voudrais-je en savoir plus ? »

Conseils pour écrire un message de relance efficace

Connaître le bon timing   

Le timing est un facteur essentiel. Envoyer votre mail trop tôt peut donner l’impression que vous êtes trop pressant, tandis qu’attendre trop longtemps pourrait signifier que vous avez été oublié. Trouver le juste milieu est donc essentiel.

Quand envoyer votre mail de relance après un premier contact ? 

Après un premier contact ou une réunion, il est recommandé d’attendre 48 à 72 heures avant d’envoyer une relance. Cela donne à votre destinataire le temps de traiter l’information ou de revoir les détails de votre proposition.

Combien de temps attendre entre deux relances ?

Si vous n’obtenez pas de réponse à votre première relance, attendez au moins une semaine avant d’envoyer une seconde. Cela montre que vous respectez l’emploi du temps du destinataire tout en réaffirmant votre intérêt.

Comment adapter votre message à votre destinataire ?

Comprendre et répondre aux besoins et aux préoccupations spécifiques de votre destinataire peut grandement augmenter l’efficacité de votre mail.

  1. Recherchez votre destinataire : Un peu de recherche sur LinkedIn ou sur le site Web de l’entreprise peut vous fournir des informations précieuses sur les besoins et les intérêts de votre destinataire.
  2. Personnalisez votre approche : Utilisez le nom du destinataire et référencez des points ou des préoccupations spécifiques discutés lors de votre première interaction.
  3. Répondez aux besoins :Si votre destinataire a exprimé des préoccupations ou des questions, assurez-vous d’y répondre dans votre mail de relance.

Suivre l’évolution 

Savoir si votre mail a été reçu et lu peut non seulement vous donner la tranquillité d’esprit, mais aussi vous donner des indices sur les étapes à suivre.

Comment savoir si votre mail a été lu ?

Il existe des outils et des extensions, comme Mailtrack ou Yesware, qui peuvent vous informer lorsque votre e-mail est ouvert. Cela vous donne une idée du niveau d’engagement de votre destinataire.

Quelles actions entreprendre après l’envoi ?

Si votre mail a été lu mais sans réponse après une semaine, envisagez d’envoyer une deuxième relance. Si après plusieurs tentatives, vous n’obtenez toujours pas de réponse, il pourrait être temps de reconsidérer votre approche ou de chercher d’autres opportunités.

Exemples de mails concrets pour relancer

Pour les professionnels  

Le monde professionnel repose sur une communication efficace, opportune et persuasive. Les emails de relance font partie intégrante de cette dynamique, garantissant que les affaires avancent sans heurt. Pour un maximum d’efficacité, l’approche de relance doit être ajustée en fonction du contexte.

Ci-dessous, voici des exemples adaptés à différentes situations professionnelles :

Comment relancer un client ?

Objet : Suite à notre dernière discussion – Informations supplémentaires à votre disposition

Bonjour [Nom du client],

J’espère que tout va bien. Suite à notre récente conversation au sujet de [sujet de discussion], je souhaitais m’assurer que vous disposiez de toutes les informations nécessaires pour avancer.

N’hésitez pas si vous avez des questions ou si vous souhaitez planifier une autre rencontre.

Cordialement,

[Votre nom]

Comment relancer un fournisseur ?

Objet : Besoin d’une mise à jour sur la commande #12345

Bonjour [Nom du fournisseur],

Nous sommes impatients de recevoir la commande #12345. Comme convenu, la date de livraison était prévue pour le mai 19, 2024. Pourriez-vous nous donner une mise à jour sur l’état de la commande, s’il vous plaît ?

Merci par avance.

Cordialement,

[Votre nom]

Comment relancer après une proposition commerciale ?

Objet : Proposition commerciale [Nom de la solution/proposition] – Vos réflexions ?

Bonjour [Nom du prospect],

J’espère que vous avez eu l’occasion d’examiner notre proposition concernant [Nom de la solution/proposition]. Avez-vous des questions ou des points à éclaircir ?

Je serais ravi(e) de discuter davantage ou de répondre à toute interrogation que vous pourriez avoir.

Au plaisir de vous lire.

Cordialement,

[Votre nom]

Comment relancer pour une facture impayée et/ou rappel de facture à payer ?

Objet : Rappel concernant la facture #56789

Bonjour [Nom du client/de l’entreprise],

Je voulais m’assurer que vous aviez bien reçu notre facture #56789 datée du mai 19, 2024. Selon nos dossiers, celle-ci reste impayée. Si vous l’avez déjà réglée, veuillez ignorer ce message. Dans le cas contraire, nous vous remercions de bien vouloir procéder au paiement dès que possible.

Merci de votre compréhension et coopération.

Cordialement,

[Votre nom]

Comment relancer pour un devis ? (prospection)   

Objet : Votre devis pour [Nom du service/produit] – Des interrogations ?

Bonjour [Nom du prospect],

Il y a quelques jours, nous vous avons envoyé un devis pour [Nom du service/produit]. Avez-vous eu l’opportunité d’y jeter un œil ? Je suis là pour répondre à toutes vos questions ou clarifications.

J’attends vos retours avec impatience.

Cordialement,

[Votre nom]

Pour les candidats (recrutement)

Pour les candidats cherchant à maximiser leurs chances dans le processus de recrutement, recontacter le après un entretien peuvent s’avérer déterminants. Il est essentiel de les rédiger avec tact, professionnalisme et pertinence.

Voici quelques exemples de comment relancer dans divers contextes de recrutement :

Comment relancer après le courrier d’une candidature sans réponse ?

Objet : Suite à ma candidature pour le poste de [Intitulé du poste]

Bonjour [Nom du recruteur],

J’ai postulé pour le poste de [Intitulé du poste] le mai 19, 2024. Je suis enthousiaste à l’idée de rejoindre [Nom de l’entreprise] et d’apporter ma contribution à [un aspect spécifique du job/mission de l’entreprise]. Pourriez-vous m’informer de la suite du processus de recrutement?

Je reste à votre disposition pour toute information complémentaire.

Cordialement,

[Votre nom]

Commenr relancer un employeur après un entretien ?

Objet : Retour suite à notre entretien du mai 19, 2024

Bonjour [Nom du recruteur],

Je tenais à vous remercier pour l’entretien du mai 19, 2024. J’ai été ravi(e) d’en apprendre davantage sur [Nom de l’entreprise] et sur le rôle de [Intitulé du poste]. Pouvez-vous m’indiquer quand je pourrais m’attendre à des nouvelles concernant les prochaines étapes?

Je vous remercie et reste à votre disposition.

Cordialement,

[Votre nom]

Comment relancer un recruteur qui n’a pas donné de nouvelles ?

Objet : Suite à ma candidature pour [Intitulé du poste]

Bonjour [Nom du recruteur],

J’espère que vous allez bien. Je me permets de revenir vers vous concernant ma candidature pour le poste de [Intitulé du poste]. Je suis toujours très intéressé(e) par cette opportunité et aimerais connaître l’état d’avancement du processus de recrutement.

Je vous remercie par avance pour votre retour.

Cordialement,

[Votre nom]

Comment relancer de candidature pour une alternance et/ou un stage ?

Objet : Candidature pour une alternance/stage en [domaine ou spécialité]

Bonjour [Nom du recruteur],

Je me permets de vous relancer concernant ma candidature pour une alternance/stage en [domaine ou spécialité] au sein de [Nom de l’entreprise]. Je suis persuadé(e) que cette expérience serait mutuellement bénéfique, et je suis impatient(e) de pouvoir apporter ma passion et mes compétences à votre équipe.

Auriez-vous des nouvelles concernant l’évolution de ma candidature?

Je vous remercie pour votre temps et votre considération.

Cordialement,

[Votre nom]

6 Erreurs courantes à éviter lors de la rédaction d’un mail de relance

1. Un objet flou ou non engageant

L’objet est la première chose que votre destinataire verra quand vous envoyer un mail. Un objet vague, hyperbolique ou ennuyeux peut entraîner l’ignorance de votre mail, peu importe son contenu. Donc :

  • Soignez l’objet, rendez-le pertinent et engageant.
  • Éviter le contenu spam ou putaclic comme « URGENT! » or « Ne rate pas de message! ».

2. Ignorer la personnalisation

Envoyer le même e-mail générique à tous vos contacts donne l’impression que vous n’accordez pas d’importance à l’individualité du destinataire. Pensez à :

  • Utilisez le nom du destinataire et, si possible, référencez des interactions antérieures.
  • Adaptez le contenu de l’e-mail aux besoins et intérêts spécifiques du destinataire.

3. Un contenu trop long et non structuré

Les e-mails longs, sans mise en forme claire, peuvent décourager les lecteurs avant même qu’ils ne parviennent à votre message principal. 

Gardez vos e-mails courts et précis puis pensez à utiliser des sous-titres, des listes et des espaces pour permettre au contenu d’être plus digeste.

4. Un ton condescendant ou agressif

L’agressivité ou la condescendance peut non seulement dissuader le destinataire de répondre, mais aussi nuire à votre réputation.

  • Maintenez toujours un ton professionnel et respectueux.
  • Relisez-vous pour s’assurer que le contenu ne peut pas être mal interprété.

5. Oublier un appel à l’action clair (CTA)

Si le destinataire ne sait pas quelles étapes vous souhaitez qu’il entreprenne, il est probable qu’il ne fasse rien du tout. Incluez un CTA clair, visible, simple et direct, qu’il s’agisse de répondre à l’e-mail, de cliquer sur un lien ou de prendre une autre action spécifique.

6. Négliger l’importance d’une signature professionnelle

Une signature de mail bien conçue renforce votre professionnalisme et fournit des informations supplémentaires, telles que d’autres moyens de contact. Grâce à des outils spécialisés, incluez une signature propre avec votre nom, titre, entreprise et autres coordonnées pertinentes. Pensez à ajouter des liens vers vos profils professionnels ou votre site web.

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Les outils et logiciels pour gérer et optimiser vos courriels de relance

Outils de suivi des courriels

Ces outils permettent de savoir quand un courriel a été ouvert, combien de fois, et si les liens qu’il contient ont été cliqués.

Yesware

Un outil populaire qui s’intègre à Gmail et Outlook pour fournir un suivi en temps réel des ouvertures de courriels.

Mailtrack 

Une extension pour Gmail qui offre des fonctionnalités de suivi simples et efficaces.

Plateformes d’automatisation des courriels

Ces plateformes permettent d’envoyer des séquences de courriels automatisées, idéales pour les relances.

HubSpot

Une plateforme tout-en-un qui offre des outils CRM, de marketing, de vente et de service client, incluant l’automatisation des courriels.

Mailchimp

Un service d’automatisation de courriels populaire avec de puissantes fonctionnalités de segmentation et d’analyse.

SendinBlue

Une plateforme d’automatisation marketing qui offre des fonctionnalités d’emailing avancées.

Outils de rédaction et de test

Ces outils aident à rédiger des courriels persuasifs et à tester leur efficacité.

Grammarly

Un outil de correction grammaticale et stylistique pour s’assurer que vos courriels sont bien rédigés.

SubjectLine

Testez l’efficacité de vos objets de courriels pour maximiser le taux d’ouverture.

Intégrations et extensions

Ces outils sont conçus pour se connecter et améliorer les plateformes de courriels existantes.

Zapier

Automatisez les workflows entre différents outils et plateformes.

Boomerang for Gmail

Programmez l’envoi de vos courriels et définissez des rappels pour les courriels sans réponse.

FAQ sur la rédaction des mails de relance

Comment traduire ses mails de relance pour un interlocuteur anglais ? 

Assurez-vous de bien comprendre le contexte du mail original afin que le message traduit conserve sa nuance et son intention. 

Bien que les outils de traduction en ligne puissent être utiles, ils peuvent manquer de précision. Vous aurez donc besoin d’un traducteur professionnel (ou bien d’un ami bilangue) quie pourra vour garantir une traduction exacte et adaptée au contexte professionnel ou du moins une vérification.

Les nuances culturelles peuvent affecter la manière dont un message est perçu. Un mail de relance en français peut sembler direct pour un anglophone. Pensez donc à adapter votre ton en conséquence.

Quelles formules de politesse intégrer dans un mail de relance ? 

  1. Formule classique :
    • « Cordialement, »
    • « Bien à vous, »
  2. Formule plus chaleureuse :
    • « Avec toute ma considération, »
    • « Avec mes meilleures salutations, »
  3. Dans un contexte plus formel :
    • « Je vous prie d’agréer, [Titre, Nom], l’expression de mes salutations distinguées. »
    • « Je reste à votre entière disposition pour toute information complémentaire. »
  4. Pour un contact régulier ou un ton plus informel :
    • « À bientôt, »
    • « Au plaisir de vous lire, »
  5. Dans le cas d’une relance spécifique :
    • « En attente de votre retour, »
    • « Espérant une réponse de votre part, »

Avant de se quitter…

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