Vendre des billets pour un concert associatif, un tournoi ou un festival pose toujours les mêmes questions : combien coûte la billetterie, qui encaisse l’argent, comment contrôler les entrées le jour J et que faire des données des acheteurs. Billetweb répond à ces questions avec un modèle simple à comprendre : aucun abonnement, une commission prélevée uniquement sur les billets payés en ligne, et un ensemble d’outils (billetterie, contrôle d’accès, CRM, cashless) proposés par le même éditeur parisien depuis 2014.
À qui s’adresse Billetweb
Billetweb est une billetterie en libre-service : vous créez votre compte, configurez votre événement et publiez votre boutique sans passer par un commercial. L’éditeur, la société Trustweb, revendique plus de 25 000 organisateurs et plus de 100 000 événements réalisés. Ses clients couvrent des profils très différents : associations, clubs sportifs, théâtres, salles de concert, parcs et musées, collectivités, organisateurs de lotos, de stages ou de séminaires.
Le point commun de ces organisateurs : des budgets serrés et un besoin d’autonomie. Le fondateur, ingénieur engagé dans le monde associatif, a conçu l’outil pour ses propres événements avant de le commercialiser. Cet héritage se voit dans le modèle économique, pensé pour qu’un événement gratuit ne coûte rien et qu’un petit événement payant ne supporte pas de frais fixes mensuels.
Un tarif à la commission, sans abonnement
Le principe tient en une ligne : 0,29 € plus 1 % du prix du billet, prélevés sur chaque billet payé en ligne par carte bancaire, frais bancaires compris. Pour un billet à 10 €, la commission s’élève à 0,39 €. La fiche tarifaire indique des tarifs TTC pour la France. L’accès à la plateforme, la mise en service et les remboursements sont gratuits, mais la commission d’un achat remboursé reste due.
Vous choisissez qui supporte ce coût. Lors de la création d’un tarif, deux champs coexistent : le prix de vente payé par l’acheteur et le montant perçu sur une vente en ligne. Vous pouvez donc répercuter la commission sur l’acheteur ou l’absorber. Les recettes vous sont reversées tous les 15 jours dès le début des ventes, ou après l’événement selon la politique de virement choisie.
Quelques moyens de paiement coûtent plus cher : PayPal est facturé 0,29 € plus 5 % par billet et Bancontact 0,29 € plus 2,5 %. Le paiement en plusieurs fois coûte 0,29 € par échéance plus 1 %. Le placement numéroté ajoute 0,10 € par billet payé en ligne.
Ce que contient la billetterie
L’éditeur inclut toutes les fonctions de billetterie dans la commission, sans module payant à activer. Les plus utiles au quotidien :
- Boutique et billets à vos couleurs : page de vente avec images, vidéo et plusieurs pages, billets et badges personnalisés, module à intégrer sur votre site par un simple code.
- Tarifs avancés : quotas, pass multi-représentations, abonnements de saison, codes promo, cartes cadeaux, tarifs masqués et offres sur plusieurs événements.
- Placement numéroté : un éditeur de plan de salle interactif que vous configurez vous-même.
- Formulaires et données : champs personnalisés par tarif, export Excel des inscrits, API et intégration Zapier.
- Comptabilité : TVA par tarif, reçus fiscaux générés automatiquement, factures pour les ventes hors ligne et connecteur SIBIL pour les déclarations trimestrielles des spectacles.
Pour le suivi marketing, les données des visiteurs peuvent remonter vers Google Analytics ou le pixel Facebook. Le CRM, gratuit jusqu’à 100 000 contacts, compile automatiquement les achats, les entrées et les dépenses cashless dans des fiches acheteurs. Vous segmentez ensuite votre public (acheteurs fidèles, habitants d’une zone, amateurs d’un type d’activité) et synchronisez ces segments avec Mailchimp, Brevo ou Campaign Monitor. Si vous cherchez un outil d’envoi français, notre sélection d’alternatives françaises à Mailchimp complète ce point.
Le jour J : contrôle d’accès, guichet et cashless
L’application Billetweb Scan, gratuite sur iOS et Android, lit les codes des billets avec l’appareil photo du téléphone, fonctionne hors connexion et accepte plusieurs appareils en parallèle. Des listes de contrôle permettent de gérer les zones, les pass, les entrées et sorties ou le retrait de produits. Pour un flux important, l’éditeur loue des terminaux Zebra et un guichet de vente avec tablette et imprimante thermique. Les billets restent valables imprimés, sur smartphone ou dans Apple Wallet, un usage que nous détaillons dans notre article sur les usages marketing du QR code.
Le cashless vise les festivals et les grands rassemblements : l’acheteur précharge un solde avec son billet, reçoit une carte ou un bracelet à l’entrée et paie ses consommations sans espèces. L’éditeur annonce une transaction de 1,2 seconde en moyenne et un système qui continue de fonctionner sans internet. Cette brique est vendue sur devis, avec des tarifs HT publiés pour les supports et les rechargements, et comprend terminaux, technicien d’astreinte et paramétrage.
Billetweb s’interface aussi avec Reelax Tickets et TicketSwap pour encadrer la revente : quand un billet change de main, un nouveau code est émis et le contrôle d’accès reste à jour.
Les limites à connaître avant de vous lancer
La gratuité des ventes hors ligne (billets gratuits, invitations, vente au guichet, import de ventes externes) s’applique dans une limite de 10 000 unités par an et par organisation, sauf si vos ventes en ligne dépassent 30 % du total. Le nombre d’événements est plafonné à 100 par an, sauf si votre commission moyenne par événement dépasse 5 €. Pour une activité récurrente, le mode séance évite de dupliquer un événement par date.
Côté support, l’équipe répond 7 jours sur 7 par message depuis le compte et par e-mail, mais la ligne téléphonique n’est ouverte qu’en journée, du lundi au vendredi. Enfin, la suppression complète du logo Billetweb dans l’espace acheteur relève d’une option payante de marque blanche.
Billetweb face aux autres billetteries
Weezevent, autre billetterie française, s’adresse elle aussi aux festivals et aux salles avec des services sur site. Eventbrite convient mieux aux organisateurs internationaux qui comptent sur la visibilité de sa place de marché pour attirer du public. Billetweb se distingue par un modèle sans abonnement très lisible, une configuration en autonomie et la possibilité d’ajouter cashless et CRM sans changer d’outil. Pour un webinaire ou une conférence en ligne, un logiciel de webinar dédié reste souvent plus adapté, même si Billetweb peut transmettre les inscrits à Zoom via Zapier.
Comment bien démarrer
Le test ne coûte rien : créez un compte, ajoutez un événement de test, rien n’est publié tant que vous n’activez pas la boutique. Vérifiez surtout trois points. D’abord, le moyen de paiement dominant de votre public, car PayPal coûte cinq fois plus en part variable que la carte. Ensuite, votre volume de billets gratuits et de ventes au guichet par rapport au seuil de 10 000. Enfin, vos besoins le jour J : une association se contentera de l’application gratuite, un festival devra budgéter terminaux et cashless. Pensez aussi à l’après-événement : les segments du CRM servent de base à une stratégie de fidélisation de votre public pour la saison suivante.