Quand une équipe travaille à distance, chez des clients ou sur des chantiers, savoir combien d’heures ont réellement été passées sur chaque projet devient vite un casse-tête. Hubstaff répond à ce besoin depuis 2012 : l’éditeur américain Netsoft Holdings, fondé par Dave Nevogt et Jared Brown, revendique plus de 140 000 utilisateurs et plus de 65 millions d’heures suivies. Son parti pris : partir du temps pointé pour alimenter tout le reste, des feuilles de temps à la facture client et au paiement des membres.
Quel problème Hubstaff règle, et pour qui
Un tableur de saisie des heures suffit tant que l’équipe tient dans un bureau et que personne ne facture au temps passé. Les difficultés arrivent avec les collaborateurs à distance, les freelances payés à l’heure et les clients qui demandent un justificatif détaillé. Il faut alors des heures fiables, rattachées à un projet, et une preuve que le temps facturé correspond à du travail effectif.
Hubstaff vise surtout trois profils : les agences et cabinets de conseil qui suivent des budgets clients, les sociétés d’externalisation (centres d’appels, assistants virtuels) qui doivent rendre des comptes à leurs donneurs d’ordre, et les entreprises de terrain dont les équipes se déplacent d’un site à l’autre. Pour comparer avec des outils plus légers, notre sélection des outils de time tracking passe en revue les principales alternatives.
Comment fonctionne le suivi au quotidien
La documentation officielle décrit une mise en route en trois temps :
- Chaque membre installe l’application adaptée à son poste : Windows, Mac ou Linux sur ordinateur, iOS ou Android sur mobile, ou l’extension Chrome pour un suivi depuis le navigateur.
- Il accepte les autorisations demandées par son système, ce qui lui montre ce que l’organisation a choisi de suivre.
- Il lance et arrête lui-même le minuteur, sur un projet et éventuellement une tâche. Les heures remontent ensuite dans les feuilles de temps du tableau de bord web.
Sur ordinateur, l’outil peut enregistrer les applications et sites utilisés, de une à trois captures d’écran par tranche de dix minutes et un taux d’activité calculé à partir des mouvements de souris et de la frappe. Hubstaff précise qu’il ne note pas le contenu tapé, ne lit pas les e-mails et n’accède pas à la webcam. Le membre est averti à chaque capture, peut la supprimer (avec le temps associé) et voit les mêmes données que son responsable. L’organisation peut aussi flouter captures, applications et URL.
Sur mobile, le suivi porte sur le temps, les projets et la position pendant le pointage. Avec le module Locations, des zones géographiques autour des sites de travail déclenchent l’arrivée et le départ, et une carte affiche l’équipe en direct. Sur les postes fournis par l’entreprise, l’application silencieuse permet un suivi automatique en arrière-plan.
Cas d’usage concrets selon votre profil
- Agence marketing ou web : fixer un budget par client, suivre l’écart entre heures consommées et heures vendues dans le rapport de budgets, puis générer la facture du mois à partir des heures validées.
- Société d’externalisation : fournir aux clients des rapports de temps et d’activité par agent, avec captures floutées si le contrat l’exige, et repérer les journées anormales grâce aux alertes d’Insights.
- Entreprise de services sur site : créer des zones autour de chaque chantier pour que le pointage démarre à l’arrivée, recevoir une alerte en cas de retard ou d’absence, puis exporter les heures vers la paie.
- Start-up avec freelances à l’international : appliquer un taux horaire par personne et régler les paiements depuis l’outil via PayPal, Wise, Payoneer ou Deel.
Côté gestion de projet, Hubstaff se branche sur Jira, Asana, ClickUp, Trello ou monday.com pour que le minuteur reprenne les tâches existantes, et propose son propre gestionnaire de tâches en kanban, Hubstaff Tasks. Si vous cherchez avant tout un outil de pilotage de projet, notre comparatif des logiciels de gestion de projet sera plus adapté.
Hubstaff face à Toggl Track, Clockify et Time Doctor
Toggl Track et Clockify misent sur un suivi déclaratif simple, pensé pour que chacun note son temps sans se sentir surveillé, avec une prise en main plus rapide. Hubstaff assume au contraire une logique de preuve de travail (captures, activité, URL) et va plus loin vers la paie, les paiements et le terrain avec le GPS.
Time Doctor est son concurrent le plus proche : même cible d’équipes à distance et d’externalisation, même mesure de l’activité. Hubstaff se démarque par l’étendue de son volet financier (factures clients, budgets, paiements d’équipe) et par ses fonctions de terrain, utiles si une partie de vos effectifs n’est jamais devant un ordinateur.
Les limites à connaître avant de vous lancer
- Le logiciel et son site ne sont proposés qu’en anglais, et l’application iOS ne liste que cette langue.
- La surveillance par captures et suivi des URL touche aux données personnelles des salariés. En France, prévenez les équipes en amont et réglez le niveau de suivi (floutage, fréquence) avec soin.
- Chaque siège est facturé, y compris pour les responsables qui ne pointent pas, sauf s’ils ont le rôle gratuit de lecteur de projet.
- Sur un abonnement mensuel, un membre ajouté en cours de cycle est facturé au tarif plein, et un membre retiré n’est pas remboursé.
- Les conditions d’utilisation relèvent du droit de l’État de l’Indiana, aux États-Unis.
Comment choisir votre plan
Starter convient à une petite équipe qui veut seulement des heures fiables et un aperçu de l’activité, à condition de rester sous les plafonds de captures et de ne pas avoir besoin d’intégration. Grow devient utile dès que vous suivez des budgets de projet ou que vous devez relier Hubstaff à un outil de tâches, mais une seule intégration est incluse.
Team est le plan à viser si vous payez des membres depuis l’outil, gérez des plannings et des congés ou voulez brancher plusieurs logiciels : c’est aussi le premier à donner accès au chat et à l’API. Enterprise se justifie pour l’authentification unique, la conformité HIPAA ou un parc de postes gérés avec l’application silencieuse. Profitez des 14 jours d’essai pour mesurer le volume réel de captures de votre équipe, et préférez le paiement annuel une fois le plan validé : il ramène Starter de 7 $ à 4,99 $ par siège et par mois.