Savoir combien d’heures part réellement dans chaque client, chaque projet ou chaque tâche : c’est le point de départ de Clockify. Lancé en 2017 par l’éditeur qui s’appelle aujourd’hui CAKE.com, l’outil a d’abord percé grâce à un plan gratuit très ouvert, puis s’est étoffé jusqu’à couvrir la facturation, les congés, le planning des équipes et la surveillance d’activité. Il fait désormais partie d’une suite avec Pumble (messagerie d’équipe) et Plaky (gestion de projet).
Quel problème Clockify règle, et pour qui
Sans outil dédié, le temps de travail se reconstitue de mémoire en fin de semaine, dans un tableur. Les heures facturables se perdent, les dépassements de budget se découvrent trop tard et la paie repose sur des déclarations approximatives. Clockify remplace ce bricolage par une saisie au fil de l’eau, rattachée à un client, un projet, une tâche et des tags, puis par des rapports qui transforment ces heures en montants facturables, en coûts et en marge.
Le logiciel s’adresse à trois publics distincts. Les indépendants qui veulent mesurer leur temps par client. Les agences et cabinets qui facturent au temps passé et doivent faire valider les feuilles de temps. Enfin les entreprises avec du personnel terrain ou posté, qui ont besoin d’une pointeuse, d’un suivi des présences et des heures supplémentaires. Si vous comparez encore plusieurs approches, notre sélection d’outils de time tracking pose les critères de choix.
Fonctionnement et prise en main
Tout s’organise dans un espace de travail. Vous y créez vos clients et vos projets, découpés en tâches, puis vous invitez les membres de l’équipe. L’interface web se règle en français dans les préférences du profil, au même titre que l’anglais, l’allemand, l’espagnol et le portugais. Les applications de bureau et mobiles, elles, suivent la langue du système de l’appareil.
Pour enregistrer le temps, quatre entrées coexistent :
- le minuteur, qu’on lance et qu’on arrête en travaillant, ou qu’on relance d’un clic sur une activité précédente ;
- la feuille de temps hebdomadaire, remplie case par case, avec des modèles pour recharger les mêmes lignes chaque semaine ;
- le calendrier, où l’on bloque des créneaux et où l’on importe les événements de Google Agenda ou d’Outlook ;
- le kiosque, une pointeuse installée sur une tablette ou un ordinateur partagé, où chacun pointe avec un code PIN ou un QR code.
Le suivi automatique de l’application de bureau ajoute une cinquième voie : il enregistre les logiciels, sites et documents ouverts sur une frise chronologique, que vous convertissez ensuite en saisies de temps. L’extension pour Chrome, Firefox et Edge place de son côté un bouton de chronomètre dans plus de 90 applications web, dont Asana, Trello, Todoist ou Jira. Les intégrations natives couvrent QuickBooks, Xero, Google Agenda, Outlook, Zapier et l’envoi de factures sur le réseau Peppol.
Cas d’usage par profil
Freelance ou consultant seul. Le plan gratuit suffit pour mesurer le temps par client, avec minuteur, feuille de temps, rappels et détection d’inactivité. La limite arrive au moment de facturer : les taux horaires, le format décimal et les exports CSV ou Excel passent au plan Basic, et les factures au plan Standard. Pour la facture elle-même, comparez avec un outil spécialisé de notre comparatif des logiciels de facturation électronique.
Agence ou cabinet de conseil. Le plan Standard réunit ce dont un studio a besoin pour facturer au temps passé : approbation des feuilles de temps, verrouillage des périodes validées, rôle de gestionnaire, taux par tâche, arrondis et factures récurrentes. Une équipe qui pilote déjà ses tâches dans Trello ou Asana garde son outil et lance le chrono depuis la carte, ce qui évite de changer d’habitudes, comme le montrent nos alternatives à Trello.
PME avec équipes terrain ou postées. Le kiosque, les pauses, les rapports de présence et d’heures supplémentaires visent le pointage. Le plan Pro ajoute le suivi GPS des lieux visités et des itinéraires, la photo prise au pointage, le planning des quarts et le suivi des dépenses depuis l’appli mobile.
Direction de projet. Avec le plan Pro, chaque projet affiche son budget, le montant consommé, les dépenses et le reste à faire, et le module de prévision projette la fin du projet. Le planning d’équipe montre la charge de chacun, jour par jour. Clockify se concentre toutefois sur le temps et l’argent : pour organiser les tâches elles-mêmes, CAKE.com renvoie vers Plaky, ou vers le logiciel de gestion de projet que vous utilisez déjà.
Clockify face à Toggl Track, Harvest et Hubstaff
| Outil | Point fort | Quand le préférer à Clockify |
|---|---|---|
| Toggl Track | Minuteur très épuré, orienté saisie rapide | Vous cherchez la saisie la plus légère possible, sans pointeuse ni paie |
| Harvest | Lien direct entre temps, devis et factures | La facturation client est le cœur du besoin et l’équipe reste petite |
| Hubstaff | Surveillance des employés et équipes terrain | Le contrôle de l’activité prime sur la facturation au temps passé |
L’atout de Clockify tient à l’étendue de son catalogue : suivi du temps, pointeuse, congés, planning, facturation et surveillance d’activité cohabitent dans un même abonnement, avec une hausse de prix progressive d’un plan à l’autre. En contrepartie, chaque module reste plus simple qu’un outil spécialisé, et les fonctions avancées ne s’activent qu’au plan Pro.
Limites à connaître
- Plan gratuit resserré en 2026. Il plafonne à 5 utilisateurs, limite les rapports à un mois, l’export au PDF et les projets à la visibilité publique. Des utilisateurs de longue date ont vu disparaître des fonctions qu’ils utilisaient.
- Surveillance d’activité encadrée. Les captures d’écran demandent l’agent de bureau, sont floutées par défaut et supprimées au bout de 60 jours. Leur usage reste soumis au droit du travail et au RGPD : informez vos salariés avant de l’activer.
- Région de données sans retour. Le choix de l’Allemagne, du Royaume-Uni, des États-Unis ou de l’Australie se fait sur les plans Pro et Enterprise. Un transfert verrouille l’espace de travail pendant l’opération, et revenir ensuite sur le serveur global est impossible. L’offre groupée CAKE.com n’inclut pas cette option.
- Pas de remboursement. L’éditeur n’en accorde qu’en cas d’erreur de facturation de sa part : passez par l’essai de 7 jours avant de payer.
Quel plan choisir
Restez sur le plan gratuit tant que vous êtes moins de cinq et que l’export PDF vous suffit. Passez au Basic dès que vous devez valoriser des heures (taux facturables, exports CSV ou Excel, pointage au kiosque). Le Standard est le bon palier pour une agence qui facture et fait valider les feuilles de temps. Le Pro se justifie si vous pilotez des budgets, un planning d’équipe ou des salariés sur le terrain, ou si l’hébergement des données en Europe est une exigence. L’Enterprise ne sert qu’à ajouter SSO, provisionnement SCIM et journal d’audit ; si votre équipe a aussi besoin d’une messagerie et d’un outil de projet, l’offre groupée CAKE.com coûte à peine plus par place. Pour organiser les créneaux de toute l’équipe, complétez avec l’un des logiciels de planification gratuits si le planning du plan Pro dépasse votre budget.