10 solutions de notes de frais pour automatiser votre gestion
1. N2F
N2F est un logiciel de gestion de notes de frais en ligne qui s’adresse aux entreprises et travailleurs indépendants.
Son interface conviviale (web et mobile) permet à l’utilisateur de numériser ou télécharger instantanément ses reçus, de remplir ses notes en deux clics et de les valider depuis l’app.
N2F intègre la création de règles de gestion personnalisées (plafonds de dépense, budgets par projet, circuits d’approbation) et s’adapte aux politiques internes.
L’outil se synchronise avec de nombreux systèmes comptables (QuickBooks, Xero, Sage…) pour exporter automatiquement les écritures comptables. N2F met aussi l’accent sur la sécurité des données (chiffrement, conformité RGPD).
Pour résumer : N2F est un outil complet de gestion des notes de frais qui aide entreprises et indépendants à automatiser et fiabiliser leur processus.
Les dépenses sont traçables en temps réel, les rapports sont détaillés, et le risque d’erreur financière est réduit.
2. Spendesk
Spendesk est une plateforme tout-en-un de gestion des dépenses.
Les employés peuvent créer des demandes de financement pour voyages, repas ou achats, et chaque transaction est automatiquement enregistrée.
Les managers reçoivent les demandes en temps réel et peuvent approuver ou rejeter en un clic. Spendesk centralise également les factures fournisseurs, les notes de frais et le contrôle budgétaire (with budgets, policy).
Grâce aux cartes connectées aux dépenses, l’entreprise visualise instantanément chaque transaction dans son interface.
Cette solution convient particulièrement aux PME et ETI qui veulent donner de l’autonomie aux équipes tout en gardant un suivi strict des budgets.
Pour résumer : Spendesk offre une solution sécurisée et modulable de gestion des dépenses.
Entre cartes prépayées, reporting temps réel et intégration comptable, elle simplifie les tâches administratives tout en gardant un contrôle fin des flux financiers
3. Expensya
Expensya, aujourd’hui intégré à Medius, est un autre logiciel de notes de frais qui mise sur l’intelligence artificielle.
Les collaborateurs peuvent scanner leurs reçus ou factures depuis leur smartphone : l’outil lit automatiquement le montant, la date, la TVA et la catégorie de dépense grâce à l’OCR.
Les utilisateurs complètent seulement les champs nécessaires (projet, client, etc.).
Expensya inclut des fonctionnalités de gestion budgétaire et de politique interne (plafonds, types de dépenses autorisées) et génère des rapports de dépenses personnalisés pour chaque collaborateur ou service.
Comme ses concurrents, Expensya s’intègre aux systèmes de comptabilité classiques (par exemple Sage, QuickBooks, Xero) pour synchroniser les données financières.
Pour résumer : Expensya est une solution complète qui permet d’accélérer la gestion des dépenses via la numérisation intelligente des justificatifs, sans sacrifier la visibilité ni la conformité.
4. Cleemy
Cleemy (Lucca) est un outil français de gestion des notes de frais.
Il permet aux employés de soumettre électroniquement leurs dépenses professionnelles via une application mobile ou le site web.
Il suffit de prendre en photo ses reçus et de les télécharger : le système de Cleemy lie automatiquement les images aux lignes de dépense correspondantes.
Les managers disposent d’un circuit de validation simplifié et peuvent approuver ou rejeter les demandes de remboursement en quelques clics.
Un tableau de bord dédié donne une vue d’ensemble des dépenses par équipe et par projet.
Cleemy gère aussi d’autres types de frais (avances, voyages d’affaires, formation, matériel, etc.), ce qui en fait un outil polyvalent pour gagner du temps.
Pour résumer : Cleemy est un logiciel facile à prendre en main, idéal pour automatiser la collecte des notes de frais.
Il permet de dématérialiser les justificatifs, d’accélérer la validation des remboursements et d’obtenir une vision claire des dépenses de l’entreprise.
5. Jenji
Jenji est une solution cloud de gestion des notes de frais.
Son fonctionnement : l’employé capture sa dépense (photo du reçu avec l’app mobile ou email), l’IA de Jenji extrait montant, date et catégorie (fini la saisie manuelle).
Il peut joindre tout justificatif supplémentaire (facture, reçu papier, etc.) avant de soumettre sa note.
Celle-ci est alors envoyée au manager désigné, qui peut approuver ou refuser immédiatement, tout en vérifiant la conformité avec la politique interne.
Le processus est rapide et transparent. Jenji fournit en outre des rapports détaillés pour le service financier, permettant de suivre les tendances de dépenses en temps réel.
Les données peuvent être exportées vers le logiciel comptable ou ERP existant pour une intégration complète.
Les tarifs sont attractifs : Jenji propose par exemple un plan Solo 100 % gratuit pour indépendants (illimité) ainsi qu’un plan Team à 5 € HT/utilisateur/mois.
Un plan Enterprise sur devis donne accès à toutes les fonctionnalités avancées.
Pour résumer : Jenji simplifie et fiabilise le workflow des notes de frais. L’automatisation accrue (OCR, approbation rapide) se traduit par des économies de temps et d’erreurs.
Le plan gratuit en fait même une solution intéressante pour les auto-entrepreneurs et petites structures.
6. Regate
Regate (Qonto) est une plateforme de pilotage financier lancée en 2019, destinée aux TPE/PME et aux cabinets comptables.
Plus qu’un simple outil de notes de frais, Regate centralise de nombreuses fonctions : facturation client, gestion des achats/fournisseurs, rapprochement bancaire, notes de frais, paiements et reporting financier, le tout en mode SaaS.
L’idée est de proposer un cockpit unique pour la gestion administrative.
L’interface très automatisée récupère et associe les justificatifs aux transactions, génère les écritures comptables automatiquement grâce à l’IA, puis « pousse » les journaux dans le logiciel de comptabilité.
Regate offre aussi une application mobile pour envoyer les pièces à tout moment.
L’ensemble est complété par un accompagnement dédié.
Seul bémol : la tarification se fait sur devis (les offres commencent autour de 4 € HT par dossier client, avec frais d’implémentation) et peut être élevée pour les très petites entreprises.
Pour résumer : Regate est une solution très complète pour la gestion financière (comptabilité, facturation, suivi de trésorerie et notes de frais).
Elle convient surtout aux PME/TPE et aux experts-comptables souhaitant automatiser leurs processus.
La richesse fonctionnelle justifie un investissement, mais la centralisation et l’accompagnement permettent de gagner en efficacité.
7. Soldo
Soldo est une solution britannique de gestion des dépenses d’entreprise.
Elle combine trois éléments : une carte de paiement prépayée, une application mobile et un tableau de bord en ligne.
L’administrateur crée facilement des budgets par équipe ou employé et émet des cartes virtuelles ou physiques pour les collaborateurs.
Chaque dépense effectuée avec la carte est automatiquement enregistrée et catégorisée dans la plateforme.
Le responsable suit en temps réel les transactions par employé et par catégorie, ajuste les plafonds de dépenses et génère des rapports financiers.
Du côté utilisateur, l’application mobile permet de prendre en photo les justificatifs et de demander un remboursement.
Soldo propose également des fonctionnalités de sécurité avancées (activation/désactivation instantanée de cartes, 3D Secure, etc.) pour protéger les fonds.
Pour résumer : Soldo est une solution tout-en-un de gestion des dépenses pros.
Elle accélère les achats sur le terrain grâce aux cartes, tout en offrant un contrôle budgétaire et une visibilité complète aux finances.
Trois formules sont disponibles : Pro (18 € HT/mois), Premium (30 € HT/mois) et Custom (sur devis). Un essai gratuit de 30 jours est proposé pour tester la solution.
8. Shine
Shine est principalement une néobanque française pour indépendants et PME, qui inclut des fonctionnalités de gestion des notes de frais.
Les utilisateurs saisissent leurs dépenses directement dans l’application Shine (mobile ou web) en entrant le montant, la date et le motif.
Les managers peuvent alors consulter les demandes, valider les remboursements et les virer aux employés depuis l’interface Shine.
En complément des notes de frais, Shine propose aussi la gestion des déplacements professionnels (vols, hôtels) et des cartes bancaires professionnelles, avec suivi des budgets associés.
L’outil se distingue par sa simplicité d’utilisation et ses processus en grande partie automatisés (calcul automatique de la TVA, envoi de rappels, etc.), ainsi que par ses garanties de sécurité (certifications ISO).
Du point de vue tarif, Shine propose plusieurs formules de compte pro (par exemple Basic à 7,90 €/mois, Pro à 29 € / mois, etc.).
Les formules incluent carte bancaire et conseils, mais aucun essai gratuit n’est spécifiquement dédié à la fonctionnalité note de frais.
Pour résumer : Shine est une solution bancaire intégrée qui permet de gérer simplement les notes de frais au sein d’un compte pro unique.
Bien que certaines fonctionnalités (notamment hors banque) soient payantes, son interface claire et ses outils automatiques font gagner du temps aux indépendants et petites structures.
9. Pleo
Pleo est une solution danoise de gestion des dépenses en entreprise, plébiscitée en Europe.
Elle fournit à chaque employé des cartes de paiement prépayées (virtuelles, physiques ou même temporaires) pour les achats professionnels.
Après chaque dépense, l’application mobile de Pleo envoie une notification pour inciter à prendre une photo du reçu.
Les dépenses sont automatiquement catégorisées et associées aux justificatifs grâce au traitement des reçus intégré.
Les cartes peuvent être activées/désactivées ou plafonnées en temps réel.
Les gestionnaires financiers bénéficient ainsi d’un suivi en direct de toutes les transactions.
Pleo propose également des intégrations natives avec les principaux logiciels comptables (QuickBooks, Sage, Xero, etc.) pour exporter d’un clic les notes de frais et les écritures.
Pour résumer : Pleo accélère la collecte des justificatifs et améliore la fiabilité des notes de frais.
Les processus automatisés garantissent que chaque dépense est correctement documentée et conforme.
Cette solution est adaptée aux PME et startup qui souhaitent un contrôle fort sur leurs dépenses tout en déléguant l’achat aux équipes métier.
10. Rydoo
Rydoo (anciennement Xpenditure/Abraham) est une solution belge très complète de gestion de dépenses.
C’est l’une des plus rapides du marché pour numériser un reçu : l’Easy Scan de Rydoo extrait en seulement 2–3 secondes le montant, la date, le taux de TVA, etc. d’une photo de reçu.
L’application mobile permet aux collaborateurs de soumettre leurs frais en quelques clics, et une validation immédiate est possible pour respecter les politiques internes.
Rydoo intègre aussi des fonctionnalités avancées comme le calcul automatique des indemnités journalières ou kilométriques (conformément aux taux officiels de 80 pays), et un Smart Audit par IA qui détecte et signale les dépenses non conformes.
La plateforme offre une vue en temps réel sur l’ensemble des dépenses et se connecte à plus de 35 systèmes (ERP, comptabilité, RH) pour une synchronisation complète.
Les tarifs sont clairs : Essentials à 8 € HT/utilisateur/mois, Pro à 10 € (billed annually), avec essai gratuit de 30 jours.
Pour résumer : Rydoo cible les entreprises en croissance et les multinationales : elle propose un processus 100 % automatisé, du scan à la comptabilisation, et un suivi rigoureux via l’IA.
Le gain de temps est important (on estime les notes de frais traitées 3 fois plus vite) et la conformité est assurée, même sur plusieurs entités et pays.
Comparatif des prix de ces 8 logiciels pour les notes de frais
| Produit | Forfait de base | Forfait Pro/Premium | Essai gratuit |
|---|---|---|---|
| N2F | À partir de 6,80 € /mois/utilisateur (plan Business) | À partir de 9,20 € /mois/utilisateur (plan Enterprise) | Oui (30 jours) |
| Spendesk | Sur demande (contact) | Sur demande (contact) | Oui (démonstration) |
| Expensya | 5 € /mois/utilisateur (Silver) | 8 € /mois/utilisateur (Gold) | Oui (30 jours) |
| Cleemy | 6,00 € /mois/utilisateur (prix dégressif) | 5,60 € /mois/utilisateur (à partir de 200 utlis.) | Non (sur demande) |
| Jenji | 0 € /mois/utilisateur (Plan Solo gratuit) | 5 € /mois/utilisateur (Plan Team) | Oui (version Solo gratuite) |
| Regate | Sur demande (tarifs personnalisés) | Sur demande (tarifs personnalisés) | Oui (démo) |
| Soldo | 18 € /mois (formule Pro) | 30 € /mois (formule Premium) | Oui (30 jours) |
| Shine | 7,90 € /mois (compte Basic) | 14,90 € /mois (Plus), 29 € /mois (Pro), 99 € /mois (Business) | Non |
| Pleo | 5 € /mois/utilisateur (Starter plan, annuel) | 18 € /mois/utilisateur (Essential plan, annuel) | Oui (mensuel/annuel) |
| Rydoo | 8 € /mois/utilisateur (Essentials, annuel) | 10 € /mois/utilisateur (Pro, annuel) | Oui (30 jours) |
Chaque logiciel a ses spécificités : choix des cartes (virtuelles vs physiques), degré d’automatisation, intégrations comptables, niveau de support, etc.
À vous de sélectionner celui qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise (taille, politique de dépenses, budget, localisation, etc.).
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Ces lectures vous aideront à compléter votre stratégie de gestion des notes de frais vers une digitalisation globale et performante.
Titulaire dans master en marketing international et management, je m’intéresse au marketing et au digital au sens large. Pour me contacter : [email protected]
