Les 8 Meilleurs Logiciels Pour la Gestion de vos Notes de Frais en 2024

Les 8 meilleurs logiciels pour les notes de frais en #Short

1. N2F
2. Spendesk
3. Expensya
4. Cleemy
5. Jenji
6. Regate
7. Soldo
8. Shine

Une note de frais, qu’est-ce que c’est ?

Une note de frais est un document utilisé pour rembourser les dépenses professionnelles engagées par un employé au nom de son entreprise.

Les notes de frais peuvent comprendre plusieurs types de frais :

• Des frais de déplacement (essence, péage..)
• Des frais de repas
• Des frais d’hébergement (hôtel)
• Des frais de matériel
• Tous les frais divers liés à des activités professionnelles…

La note de frais doit inclure une description détaillée de chaque dépense, le montant dépensé, la date et le lieu de la dépense, ainsi que la raison de la dépense. Ce document doit également être accompagné de pièces justificatives, comme des reçus ou des factures, pour prouver que les dépenses ont été effectivement engagées et que les employés ne soient pas tentés d’abuser de ce dispositif avec des dépenses personnelles.

Une fois que la note de frais a été approuvée par la direction de l’entreprise ou de l’organisation, l’employé peut être remboursé pour les dépenses engagées. Les politiques de remboursement varient d’une entreprise à l’autre, mais elles sont généralement basées sur des barèmes de remboursement ou sur des plafonds de dépenses autorisés.

Qui utilise les notes de frais ?

Les notes de frais sont principalement utilisées par les employés des entreprises : les salariés, les cadres, les dirigeants, les consultants, etc.

Les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs peuvent utiliser des notes de frais pour gérer les dépenses professionnelles de leurs employés. Les grandes entreprises peuvent avoir des politiques de remboursement strictes et des procédures de soumission de notes de frais complexes, alors que les petites entreprises ont souvent tendance à être plus souples et faire confiance à leurs employés pour gérer leurs propres dépenses professionnelles.

Les notes de frais sont également utilisées dans le secteur public, notamment par les fonctionnaires et les employés des administrations publiques qui sont amenés à engager des dépenses professionnelles pour le compte de leur organisme.

Les 8 meilleurs outils pour la gestion de vos notes de frais

1. N2F

N2F est un logiciel de gestion de notes de frais en ligne qui permet aux entreprises et aux travailleurs indépendants de gérer facilement leurs frais professionnels.

N2F offre une interface conviviale et intuitive, ainsi qu’une application mobile qui permet aux utilisateurs de télécharger rapidement et facilement des reçus, de suivre leurs dépenses et de générer des rapports de frais précis.

Avec N2F, les utilisateurs peuvent créer des règles de gestion personnalisées pour leurs notes de frais, ainsi que des catégories de dépenses personnalisées.

Le logiciel peut aussi être configuré pour s’adapter aux politiques de remboursement de l’entreprise, ce qui peut s’avérer être très pratique.

N2F prend en charge l’intégration avec d’autres outils de gestion financière tels que QuickBooks et Xero, ce qui permet aux utilisateurs de synchroniser automatiquement leurs données de frais avec leur comptabilité.

Et bien sûr, un point important, N2F propose des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger les données des utilisateurs et garantir la conformité aux réglementations en matière de protection des données.

Pour résumer : N2F est un outil de gestion de notes de frais complet et pratique qui aide les entreprises et les travailleurs indépendants à rationaliser leur processus de gestion de frais et à réduire les erreurs et les coûts associés à cette tâche.

2. Spendesk

Spendesk est un logiciel de gestion de dépenses conçu pour aider les entreprises à gérer efficacement leurs dépenses. Comment ?

Il permet aux entreprises de créer des cartes de paiement virtuelles ou physiques pour leurs employés, de suivre et de contrôler les dépenses en temps réel, de générer des rapports de dépenses détaillés et de simplifier les processus de comptabilité.

Avec Spendesk, les employés peuvent facilement demander des fonds pour des dépenses liées à leur travail, par exemple pour des voyages, des repas d’affaires, des achats de matériel ou des frais de formation. Les managers peuvent alors approuver ou rejeter les demandes de dépenses en temps réel via la plateforme Spendesk.

Le logiciel offre également une intégration avec les principaux logiciels de comptabilité, ce qui facilite la création et la mise à jour de rapports de dépenses détaillés.

Le petit + de Spendesk ? Sa fonctionnalité de budgétisation, permettant aux entreprises de définir des limites de dépenses pour chaque employé ou département.

Pour résumer : Spendesk offre une solution de gestion de dépenses efficace, pratique et sécurisée pour les entreprises de toutes tailles.

3. Expensya

Expensya est une autre solution pour la gestion de vos notes de frais. Il permet aux employés de scanner leurs reçus, factures et autres documents liés aux dépenses professionnelles en utilisant leur smartphone ou leur ordinateur.

Le logiciel utilise l’intelligence artificielle pour extraire automatiquement les informations clés des reçus (la date, le montant et la catégorie de dépenses). Les employés peuvent ensuite ajouter des informations supplémentaires, comme des détails sur le projet ou le client associé à la dépense.

Expensya offre également des fonctionnalités de gestion de budget et de politique de dépenses pour les entreprises, ainsi que des rapports de dépenses détaillés pour les employés et les gestionnaires.

Comme beaucoup de ses concurrents, cet outil peut être intégré à des systèmes de comptabilité existants (par exemple : Sage), pour une gestion plus complète et précise des finances de l’entreprise.

Pour résumer : Expensya est une solution complète de gestion des notes de frais qui permet aux entreprises de bénéficier des capacités de l’IA, tout en ne sacrifiant ni la visibilié, ni la transparence.

4. Cleemy

Cleemy est un logiciel de gestion des notes de frais et des dépenses professionnels pour les entreprises développé par la société Lucca, une entreprise française spécialisée dans les solutions de gestion des ressources humaines et des déplacements professionnels.

Cleemy permet aux employés de soumettre leurs notes de frais de manière électronique, en utilisant une application mobile ou un site web. Les employés peuvent facilement prendre en photo leurs reçus et les télécharger dans l’application, ce qui simplifie grandement le processus de soumission des notes de frais.

Le logiciel Cleemy propose également une fonction de validation automatique, qui permet aux managers de vérifier et d’approuver les notes de frais de manière simplifiée. Les managers peuvent aussi accéder à une interface conviviale pour visualiser les dépenses de leurs équipes, ainsi que des tableaux de bord pour suivre les dépenses globales de l’entreprise.

En plus de la gestion des notes de frais, Cleemy permet également de gérer d’autres types de dépenses professionnelles, comme les avances sur frais, les frais de déplacement, les frais de repas, les frais de formation, les frais de matériel, etc.

Pour résumer : Cleemy est un outil de gestion des dépenses professionnelles complet et facile à utiliser, qui permet aux entreprises de gagner du temps et d’entamer une démarche d’automatisation de ces frais.

5. Jenji

Jenji est un autre logiciel de gestion des notes de frais intéressant pour les entreprises, puisque, grâce à ses fonctionnalités, il permet aux employés de soumettre facilement leurs notes de frais et aux gestionnaires de les approuver et de les suivre en temps réel.

Voici comment fonctionne Jenji :

• Le processus commence par la capture de la note de frais par l’employé à l’aide de l’application mobile Jenji ou par email.
• Le logiciel extrait automatiquement les informations clés : le montant, la date et la catégorie de dépenses – ce qui élimine le besoin de saisie manuelle.
• L’employé peut ajouter des justificatifs comme des reçus ou des factures pour appuyer sa demande.
• Une fois que la note de frais est soumise, elle est envoyée à l’approbateur désigné qui peut l’approuver ou la rejeter en un seul clic, tout en garantissant la conformité aux politiques de l’entreprise et aux réglementations fiscales en vigueur.
• Les approbateurs peuvent également ajouter des commentaires ou demander des informations supplémentaires si nécessaire.

Le logiciel Jenji fournit des rapports détaillés pour les gestionnaires financiers, ce qui leur permet de suivre les dépenses en temps réel, de vérifier les tendances et de détecter les écarts par rapport aux budgets alloués. Les données peuvent être exportées vers les systèmes comptables ou financiers existants pour une comptabilisation automatique et une réconciliation simplifiée.

Pour résumer : Jenji permet aux entreprises de simplifier et d’optimiser leur processus de gestion des notes de frais, ce qui peut se traduire par des économies de temps, de coûts et de ressources.

6. Regate

Regate est un logiciel de gestion lancé en 2019, conçu pour aider les PME, les TPE et les experts-comptables à gérer leur pilotage financier.

Il offre un ensemble complet de fonctionnalités, notamment la gestion des factures clients et fournisseurs, des notes de frais, des budgets et des paiements, le tout regroupé en un seul outil.

Les créateurs de Regate, Laura Pallier et Alexis Renard, ont créé une solution globale qui centralise et simplifie la gestion financière grâce à un outil intuitif et hautement automatisé. Les fonctionnalités sont, entre autres, la facturation, les notes de frais, les paiements, les dépenses et le reporting.

Les avantages de Regate ? La richesse des fonctionnalités, un accompagnement illimité, une synchronisation automatique avec votre logiciel comptable, de nombreuses automatisations et une application mobile.

Attention à votre budget si vous souhaitez utiliser Regate, la tarification peut être un peu complexe, et les tarifs peuvent être considérés comme un peu élevés pour les TPE.

Pour résumer : Regate est une solution très intéressante pour la gestion des notes de frais, mais pas que ! Ce logiciel de gestion propose une multitude de fonctionnalités pour accompagner les PME et TPE dans leur gestion financière.

7. Soldo

Soldo est un logiciel de gestion des dépenses qui permet aux entreprises de gérer facilement et efficacement les transactions financières de leurs employés. Il s’agit d’une solution de gestion des dépenses tout-en-un qui combine trois éléments :

• Une carte de paiement prépayée
• Une application mobile
• Un tableau de bord en ligne

Le logiciel Soldo permet aux entreprises de contrôler les dépenses de leurs employés en fixant des budgets pour chaque département ou chaque employé.

Les employés peuvent ensuite utiliser la carte prépayée pour effectuer des achats en ligne ou en magasin, et les dépenses sont automatiquement enregistrées et catégorisées dans le système.

Le tableau de bord en ligne de Soldo permet aux entreprises de suivre en temps réel les dépenses de chaque employé, d’analyser les dépenses par catégorie, de générer des rapports et de surveiller les budgets.

L’application mobile, quant à elle, permet aux employés de suivre leurs dépenses, de prendre des photos de leurs reçus et de demander des remboursements.

Soldo offre également des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger les transactions financières de l’entreprise, notamment la possibilité de désactiver ou d’activer les cartes de paiement instantanément.

Pour résumer : Soldo est une solution tout-en-un de gestion des dépenses pour les entreprises, un moyen de gagner du temps tout en restant efficace.

8. Shine

Le logiciel de note de frais Shine est un outil en ligne conçu pour aider les entreprises à gérer les dépenses de leurs employés (comme tous, oui on vous l’accorde).

Il permet aux employés de saisir facilement leurs notes de frais via l’application mobile ou le site web de Shine. Les gestionnaires de l’entreprise peuvent ensuite approuver ou rejeter les notes de frais et effectuer des remboursements via le logiciel.

En plus de la saisie des notes de frais, Shine propose également des fonctionnalités de gestion des voyages d’affaires, de gestion des cartes de crédit professionnelles, et de gestion des budgets.

Le logiciel Shine est conçu pour être simple et facile à utiliser, avec une interface intuitive et des processus automatisés pour réduire les tâches administratives.

Parmi ses atouts, nous pouvons aussi citer la sécurité renforcée, pour protéger les données financières et sensibles de l’entreprise.

Shine propose plusieurs plans tarifaires en fonction des besoins de l’entreprise, allant d’un plan gratuit pour une utilisation de base à des plans payants pour des fonctionnalités avancées.

Pour résumer : Bien que parfois considéré comme un peu cher, Shine est un outil très performant et simple à prendre en main, qui permet la gestion simple des notes de frais.

Comparatif des prix de ces 8 logiciels pour les notes de frais

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Pauline Gaska

Titulaire dans master en marketing international et management, je m’intéresse au marketing et au digital au sens large. Pour me contacter : [email protected]