Qu’est-ce que la recherche d’entreprise (enterprise search) et en quoi est-ce utile ?

Tu utilises surement quotidiennement des moteurs de recherche web comme Google et Bing et les associent donc forcément au fait d’effectuer des recherches sur internet mais que connais-tu le principe de l’enterprise search ? Dans cet article, nous allons te présenter le concept d’entreprise search, les principaux enjeux associés pour les entreprises ainsi que quelques critères importants à prendre en compte lorsque l’on souhaite se doter d’une solution de recherche d’entreprise.

Le principe de l’enterprise search

Bien que la recherche web et d’entreprise soient largement comparables, elles fonctionnent de manières assez différentes et servent des objectifs distincts.

Quand les moteurs de recherche web recherchent des informations dans des bases de données ouvertes liées au Web, les logiciels d’enterprise search sont eux destinés aux employés d’entreprises généralement importantes qui disposent d’une multitude de sources de données internes et permettent ainsi à leurs collaborateurs de rechercher depuis un unique moteur de recherche interne, des données et fichiers se situant dans une multitude de bases de données et intranets.

Le terme « enterprise search » décrit ainsi le logiciel utilisé pour rechercher des informations au sein d’une entreprise. Cette technologie identifie et permet l’indexation, la recherche et l’affichage de contenu spécifique aux utilisateurs autorisés dans toute l’entreprise.

En quoi l’entreprise search est stratégique pour les entreprises ?

La recherche d’entreprise aide les collaborateurs d’une entreprise à trouver dans une base de données centralisée plus rapidement les informations dont ils ont besoin pour effectuer leur travail. L’enterprise search leur donne accès aux données extraites de l’intérieur de l’entreprise, ainsi qu’à des sources de données externes (telles que les systèmes de gestion de documents, les bases de données, …) au sein d’une source de données unifiée.

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Quand on sait qu’un salarié moyen passe en moyenne 30% de son temps de travail à rechercher des informations (source), disposer d’un moteur de recherche d’entreprise est un élément clé pour l’optimisation de sa productivité.

Quels sont les cas concrets d’utilisation de l’entreprise search dans une entreprise ?

Les moteurs de recherche d’entreprise peuvent s’avérer utile pour les employés dans de nombreux cas concrets :

  • L’accès aux informations dans un contexte de télétravail : avec l’essor du télétravail et des lieux de travail numériques, permettre aux équipes d’avoir un accès rapide aux informations qu’ils ont besoin, quel que soit leur lieu de travail est un enjeu de productivité majeur pour les entreprises.
  • L’enterprise search au service des services clients : pour qu’un servic client puisse être efficace et proactif, il doit disposer d’un accès rapide à l’intégralité des données concernant les clients de l’entreprise. Une source de données unifiée et un moteur de recherche unique est ainsi un allié clé pour ce type d’activité.
  • La recherche d’entreprise pour la gestion des connaissances : qu’il s’agisse de gérer au mieux un départ en retraite, une passation ou encore une prise de poste, disposer d’un accès rapide à l’intégralité des procédures et à la base de connaissance d’une entreprise est un plus indéniable pour faciliter le processus de gestion des connaissances d’une entreprise.
  • L’enterprise search pour la recherche de médias et documents : dans les grandes entreprises, il n’est pas rare de disposer de nombreux espaces de stockage partagés avec des niveaux d’accès différents. En unifiant l’intégralité des sources de médias et documents, un moteur de recherche d’entreprise simplifie l’accès aux documents pour tous les collaborateurs.
  • La recherche simplifiée dans les intranets d’entreprise : les intranets ne sont pas toujours dotés de moteurs de recherche, et encore moins, de moteurs de recherche efficaces. Un système d’enterprise search aide les utilisateurs de l’intranet à localiser les informations dont ils ont besoin à partir de disques partagés et de bases de données.

Quels sont les critères à prendre en compte avant de choisir un service d’entreprise search ?

De nombreux critères peuvent être analysés dans le cadre d’un appel d’offre ou plus simplement pour comparer les différents services d’enterprise search du marché mais trois critères importants se démarquent du reste : les connecteurs disponibles, la pertinence des résultats de recherche ainsi que la sécurité et confidentialité des données.

  • Les connecteurs : avant de choisir le logiciel d’enterprise search avec lequel travailler, il est important de répertorier toutes les sources de données actuelles et futures afin de s’assurer que le partenaire sélectionner sera en mesure de correctement toutes les indexer dans son moteur de recherche. Si des connecteurs existent déjà avec certaines sources de données, cela simplifiera le process de mise en place.
  • La pertinence des résultats de recherche : tous les logiciels d’enterprise search ne se valent pas quand il s’agit de la pertinence des résultats de recherche. En effet, les résultats de recherche doivent être adaptés au contexte de la recherche et faire remonter en priorité les informations les plus susceptibles d’être pertinentes pour l’utilisateur en fonction de sa recherche.
  • La sécurité et la confidentialité des données : la sécurité et la confidentialité des données sont d’une importance capitale dans le processus de recherche d’entreprise. La plate-forme de recherche d’entreprise doit être configurée pour se conformer aux politiques de sécurité de l’entreprise, au SOC2 (Service Organization Control) ou PCI DSS et aux réglementations telles que le RGPD (règlement général sur la protection des données personnelles). Des efforts doivent être faits pour assurer l’intégrité et la confidentialité des données. Le chiffrement des données doit être proposé par la solution et cette dernière doit également être en mesure de proposer différents niveaux d’autorisations d’accès aux informations en fonction de types d’utilisateurs.

Cet article a été rédigé dans le cadre d’un partenariat sponsorisé

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