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Recrutement et RGPD : une extension Chrome pour faciliter sa mise en conformité !

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Recrutement et RGPD : attention aux données sensibles !

Mis en application depuis le 25 mai 2018, le nouveau règlement général pour la protection des données personnelles vise à renforcer la protection de la vie privée : par exemple, en interdisant la collection et le traitement des données personnelles par les institutions, entreprises, ou autres organisations sans le consentement préalable du concerné. Tout le monde du travail est affecté par ce règlement, et le processus de recrutement des candidats par les entreprises n’est pas épargné.

Les entreprises et organisations doivent donc adapter la gestion de leurs systèmes d’informations pour se mettre en conformité. A cet effet, des solutions en ligne comme l’extension Chrome / Firefox Coheris RGPD Spot ont vu le jour pour faciliter les démarches de mise en conformité pour les TPE et PME.

Le respect du RGPD lors du processus de recrutement

Tout candidat à un emploi, ou une mission d’intérim par exemple, est amené à fournir certaines informations personnelles en vue de démontrer qu’il correspond au profil recherché. Toutefois, celles-ci doivent être strictement limitées aux seules données nécessaires pour le recrutement au poste souhaité.

Cependant, il arrive que des commentaires sur les candidats saisis à la suite d’un entretien contreviennent à la loi sur la protection de la vie privée.

En effet, ceux-ci ne doivent pas mentionner de détails sur l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, la santé ou l’orientation sexuelle du concerné, comme l’exige le règlement général pour la protection des données personnelles. D’où l’importance pour les recruteurs d’être vigilants sur les données collectées.

Coheris RGPD Spot, un outil simple pour l’identification des données personnelles sensibles

Comme mentionné en introduction, des solutions ont vu le jour pour aider les sociétés à respecter la vie privée des personnes. C’est dans cette tendance que l’entreprise Coheris a lancé son outil RGPD dénommé « Coheris RGPD Spot ». Il s’agit d’une extension pour navigateur, simple et facile à prendre en main, qui permet à l’utilisateur de détecter les données sensibles dans les commentaires qu’il saisit.

Quelques conseils pour rester en conformité avec la nouvelle réglementation sur les données personnelles

Les grands principes du RGPD portent sur le renforcement des droits des personnes, la transparence, la responsabilisation, etc. Pour rester en conformité avec ces principes lors du recrutement de leurs collaborateurs, les entreprises doivent informer les candidats sur la conservation et le traitement de leurs données personnelles, mais aussi, garantir la protection des informations stockées.

Par ailleurs, une procédure permettant au candidat de demander la modification ou la suppression des données doit être mise en place. De plus, ces données doivent être supprimées en l’absence de tout contact avec le concerné durant une période de 2 ans comme le recommande la CNIL. Le candidat pourra demander également la restitution de ses données de sorte à pouvoir les transmettre à un tiers, conformément au droit à la portabilité.

Article rédigé dans le cadre d’un partenariat avec Coheris

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