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Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion d’entreprise ?
Un logiciel de gestion d’entreprise, également appelé ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré), est une solution numérique qui permet d’optimiser et de structurer les divers processus au sein d’une entreprise. Il couvre un large éventail de domaines, allant de la gestion financière à la gestion des ressources humaines, en passant par la gestion des stocks ou la relation client.
Ces outils informatiques sont conçus pour aider les entreprises à gagner en efficacité, en productivité, et à faciliter la prise de décision stratégique. Ils peuvent être installés localement ou accessibles en ligne via un navigateur web, offrant ainsi une flexibilité d’accès. L’objectif principal d’un logiciel de gestion d’entreprise est de simplifier et d’automatiser les tâches chronophages, permettant ainsi un gain de temps considérable.
Comment bien choisir son logiciel de gestion commerciale ?
1- Lister ses besoins pour identifier le logiciel de gestion d’entreprise le plus adapté
Avant de commencer à rechercher les options envisageables, il est recommandé de connaître tous les besoins spécifiques de votre entreprise et de faire une liste des tâches incontournables que vous souhaitez que le logiciel puisse prendre en charge.
Plus votre liste est précise, mieux vous saurez quel logiciel de gestion sera adapté à ce que vous recherchez. Si le prix est bien sûr un facteur clé de choix, on vous recommande surtout d’avoir recours à un logiciel gestion entreprise qui offre des solutions évolutives pour votre entreprise dans le temps (car il n’est pas toujours évident de faire une migration d’ERP).
Les avantages à long terme et le retour sur investissement sont beaucoup plus importants si vous choisissez un programme de gestion adapté à vos besoins dès le début.
2- Choisir un logiciel qui s’adapte aux déplacements d’un entrepreneur
La mobilité devient un facteur clé dans tous les secteurs d’activités. Choisir un logiciel que vous pouvez emporter n’importe où, sur un smartphone comme sur un ordinateur est souvent intéressant.
L’avantage des logiciels de gestion accessibles en version cloud est qu’ils permettent aux employés et managers un accès sur les tablettes et les smartphones, tout en garantissant la sécurité des données.
3- Prendre des références pour faire le meilleur choix
Une fois que vous aurez fait une première sélection des logiciels de gestion d’entreprise qui peuvent répondre à vos besoins, la demande de références est toujours une étape importante dans le processus de prise de décision.
Demande à leurs clients ce qu’ils aiment dans le logiciel et ce qu’ils n’aiment pas.
Si un fournisseur ne peut pas vous donner au moins trois références de clients satisfaits, ce n’est probablement pas la meilleure option. De même, si vous faites partie d’une organisation ou d’une association d’entrepreneurs, vous pouvez également consulter vos homologues pour leur demander des recommandations.
4- Intégrer ses employés dans le choix de la solution
Il est essentiel que les employés qui travailleront avec le logiciel fassent partie de l’équipe qui sélectionnera le logiciel de gestion d’entreprise, de gestion commerciale ou de comptabilité avec lequel l’entreprise conclura un accord.
Ce sont les meilleurs placés pour identifier quelles sont les fonctionnalités dont elles ont réellement besoin dans leur travail du quotidien.
Le travail d’équipe, c’est la clé. C’est ce qui permettra de choisir le bon logiciel de gestion pour booster le développement de l’entreprise, voire son chiffre d’affaires.
En faisant le bon choix, tous les collaborateurs deviendront plus efficaces en profitant de l’avantage d’un logiciel de gestion de la relation, de gestion de stocks, de gestion commerciale ou d’un logiciel de facturation ou encore de gestion des documents professionnels.
5- Comparer les prix, mais pas que !
Dans le cadre du processus du choix de vos solutions cloud ou lourdes, s’intéresser au prix est important. Mais ne perdez pas de vue d’autres facteurs très importants tels que le support technique ou la capacité d’améliorer et de mettre à jour le logiciel et l’entreprise.
En fin de compte, sans ces facteurs clés, la mise en œuvre et l’utilisation de ces types d’outils ne seront probablement pas aussi efficaces et efficientes qu’elles pourraient l’être. Par conséquent, un mauvais choix pourrait entrainer des pertes financières sur le long terme.
En tant qu’entrepreneur, il te faut donc un logiciel fiable et évolutif dans le temps, suffisamment robuste et efficace tant dans la gestion commerciale, la gestion de la relation client que sur la gestion de la comptabilité de l’entreprise.
6- Exiger une démo du logiciel complète ou partielle pour tes collaborateurs
Enfin, pour faire le meilleur choix, il est fortement recommandé de demander une démonstration des outils présélectionnés auprès d’au moins un collaborateur de chaque service qui l’utiliseront au quotidien.
Ça ne veut pas dire que vous ne devez pas prendre en compte les besoins et l’utilisation du logiciel dans tous les départements de votre entreprise pendant l’essai de ces outils de gestion avec toutes leurs fonctionnalités possibles. Mais si vous vous concentrez trop sur la satisfaction de tous ces besoins et exigences, vous alourdirez et allongerez probablement le processus de choix et démonstration.
Vous pouvez aussi désigner un chef de projet dédié qui assistera aux démos sera ensuite chargé de demander l’avis de tous les services.
Tous ces conseils, s’ils sont bien respectés, devraient vous permettre de faire le choix de la meilleure option.
Quelles sont les principales fonctionnalités et services des logiciels de gestion d’entreprise ?
Les logiciels de gestion d’entreprise offrent une multitude de fonctionnalités clés pour optimiser l’administration de diverses sphères d’une entreprise :
Gestion financière : Cette fonctionnalité permet de suivre et gérer les opérations financières, telles que la comptabilité générale, le suivi des comptes clients et fournisseurs, la gestion de la trésorerie et le suivi des paiements.
Gestion des ressources humaines (SIRH) : Les logiciels de gestion peuvent être équipés de modules dédiés à la gestion des ressources humaines, facilitant ainsi le suivi des employés, la planification des plannings et la mise en place des entretiens annuels.
Gestion de la relation client (CRM) : Cette fonctionnalité permet d’améliorer la relation client et de gérer efficacement le cycle de vente.
Gestion des stocks et de la chaîne d’approvisionnement : Ces outils permettent de suivre les niveaux de stocks, de gérer les fournisseurs et d’optimiser la chaîne d’approvisionnement.
Automatisation des tâches : Les logiciels de gestion d’entreprise peuvent automatiser diverses tâches, allant de la gestion des journaux comptables à la mise à jour des stocks en temps réel.
Gestion de la formation : Certains logiciels offrent des fonctionnalités pour gérer les formations en ligne ou en présentiel, ce qui peut être particulièrement utile pour les entreprises qui investissent dans la formation continue de leurs employés.
Gestion des actifs d’entreprise : Il s’agit d’outils pour gérer le cycle de vie des actifs, la planification de la maintenance préventive et la gestion des garanties.
Quels sont les meilleurs outils informatiques de gestion d’entreprise ?
De nombreux outils de gestion d’entreprise se distinguent par leur performance et leurs fonctionnalités. Parmi eux,
Il est recommandé de tester plusieurs outils avant de faire son choix, afin de déterminer lequel répond le mieux aux besoins spécifiques de votre entreprise, que ce soit une PME ou une grande entreprise.
Quels sont les outils gratuits les plus utilisés dans la gestion d’entreprise ?
Il existe une variété d’outils de gestion d’entreprise gratuits largement adoptés par les entreprises. Ces outils offrent des fonctionnalités variées pour faciliter la gestion quotidienne de votre entreprise.
- Google Workspace : Initialement connu sous le nom de G-Suite, Google Workspace offre une suite d’outils de productivité permettant de communiquer, créer et collaborer en équipe. Il intègre des services comme Gmail, Docs, Drive, Calendar et Meet.
- Monday.com : C’est un outil de gestion de projet avec plus de 200 modèles utilisables, offrant un espace de travail complet et en ligne.
- Grisbi : C’est un logiciel de comptabilité gratuit adapté aux petites entreprises. Il propose des fonctionnalités comme la synchronisation de plusieurs comptes bancaires, la gestion des journaux comptables et le traitement des données comptables multi-devises.
D’autres options gratuites incluent des outils de suivi de tâches comme Trello ou Todoist, et des logiciels de création et de gestion de site internet comme WordPress.
Cet article a été rédigé dans le cadre d’un partenariat sponsorisé
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