Dans une clinique, un magasin ou un hôtel, le calcul des heures ne se résume pas à un total hebdomadaire : nuits, dimanches, astreintes, repos compensateurs et accords d’entreprise se croisent, et la moindre erreur se retrouve sur la fiche de paie. Octime s’est spécialisé sur ce terrain depuis la fin des années 1990, depuis son siège de Biron, dans les Pyrénées-Atlantiques. Cet article explique ce que fait réellement l’outil, comment il s’installe, à qui chaque offre s’adresse et ce qu’il faut vérifier avant de signer.
Quel problème Octime règle, et pour qui
Octime appartient à la famille des logiciels de gestion des temps et des activités, la GTA. Il ne remplace ni votre logiciel de paie ni votre SIRH : il se place entre les deux. Il reçoit les fiches salariés, contrats et compteurs depuis la paie, calcule chaque jour les heures réellement travaillées à partir des plannings et des pointages, puis renvoie en fin de période les éléments variables déjà calculés : heures supplémentaires, absences, congés, primes, astreintes.
Ce positionnement explique sa clientèle. Les secteurs mis en avant par l’éditeur sont la santé, le retail, l’hôtellerie, les collectivités et les services, soit des activités où les horaires changent d’une semaine à l’autre et où les règles conventionnelles pèsent lourd. Les références affichées vont de Ramsay Santé au Groupe Barrière en passant par Feu Vert, le Département du Nord ou le Plaza Athénée. Si votre besoin couvre plutôt l’ensemble de la fonction RH (recrutement, entretiens, formation), un SIRH plus large sera plus adapté : notre panorama des logiciels RH aide à faire le tri.
Côté éditeur, le groupe s’est structuré par rachats : Grupo SPEC en 2015 pour l’Espagne, le Portugal et l’Amérique latine, aTurnos en 2022 pour la planification sous contraintes, puis le français QOIA en 2026. Selon Octime, le groupe revendique 7 000 clients actifs et une présence dans 60 pays, la plupart des clients français relevant du logiciel OCTIME lui-même.
Comment fonctionne Octime au quotidien
Le logiciel s’articule autour de modules qui communiquent entre eux sans ressaisie. Le parcours type d’une période de paie ressemble à ceci :
- les données RH entrent depuis la paie ou le SIRH (salariés, contrats, services), selon un format et une fréquence que vous paramétrez ;
- le planning est construit à court ou long terme, en tenant compte des conventions collectives et des accords locaux ; le manager l’ajuste ensuite en temps réel ;
- les salariés pointent sur une badgeuse, sur leur ordinateur ou depuis l’application myOCTIME, et les compteurs se mettent à jour, avec des alertes en cas de dépassement des durées maximales ou de repos non respecté ;
- les demandes d’absence circulent en ligne jusqu’à la validation du manager ;
- en fin de période, les variables partent vers le logiciel de paie.
Le matériel de pointage est conçu par le groupe. La borne idSense, tactile, affiche aussi les soldes de congés et les plannings et conserve 50 000 pointages ; l’idRock, plus simple, en garde 15 000 et accepte un code en cas de badge oublié. Les deux se connectent en Ethernet, en Wi-Fi ou en PoE. Point réglementaire rappelé par l’éditeur : la CNIL n’autorise pas la biométrie pour contrôler le temps de travail, elle reste donc réservée au contrôle d’accès.
Pour la paie, la liste des logiciels interfacés est longue : Silae, Sage, Cegid, ADP, SAP, HR Access, Talentia, Cegedim, Sedit Marianne ou CPage pour le secteur public, ainsi que des prestataires comme Nibelis ou Grant Thornton. L’éditeur ne précise pas en revanche le mode d’échange (fichier ou connecteur). Notre sélection des logiciels de paie vous aidera si ce maillon est lui aussi à revoir.
Trois profils, trois façons de l’utiliser
Le cabinet d’expertise comptable et ses clients TPE. Pour les structures de 1 à 25 salariés, Octime ne vend pas en direct : l’offre Octime Service Expert est distribuée par les cabinets, qui pilotent la solution pour leurs clients et récupèrent les variables de paie déjà propres. Pour un commerce de quelques salariés, c’est donc à votre expert-comptable qu’il faut poser la question.
La PME de 25 à 200 salariés. OCTIME Expresso vise les entreprises sans équipe informatique : hébergement en SaaS sur des serveurs en France, aucune installation, mise en route annoncée en cinq jours en quatre étapes (configuration, paramétrage, tests, activation), avec un interlocuteur dédié. Le périmètre couvre les temps, les congés, les plannings et l’interface paie.
L’ETI ou le grand compte multi-sites. Le logiciel OCTIME, prévu de 200 à 50 000 salariés, laisse chaque établissement choisir ses modules et son niveau de paramétrage. Le projet suit une méthode en six étapes avec un dossier réglementaire adapté au code du travail. Pour les hôpitaux ou les réseaux de magasins, la brique Staffelio gère les remplacements et les renforts.
Octime face à Eurécia et Skello
Face à Eurécia, SIRH français pensé pour les PME et ETI, la différence tient au périmètre : Eurécia couvre congés, temps, frais, entretiens et recrutement, alors qu’Octime va plus loin sur le seul calcul des temps, les plannings réglementaires et le matériel de pointage. Si votre douleur principale vient des heures supplémentaires et des compteurs, Octime est plus spécialisé ; si vous cherchez à digitaliser toute l’administration RH, Eurécia est plus large.
Skello se concentre sur le planning des équipes. Octime se justifie davantage dès que plusieurs sites, des conventions collectives complexes, des badgeuses physiques ou des volumes de plusieurs milliers de salariés entrent en jeu. Pour élargir la comparaison, notre liste d’outils de planning recense d’autres options plus légères.
Les limites à connaître avant de vous lancer
- Un budget impossible à estimer seul : aucune grille tarifaire n’est publiée, le prix dépend des modules, de l’effectif et du matériel, et il faut passer par une démonstration.
- Une application mobile facturée à part : myOCTIME exige une licence OCTIME Mobile en plus de la licence logicielle, et sa note sur l’App Store reste basse.
- Pas d’API publique : la connexion aux SIRH tiers repose sur un catalogue de services web présenté en avant-vente, sans documentation ouverte.
- Un support aux heures de bureau : assistance par téléphone et portail du lundi au vendredi, avec des horaires plus courts le vendredi pour Expresso, et aucun canal e-mail ni chat annoncé.
Quelle offre choisir selon votre structure
Le choix se fait surtout par l’effectif. Sous 25 salariés, passez par votre cabinet comptable s’il est partenaire d’Octime Service Expert. Entre 25 et 200, OCTIME Expresso couvre l’essentiel et l’éditeur assure qu’un passage vers OCTIME se fait plus tard sans rupture dans les données. Au-delà de 200 salariés, ou dès que vous gérez plusieurs conventions collectives et sites, partez directement sur OCTIME.
Avant la démonstration, préparez trois éléments : la liste de vos accords et règles de calcul, le nom et la version de votre logiciel de paie, et le nombre de salariés qui pointeront depuis le mobile, puisque cette licence s’ajoute. Demandez aussi un devis séparé pour les badgeuses, qui sont des modules distincts.