Calendly : Prix, Avis, Fonctionnalités & Alternatives
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Vous souhaitez automatiser vos prises de rendez-vous avec un logiciel gratuit professionnel doté d’une version premium ? Calendly n’est autre que la référence du marché. Sa version gratuite très bien pensée en fait un très bon outil de prospection commerciale à utiliser pour gérer et organiser automatiquement ses rendez-vous commerciaux.
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Calendly est l'un des meilleurs logiciels de gestion de calendrier et prises de rendez-vous en ligne. Entièrement automatisable et synchronisé avec Google Calendar / Outlook, c'est un outil incontournable pour gagner du temps dans l'organisation de ses rendez-vous.- Des relances automatisées par mails et SMS
- Le blocage automatique des créneaux déjà pris
- La possibilité de collecter automatiquement des informations en amont du rendez-vous
- Le paiement intégré possible pour réserver un rendez-vous
- Un seul calendrier dans la version gratuite
À l’ère de l’automatisation, s’armer des bons outils est primordial. Toutes les tâches que nous effectuons au quotidien sont en proie à devenir simplifiées par des logiciels, ou applications. Grâce à Calendly, prendre ou gérer ses rendez-vous n’a jamais été aussi simple. Dans cet article, tu vas pouvoir découvrir en quoi ce logiciel a des chances d’être celui qu’il te faut si tu es à la recherche de ce genre de solution. Fonctionnalités, avantages, points faibles, utilisation, mise en place, nous allons aborder tous ces points, mais également les différentes alternatives qui s’offrent à toi.
Calendly : qu’est-ce que c’est ?
Concrètement, Calendly est un SaaS (« logiciel en tant que service ») de gestion et de prise de rendez-vous en ligne automatisée. Fondé en 2013, 100 millions de rendez-vous ou réunions sont créés tous les ans, pour plus de 50 000 entreprises. Il s’agit clairement d’un des leaders de ce segment à l’échelle mondiale.
Tout le monde trouve son compte dans Calendly. Que tu sois la personne qui prend contact, celui ou celle qui reçoit les rendez-vous, ou même quelqu’un qui gère une équipe de commerciale, les fonctionnalités sont adaptées à tes besoins.
Les 4 principales fonctionnalités de Calendly
Calendly est un service de planification très complet. Voici les fonctionnalités qu’il propose :
- Rendez-vous privés
- Réunions de groupe
- Répartition automatique des rendez-vous sur des collaborateurs
- Création de groupe (dans le cadre d’une formation par exemple)
Tu peux programmer tout cela pour du distanciel, mais aussi pour du présentiel. Calendly va te permettre d’intégrer tes propres agendas, et/ou de l’intégrer à d’autres plateformes, c’est très pratique. Pleins d’autres petites fonctionnalités s’offrent également à toi, comme l’envoi de notifications, la facturation, des statistiques, etc…
A qui s’adresse cet outil ?
Calendly est un logiciel plutôt orienté vers les petites et moyennes entreprises. Il convient parfaitement à une équipe au sein d’une PME ou bien à un service au sein d’une grande entreprise. Pour un entrepreneur qui souhaite prendre des rendez-vous avec ses clients ou prospects, c’est également un outil très puissant, pour un prix correct.
En résumé, Calendly est un outil de planification automatisée des rendez-vous à utiliser de manière individuelle ou au sein d’une petite / moyenne équipe. Il peut s’utiliser dans d’autres cas, comme un support client ou même du recrutement, mais on y reviendra plus tard.
Calendly, présenté en vidéo
Voici une vidéo présentation de Calendly qui va t’éclairer de manière plus visuelle sur cette plateforme.
4 cas concrets d’utilisation
En effet, tu peux utiliser cet outil dans de nombreuses situations.
Dans la vente par exemple, tu vas grandement faciliter la prise de rendez-vous de tes potentiels prospects. Si tu pilotes une équipe, tu peux même avoir des chiffres sur les nombres de prises de rendez-vous des commerciaux par exemple. Un outil aussi simple et intuitif que celui-ci peut même booster le nombre de prospects qui souhaitent te rencontrer.
Dans le cadre d’un processus de recrutement, Calendly va pouvoir t’aider à réduire les délais d’embauche et à faciliter les prises de rendez-vous.
Si tu souhaites offrir une expérience parfaite à tes clients, tu peux leur proposer de prendre un RDV avec le service client de ton entreprise. C’est un outil qui facilite la relation client, pour faire des points réguliers avec eux, de la formation ou du support.
Pour les professionnels de l’éducation, c’est un outil qui peut largement faciliter la relation avec les parents d’élèves et les étudiants, ou fluidifier la relation entre les différents membres du personnel scolaire.
Pourquoi choisir Calendly ? 4 raisons de l’utiliser
Gain de temps et d’efficacité
C’est clairement l’idée même d’un outil comme celui-là. Bien sûr, on a tous envie de gagner du temps. Tu peux désormais oublier tout le temps que tu perdais avec tes prospects, tes collègues, ton responsable, tes clients, tes collaborateurs, tes élèves. Calendly centralise tout. Tu indiques tes disponibilités, et il n’y a plus qu’à attendre les prises de rendez-vous. Encore mieux, tu couples Calendly avec un autre agenda en ligne, et tes disponibilités évolueront en conséquence de ton emploi du temps. Que tu sois débordé ou non, ce logiciel te permet de gagner un temps précieux. En termes de productivité, c’est vraiment le top. Tu peux réinvestir tout ce temps que tu perdais auparavant dans des missions plus « importantes » que des coups de fils intempestifs pour décaler des réunions ou des rendez-vous.
Expérience utilisateur
Comme on le disait, tout le monde s’y retrouve avec ce logiciel. Il propose une expérience super avantageuse par ses fonctionnalités et son principe fondamental : simplifier ta vie. En effet, Calendly est un logiciel très intuitif d’utilisation, même pour des personnes peu à l’aise avec le digital. En termes d’interface et d’expérience utilisateur, on est sur ce qui se fait de mieux dans le domaine, comme en témoigne le score obtenu sur le site g2.com : 9.4 / 10.
Simplification de la prise de contact
Il est évident que simplifier la planification de rendez-vous et de réunions facilite la vie et fait gagner du temps à tout le monde. Mais ce n’est pas le seul impact. Grâce à Calendly, tu peux facilement espérer une hausse des prises de contact de la part de tes prospects ou de tes candidats par exemple. Ceux-ci n’auront plus besoin de t’envoyer un mail, de t’appeler pour fixer une date, une heure. En soit, tu peux même faire progresser plusieurs services de ton entreprise, pas juste le côté commercial ou le recrutement. Par exemple, le logiciel se prête bien au service client. Potentiellement, c’est un outil qui peut te permettre de faire monter ton chiffre d’affaires de manière indirecte, puisqu’il permet d’optimiser les processus de travail, de vente, ou de tout ce que tu veux.
Possibilité de l’intégrer partout
Une autre super raison d’utiliser Calendly ? Il s’entend bien avec tout le monde. Concrètement, il peut être intégré à bon nombre d’applications, sites ou logiciels.
- Tout d’abord, il est possible d’utiliser l’outil et toutes ses fonctionnalités depuis iPhone et Android bien sûr, mais aussi via l’extension Chrome, Firefox ou Outlook.
- Il y a possibilité de lier tes applications de calendriers favorites, comme Google Calendar, Outlook, Office, iCloud ou Microsoft Exchange.
- Pour les visioconférences, pas de soucis à se faire non plus, Calendly peut créer et intégrer aux évènements le lien vers le call. Cette fonctionnalité marche avec Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, join.me et GoTo.
- Si tu as besoin d’étudier en détail les statistiques de tes prises de rendez-vous, ou de faire du retargeting, il y a moyen de le coupler avec ton compte Google Analytics ou Facebook Pixel.
- PayPal et Stripe peuvent être utilisés avec Calendly au cas où il y aurait des facturations à prévoir.
- Tu peux t’en servir avec tes outils marketing : Mailchimp, Autopilot, et bien d’autres.
- Avec des CRM : HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, etc…
- Tu as aussi la possibilité d’intégrer Calendly directement à ton site web ou d’avoir accès à son API pour l’intégrer à ton produit.
- En dehors de tout cela, il y a même moyen de l’avoir dans Trello, Google Sheets, Asana, Slack ou Airtable.
Impossible de citer toutes les intégrations possibles tellement Calendly est polyvalent. Retrouve toutes les intégrations de Calendly sur leur site. Tu trouveras difficilement un outil qui peut s’intégrer à autant d’autres. Cela élargit incontestablement son potentiel, et tu gagneras à coup sûr en flexibilité si tu te sers bien de cette facette.
Comment utiliser Calendly ?
Guide de démarrage : se lancer sur Calendly facilement
Avec toutes ces informations, l’outil a l’air génial, mais, dans les faits, comment ça marche ?
- Dans un premier temps, commence par créer un compte sur le site de Calendly.
- Une fois la création de compte validée par mail, et ton mot de passe créé, saisis l’URL de ton Calendly et renseigne ton fuseau horaire.
- Ensuite, étape importante, lier Calendly à ton agenda. Il peut s’agir de ton agenda Google, Office ou autre. C’est ce qui va permettre au logiciel de définir tes disponibilités. Si tu as déjà quelque chose de prévu sur ton agenda de 11h à 12h, les gens ne pourront pas réserver ce créneau par exemple.
- Tu dois ensuite définir tes horaires de disponibilités hebdomadaires (que tu pourras modifier selon les évènements après).
- Maintenant, tout est prêt pour créer ton premier évènement ! Clique sur « nouveau type d’évènement », puis définis le nom, le lieu (physique ou en ligne), la description, le lien et la couleur.
- Une fois tout cela créé, tu vas devoir définir la durée de l’évènement, ainsi que les périodes (dates et heures) sur lesquelles les gens pourront le réserver. Tu peux personnaliser les heures de disponibilités selon les jours de la semaine. Dans l’onglet « avancé », tu peux même choisir le nombre de rendez-vous maximum dans une journée, la fréquence de ceux-ci, jusqu’à combien de temps avant le rendez-vous les gens ont pour réserver, les tampons entre les rendez-vous, etc…
- Tu peux par la suite ajouter des options supplémentaires telles qu’une page de confirmation, des notifications de rappel, des paiements, ou des questions pour l’invité.
- Il ne te reste plus qu’à enregistrer et c’est bon ! Toutes les personnes qui auront accès au lien ou au calendrier pourront prendre rendez-vous comme tu le souhaites.
3 astuces pour exploiter au mieux la plateforme
Annuler un rendez-vous
Pour annuler un rendez-vous sur Calendly, tu dois d’abord le trouver dans ton tableau de bord. Clique sur « Détails », puis « Annuler l’évènement ». Si tu souhaites replanifier l’évènement, 2 solutions s’offrent à toi :
- Clique sur replanifier au lieu d’annuler, et choisis la date et l’heure voulues.
- Si tu ne connais pas les disponibilités de la personne avec qui le rendez-vous était prévu, annule l’évènement, et ajoute un lien pour prendre un nouveau rendez-vous dans le message d’annulation. La personne pourra ainsi choisir un nouveau créneau selon tes disponibilités et les siennes.
Notifications de rappel
Si tu as souscrit à la version Premium ou Pro de Calendly, tu vas pouvoir organiser l’envoi de SMS ou d’e-mails de rappel avant les rendez-vous que tu as programmé. Pour cela, rends-toi dans l’onglet « Notifications et politique d’annulation » lorsque tu paramètres ton évènement. Il te suffit ensuite de cliquer sur le bouton on / off pour activer les SMS et / ou les e-mails. Pour les modifier, tu peux cliquer sur « Personnaliser ». A cet endroit, tu pourras choisir le timing des notifications, mais aussi modifier le message. Bien sûr, comme tu l’imagines, tu ne vas pas rédiger un message différent pour chaque invité de l’évènement. Tu peux insérer des variables dynamiques à tes notifications, en cliquant sur la petite flèche, au-dessus de la zone de texte. Il existe des variables pour le nom des invités, le nom et la description de l’évènement, le lieu ou ton nom.
Fuseaux horaires
Si tu travailles à l’international, tu as peut-être déjà galéré ou fait une erreur en planifiant un rendez-vous avec quelqu’un qui n’est pas dans le même fuseau horaire que toi. Eh bien, avec Calendly, à n’arrivera plus ! L’outil s’adapte automatiquement au fuseau horaire de la personne qui prend le rendez-vous. C’est-à-dire que tes créneaux s’affichent selon la localisation de la personne qui les consulte. C’est top, non ?
Comment intégrer Calendly dans WordPress ?
Comme on le disait précédemment, l’une des forces de Calendly est qu’il est possible de l’intégrer dans énormément d’autres outils. Et bien sûr, l’intégration qui t’intéresse le plus est sûrement dans ton site WordPress, afin de permettre à tes clients et prospects de prendre connaissance de tes disponibilités et de prendre un rendez-vous. Le mot « intégration » te fait peut-être peur si tu détestes le code, mais il n’y a dans ce cas-ci rien de compliqué, pas d’inquiétude !
Il y a 2 possibilités qui s’offrent à toi :
- Intégrer un lien qui dirige vers ton Calendly.
- Intégrer une interface Calendly à ton site.
Pour la première solution, rien de plus simple. Il te suffit d’aller sur le calendrier sur lequel tu veux rediriger les utilisateurs, et cliquer sur « Copier le lien ». Une fois que c’est fait, tu n’as plus qu’à l’intégrer dans la page de ton choix, en sélectionnant un texte ou une image puis « Insérer un lien ». Tu colles le lien et c’est bon.
Ensuite, la seconde solution est à peine plus compliquée. Elle consiste à ajouter un code personnalisé à ton site pour y ajouter ton calendrier Calendly. Si tu ne l’intègres qu’à une seule page, rends-toi sur le calendrier Calendly souhaité, et clique sur « Ajouter au site web ». Cela va te permettre d’obtenir un code HTML, que tu vas devoir intégrer à la page que tu veux. Pour cela, rends-toi sur cette page dans WordPress, et ajoute un bloc, en choisissant « HTML personnalisé » dans l’onglet « Mise en forme ». Il ne te reste qu’à coller le code, vérifier si tout est bon en prévisualisant la page, et c’est bon. En revanche, si tu souhaites ajouter un widget Calendly à ton footer sur toutes les pages de ton site, c’est légèrement différent. Sur ton tableau de bord WordPress, dirige-toi vers l’onglet « Apparence », puis « Éditeur de thèmes ». Dans la liste des « fichiers du thème », trouve celui qui correspond au footer (si tu utilises le thème Divi, il s’agit de footer.php). Il ne te reste qu’à ajouter le code que t’a donné Calendly juste au-dessus de la balise « </body> ».
Si tu utilises un thème sur ton site WordPress, fais attention lors de l’intégration du calendrier, il peut y avoir quelques ajustements visuels à effectuer.
Calendly est-il gratuit ? Les tarifs du logiciel
La version gratuite de Calendly : l’offre « Basic »
Il existe bel et bien une offre gratuite proposée par Calendly, mais pour être honnête, elle reste relativement limitée. On ne peut connecter qu’un calendrier, il est impossible de créer des messages automatiques, ni même de faire de page d’équipe, ou de groupes. Tu ne pourras pas non plus intégrer les outils de facturation (Stripe, PayPal), Google Analytics, ou Mailchimp par exemple. De plus, tu n’auras qu’accès au support client « standard » par mail.
Néanmoins, si tu gères un petit business et que tu n’as besoin que d’un lien et d’un calendrier pour une prise de rendez-vous simple et efficace, c’est déjà suffisant, pas la peine de chercher plus haut. En revanche, impossible de travailler en équipe, et d’utiliser les fonctionnalités les plus poussées.
Offre « Premium »
Il s’agit là de l’offre payante la moins chère de Calendly. En paiement annuel, cela te reviendra à 8$ par utilisateur par mois, et à 10$ si tu choisis le paiement mensuel. Il sera possible avec l’offre « Premium » de connecter jusqu’à 2 calendriers par utilisateur, contre 1 en offre gratuite, et surtout, de travailler en équipe. En effet, tu pourras créer un groupe et un page d’équipe, à organiser selon ton souhait. Par exemple, tu peux mettre en place un « round robin », c’est-à-dire que les prises de rendez-vous seront dispatchées automatiquement à un membre de l’équipe disponible. Ensuite, il y a possibilité de personnaliser les emails de confirmation, d’enlever le logo Calendly pour y ajouter ton logo et tes couleurs, et d’avoir accès au support mail garanti sous 3 heures de délai. Et si tu as plus de 10 personnes dans ton équipe, le service client live chat en direct est disponible. Du côté de l’intégration, les seuls changements par rapport à la version gratuite sont l’ajout des Webhooks et de Zapier. Malheureusement, comme pour l’offre « Basic », il n’est possible de se connecter qu’avec des calendriers, les outils de visioconférence, Slack et Intercom.
Pour résumer, cette offre peut te convenir si tu es seul avec besoin d’un peu de fonctionnalités, ou bien si tu fais partie d’une petite équipe.
Offre « Pro »
Ensuite, on retrouve l’offre la plus populaire : l’offre « Pro ». Il faudra prévoir pour elle un budget de 12$ par mois et par utilisateur en cas de paiement annuel, contre 15$ pour un paiement mensuel. Il s’agit de leur offre générique la plus complète et la plus chère. Il y a donc, à juste titre, la possibilité de souscrire dans un premier temps à une version d’essai de 2 semaines. Tu as, bien sûr, accès à toutes les fonctionnalités de l’offre « Premium », additionnées à d’autres options. On retrouve parmi elle la programmation de communication automatique, la personnalisation de SMS de confirmation, plus de personnalisation des couleurs pour les pages de réservation, ou alors la possibilité de rediriger les utilisateurs sur une page spécifique après leur réservation. De plus, l’ensemble des options d’intégration sera débloqué et chaque utilisateur peut être connecté sur 6 calendriers. Au niveau du support client, le service est le même que pour l’offre précédente.
Ce forfait peut convenir à des équipes et entreprises de taille moyenne voire grande, avec des besoins de flexibilité.
Offre « Enterprise »
Enfin, Calendly nous propose une offre sur-mesure, pour convenir aux besoins des grandes entreprises. Toutes les fonctionnalités sont disponibles, selon les nécessités. Des services supplémentaires sont disponibles par rapport à l’offre « Pro ». Effectivement, ce forfait donne accès à une sécurité plus renforcée, et à la distribution de droits administrateurs lorsque tu crées des groupes. Au niveau du support, Calendly va être beaucoup plus disponible, avec un délai de réponse « accéléré » par mail, toujours le live chat s’il y a plus de 10 utilisateurs, et l’ajout d’une aide téléphonique, ainsi que de formations individualisées. C’est l’idéal, si tu es dans une entreprise qui a besoin d’une solution spécifique et personnalisée, avec un fort investissement du support.
Notre avis sur cet outil : avantages et inconvénients.
| Critère | Note | Commentaire |
| Note globale | 9/10 | Calendly est clairement un des meilleurs outils de planification de rendez-vous. Tu peux l’intégrer à tous tes autres outils, il est facile à utiliser, offre beaucoup de fonctionnalités, avec un prix convenable. En bref, c’est top ! |
| Facilité d’utilisation | 10/10 | L’outil est très simple à prendre en main et à intégrer sur son site. Même ceux qui ne sont pas à l’aise avec les outils digitaux s’y retrouveront, tant la plateforme est fluide et intuitive. |
| Support client | 7.5/10 | Le support n’est pas toujours au top selon des avis clients, et l’intégralité du site n’est pas traduit en français, ce qui peut mettre en difficulté les personnes qui ne sont pas à l’aise avec l’anglais. |
| Rapport qualité-prix | 9/10 | Le prix peut faire un peu peur, notamment pour les petits entrepreneurs et petites entreprises. En revanche, la version gratuite offre déjà beaucoup de possibilités. Quand on voit à quel point un planificateur comme celui-ci peut faciliter la vie, le prix peut se justifier. |
| Fonctionnalités | 9.5/10 | Les fonctionnalités sont très complètes comme tu as pu le découvrir tout au long de l’article. Mais, impossible de mettre 10, lorsqu’il y a un outil comme HubSpot Meetings, qui fait partie d’un CRM aussi complet et transversal qu’HubSpot. De plus, même si le nombre d’intégrations possibles est faramineux, il y aura toujours des personnes déçues parce qu’ils n’utilisent pas les outils en question. |
Les alternatives gratuites et payantes à Calendly
L’alternative gratuite : HubSpot Meetings
HubSpot Meetings est l’outil de prise de rendez-vous lié au CRM HubSpot. Cet outil de prise de rendez-vous en ligne est un concurrent très sérieux à Calendly. Tout d’abord, il peut être utilisé de manière gratuite. Et surtout, il a un potentiel énorme si tu utilises HubSpot en tant que CRM. Effectivement, cela te permet de lier tes rendez-vous à ta base de données client. Et c’est là que la différenciation se fait, Calendly est un outil de planification « uniquement ». Bien sûr, on a vu qu’il peut être intégré à nombreux autres outils, mais ça n’égale pas la symbiose entre HubSpot Meetings et le CRM HubSpot, qui permet de TOUT centraliser.
Les alternatives payantes
Doodle
Une des autres alternatives intéressantes à Calendly est Doodle. Une version gratuite est disponible également, mais le fonctionnement de Doodle diffère un peu des autres. En effet, cet outil propose au travers de son interface très simple des sortes de « sondages » pour déterminer les rendez-vous. C’est-à-dire que l’hôte propose plusieurs créneaux, et que chaque invité en sélectionne un ou plusieurs, afin de trouver le moment qui convient à tout le monde. Pour les grosses équipes, c’est un outil qui peut paraître plus adapté.
Simplybook.me
Simplybook.me est une alternative plutôt orientée sur les planifications de groupes en entreprise que sur les planifications individuelles. C’est un outil qui est plutôt dirigé vers les personnes qui proposent des services sur rendez-vous (médecins, coiffeurs, coach, etc…). Par exemple, Simplybook est conforme à la réglementation de sécurité HIPAA, qui définit l’ensemble des normes nationales de protection de données de santé personnelles. Il existe une version gratuite avec des fonctionnalités limitées et un maximum de 50 réservations par mois. Sinon, les forfaits sont entre 7 et 42€ par mois.
- Des relances automatisées par mails et SMS
- Le blocage automatique des créneaux déjà pris
- La possibilité de collecter automatiquement des informations en amont du rendez-vous
- Le paiement intégré possible pour réserver un rendez-vous
- Un seul calendrier dans la version gratuite
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