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2 cas concrets d’utilisation de l’OCR en entreprise

Pour de nombreuses entreprises, trouver un moyen de traiter efficacement ses documents financiers peut être un vrai challenge. Et l’objectif est très important : rester compétitif, rapide et procurer un service sûr.

Le temps nécessaire pour traiter manuellement les documents (factures, documents d’identité…) ainsi que les ressources humaines requises représentent des coûts non négligeables pour les entreprises. Coûts que toutes les entreprises ne peuvent pas forcément assumer.

Pour pallier ces inconvénients, une solution automatisant le traitement de ces documents est la solution à adopter. Tout au long de cet article, nous allons découvrir deux cas d’utilisation qui présentent comment la reconnaissance optique de caractères accompagne les entreprises.

La reconnaissance optique de caractères, l’OCR

L’OCR ou la reconnaissance optique de caractères est une technologie bien répandue. Elle détecte automatiquement les caractères inscrits sur un document, et ce, quels qu’ils soient : une facture, un reçu ou bien même un document d’identité.

Le document peut être manuscrit ou tapuscrit et généralement, soumis à l’OCR sous de multiples formes. En effet, un bon logiciel OCR doit vous permettre la soumission des documents via plusieurs types de canal : PDF ou scan de l’image par exemple.

Les bénéfices de l’intégration de l’OCR dans votre entreprise

Prenons les principaux avantages du traitement automatique des documents. Voici pourquoi automatiser le traitement des documents est une excellente initiative pour optimiser son entreprise.

  • Jusqu’à 3 fois plus rapide : Manuellement, le traitement manuel des documents consomme un temps non négligeable. En automatisant, vous pouvez vous attendre à un traitement jusqu’à 3 fois plus rapide. C’est un temps considérable qui est gagné et ainsi disponible pour effectuer d’autres tâches. L’extraction sur chaque document est effectuée en l’espace de quelques secondes (environ 2 à 5 secondes).
  • 90% plus fiable : Traiter manuellement les documents est forcément propice aux erreurs. Les tâches répétitives notamment l’extraction et le report de données donnent régulièrement lieu à l’enregistrement d’informations erronées. En revanche, utiliser un logiciel de capture automatique de données présente un résultat avec plus de 90% de précision. Utilisant des technologies telle que l’Intelligence Artificielle, le logiciel effectue une extraction fiable respectant un taux de précision toujours élevé.
  • → Conforme aux normes de la RGPD : Certains documents requièrent une grande prudence dans leur manipulation et leur confidentialité. Si vous traitez de documents d’identité tels que des passeports, ou bien des documents financiers comme des cartes bancaires, il est de votre devoir et responsabilité d’assurer leur protection tout au long de votre processus de traitement. Lorsque les documents sont traités manuellement, assurer la confidentialité et la sécurité des informations traitées alors que les documents peuvent passer de services en services est très complexe. Tandis qu’en automatisant, les données sont extraites et peuvent directement être masquées ou chiffrées.
  • → Jusqu’à 75% d’économie : Autre avantage primordial, le coût. Souscrire à une licence d’utilisation de l’OCR chez un fournisseur vous reviendra toujours moins cher qu’un traitement manuel. En moyenne, vous pouvez constater une baisse de coût d’environ 50 à 75%. Grâce à l’automatisation des tâches, vos employés peuvent maintenant être réemployés vers d’autres activités moins redondantes et plus axées vers la croissance de votre entreprise.

N’hésitez pas à demander un devis à votre fournisseur afin d’en savoir plus sur les licences possibles.

L’OCR en application : deux cas d’utilisation illustrés

Pour vous permettre de mieux comprendre comment l’OCR fonctionne et la façon dont elle peut s’adapter à votre entreprise, voici deux cas d’utilisation.

Prenons des exemples assez éloignés : le processus de connaissance client et l’utilisation de l’OCR dans un processus de traitement des factures.

1- Connaissance Client (KYC) : automatiser le processus de vérification d’identité client

know your customer OCR

Si vous êtes une entreprise procédant à l’enregistrement de vos clients à distance pour, par exemple, un site de jeu en ligne, il est dans votre obligation légale de procéder à une vérification appelée : KYC (Know Your Customer), pour Connaissance du Client. Il s’agit d’une vérification permettant de certifier et valider l’identité de votre client (âge, identité, adresse…).

Généralement, vous demandez à votre client de télécharger son document d’identité numérisé ou scanné sur votre site internet. Également, votre client est invité à remplir un formulaire en ligne.

Une fois le document d’identité reçu, toutes les informations nécessaires à la vérification de l’identité du client sont à extraire et comparer à celles inscrites sur le formulaire.

Automatiser votre processus KYC c’est :

  • Respecter les obligations légales de la RGPD : En effet, vous allez recevoir des documents d’identité, donc des données personnelles sensibles à traiter avec soin. Vous devez pouvoir assurer à vos clients potentiels une protection complète de leurs données. En utilisant un logiciel OCR vous permettant de scanner et d’extraire les données des documents d’identité, vous réduisez drastiquement le nombre de personnes ayant accès aux données. Vous avez également la possibilité d’anonymiser de différentes façons les données sensibles.
  • Gagner en précision et en efficacité : Automatiquement et avec un taux de précision toujours plus élevé, extrayez les informations des formulaires et des cartes d’identité. Évitez donc les erreurs de saisie, soyez sûr d’enregistrer les bonnes données.
  • Améliorer la satisfaction de vos clients : En vérifiant de façon rapide et presque en temps réel l’identité de vos clients, vous êtes en mesure de leur fournir une réponse rapide. Ainsi, ils n’ont plus besoin d’attendre un temps considérable votre retour.

2- La gestion automatisée de factures

fonctionnement klippa ocr

Prenons l’exemple suivant : vous êtes une entreprise recevant plusieurs centaines de factures mensuellement. Évidemment, elles sont à traiter. C’est-à-dire, à lire, en extraire les données utiles et les retranscrire dans votre livre de compte. Si votre activité ne traite qu’une petite dizaine de factures, vos équipes peuvent très bien s’en charger.

Mais si vous avez plusieurs centaines de factures à traiter mensuellement, dans ce cas, vos équipes sont très vite dépassées. Risque d’erreurs de saisie, impossibilité de détecter la fraude ou une facture soumise plusieurs fois. Les répercussions sur votre entreprise sont nombreuses et diffèrent en gravité.

Utiliser une solution OCR, numérisant et extrayant les informations des factures, c’est accélérer son processus mais également gagner en précision.

  • Une protection renforcée contre la fraude : le logiciel détecte automatiquement la fraude et les doublons. C’est-à-dire que si une facture est soumise deux fois le logiciel vous le notifie immédiatement, de même pour la fraude. Si la facture est altérée, le logiciel le détecte et la facture est refusée. Ainsi, vous avez la certitude que les factures que vous traitez sont authentiques et non manipulées.
  • Un processus simplifié : avec l’automatisation, gagnez en simplicité et en efficacité. Le logiciel libère vos espaces de travail mais également vous permet de mieux suivre le flux de traitement des factures. Grâce à ce processus automatisé bien plus efficace, vous êtes en mesure de traiter plus de factures et ce plus rapidement. Finis les retards de paiement et les mauvaises relations avec vos créanciers.
  • Classification, vérification, catégorisation : des informations extraites afin de faciliter le traitement ultérieur. Regroupez les données en fonction du champ extrait.

Ces deux cas d’utilisation ont permis de vous illustrer les bénéfices de l’usage de l’OCR. Peu importe le type de document avec lequel votre entreprise travaille, attendez-vous à un traitement plus rapide, conforme à la RGPD et moins cher. Si vous traitez des documents d’identité, des documents financiers, ou tout autre document, la bonne pratique est de passer à l’OCR. Chaque entreprise profitera d’avantages qui lui seront propres grâce à une utilisation de l’OCR personnalisée.

Si vous cherchez un fournisseur de logiciel OCR pour votre entreprise, visitez le site internet de www.klippa.com/fr/accueil/, un expert répondra à toutes vos questions.

Cet article a été rédigé par un partenaire invité dans le cadre d’un partenariat sponsorisé

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