Dans une entreprise de 500 personnes, chaque collaborateur envoie des dizaines d’e-mails par jour. Si chacun bricole sa signature dans Outlook, vous obtenez des logos pixelisés, des intitulés de poste périmés et des mentions légales oubliées. Letsignit traite ce problème depuis 2013 : l’éditeur marseillais centralise la création des signatures, les relie à l’annuaire de l’entreprise et les transforme en espace publicitaire pour vos campagnes. Il a depuis étendu sa console aux cartes de visite numériques et aux modèles PowerPoint.
Quel problème Letsignit règle, et pour qui
La signature mail est l’un des rares supports de marque que personne ne pilote vraiment. Le marketing veut une identité cohérente, la DSI ne veut pas installer un outil de plus sur chaque poste, les juristes veulent que les disclaimers soient à jour. Letsignit répond aux trois en séparant les rôles : le marketing compose les modèles et les campagnes, l’IT garde la main sur la synchronisation de l’annuaire, les accès et la sécurité.
L’outil vise clairement les organisations structurées : l’éditeur annonce des déploiements de 50 à 500 000 collaborateurs, une gestion multi-entités, multi-marques et multi-pays, et des clients dans la finance, la santé, l’industrie ou le luxe. Une TPE de cinq personnes peut l’utiliser, mais elle n’exploitera ni les règles d’attribution par filiale ni la gouvernance des rôles. Pour un besoin ponctuel, un générateur de signature mail gratuit suffit souvent.
Comment fonctionne la plateforme, de l’annuaire à la boîte d’envoi
La mise en place suit une logique en quatre temps, documentée dans le centre d’aide en français :
- Connecter le tenant Microsoft 365 ou Google Workspace, puis synchroniser l’annuaire (Entra ID, Google Directory, AD on-premise ou import CSV) pour récupérer automatiquement nom, poste, téléphone et service de chaque collaborateur.
- Créer les modèles de signature dans l’éditeur par glisser-déposer, ou importer votre propre code HTML, puis ajouter réseaux sociaux, bouton de prise de rendez-vous, lien « Switch to Teams » et mentions légales.
- Définir les règles d’attribution par groupe dynamique, département, filiale, pays ou langue, avec des variantes internes, externes, réponse et transfert, et choisir les champs que chaque collaborateur peut modifier.
- Déployer via l’Add-in Outlook, recommandé par l’éditeur car il couvre poste de travail, webmail et mobile sans action des utilisateurs, ou via Letsignit App, réservée aux postes de travail. Les deux méthodes peuvent cohabiter dans un parc hybride.
Une fois la base en place, les campagnes prennent le relais : une bannière cliquable sous la signature, programmée sur une période, ciblée sur une équipe et destinée aux destinataires externes ou uniquement aux collègues. Le tableau comparatif des offres mentionne aussi le test A/B de bannières, les sondages en un clic de type NPS, l’ajout de paramètres UTM pour Google Analytics, les bannières conçues dans Canva et une bibliothèque de plus de 100 modèles de campagnes. Les clics se suivent dans l’onglet Statistiques, filtrable par période, signature ou campagne.
Depuis la nouvelle navigation de la console, la vCard et le Brand center, qui regroupe logos, couleurs et typographies, disposent de leur propre entrée. La vCard génère un QR code par collaborateur, s’ajoute aux wallets Apple et Google et se met à jour avec l’annuaire, ce qui en fait une alternative directe à la carte de visite virtuelle gérée salarié par salarié.
Cas d’usage concrets selon votre profil
- Direction de la communication d’un groupe : imposer une charte unique à plusieurs filiales tout en laissant chacune afficher son adresse, ses mentions légales et ses réseaux sociaux.
- Équipe marketing : pousser un salon, un webinar ou une offre commerciale sous des milliers d’e-mails sortants, tester deux visuels et mesurer les clics sans toucher au budget média. Les indicateurs à suivre restent proches des KPI d’une campagne emailing.
- Ressources humaines et communication interne : afficher une bannière réservée aux collaborateurs pour annoncer une nouvelle plateforme RH ou un événement, en complément des newsletters internes.
- DSI : supprimer les signatures saisies à la main, garder une trace des actions dans la console et automatiser l’arrivée ou le départ d’un collaborateur grâce au provisionnement SCIM depuis Entra ID.
- Équipes commerciales sous Microsoft 365 : récupérer dans PowerPoint les modèles, slides et icônes validés par la marque via l’add-in Slides, plutôt que de recopier d’anciennes présentations.
Letsignit face à Exclaimer, CodeTwo et WiseStamp
Exclaimer et CodeTwo occupent le même créneau que Letsignit : signatures centralisées pour Microsoft 365, bannières et règles d’attribution. Letsignit se distingue par trois choix documentés : un éditeur français avec support et documentation en français, des données hébergées dans l’Union européenne sur Azure avec une double certification ISO 27001 et 27018, et une console qui déborde de la signature vers la vCard et les présentations PowerPoint.
WiseStamp joue sur un autre terrain : il s’adresse d’abord aux indépendants et aux petites équipes qui créent une signature soignée sans annuaire à synchroniser. Si vous n’avez ni filiales, ni règles d’attribution, ni exigence de la DSI sur l’hébergement, la profondeur de Letsignit sera largement sous-exploitée.
Les limites à connaître avant de signer
- L’engagement est annuel : la page des offres précise que tous les plans reposent sur un abonnement à l’année, même si les ajouts d’utilisateurs en cours de route sont facturés au prorata.
- La page tarifs n’indique pas si les prix sont hors taxes ou toutes taxes comprises, ni la durée de l’essai gratuit : faites-les préciser avant de comparer.
- Plusieurs briques techniques sont réservées à l’offre Enterprise : SSO SAML, synchronisation multi-annuaires par API ou SCIM avancé, déploiement on-premise et support premium international.
- Le module Slides fonctionne uniquement dans PowerPoint (Windows, Mac et en ligne) : les équipes sous Google Slides ou Keynote n’en profitent pas.
- Dans le tableau comparatif, le tableau de bord statistique, les vues filtrées et l’export sont encore marqués « À venir » pour l’offre Slides : la mesure d’usage des présentations reste donc limitée.
Comment choisir votre offre
Les trois premières offres sont affichées par utilisateur et par mois, sur la base d’un abonnement annuel. Le choix dépend surtout des supports à couvrir :
- Signatures mail & vCards couvre l’essentiel pour la plupart des entreprises : signatures, campagnes, A/B testing, sondages, vCards et statistiques. C’est aussi la seule offre accessible en essai gratuit depuis le site.
- Slides s’adresse aux organisations qui veulent seulement verrouiller leurs présentations PowerPoint, sans toucher aux signatures.
- Platform réunit les deux, avec gouvernance multi-entités : pertinent dès que marketing et communication veulent piloter tous les supports portés par les collaborateurs depuis une seule console.
- Enterprise s’ajoute à l’une des trois offres pour les environnements complexes : plusieurs annuaires, contraintes on-premise, SSO SAML ou besoin d’une équipe projet dédiée.
Avant de lancer l’essai, vérifiez votre environnement de messagerie (Exchange Online, Exchange on-premise ou Google Workspace), le nombre de boîtes partagées ou déléguées et les entités à distinguer : ce sont ces paramètres qui orientent le mode de déploiement et l’offre. Pour la partie présentations, notre article sur l’intérêt de bien préparer un PowerPoint rappelle pourquoi des modèles imposés font gagner du temps aux équipes commerciales.