Vendre des billets n’est que la première étape d’un événement. Il faut ensuite faire entrer le public sans file d’attente, encaisser sur place, suivre la jauge, puis retrouver les participants l’année suivante pour la prochaine édition. Yurplan réunit ces étapes dans une même plateforme française, pensée d’abord pour les organisateurs qui gèrent leur billetterie eux-mêmes.
Quel problème Yurplan règle, et pour qui
La société est installée à Lyon et accompagne des organisateurs depuis 2011. Selon Yurplan, la plateforme a émis 26 millions de billets pour 180 000 événements. Son cœur de cible va de l’association qui lance sa première soirée au salon grand public qui reçoit des dizaines de milliers de visiteurs, en passant par les festivals, les concerts, les conférences, les événements étudiants et les compétitions sportives.
Le problème traité est la dispersion des outils. Sans plateforme unique, un organisateur jongle souvent entre un module de vente, un tableur de participants, une appli de scan, un logiciel de caisse et un outil d’emailing. Yurplan regroupe ces briques et ajoute un volet marketing : les réponses aux formulaires d’achat alimentent automatiquement des fiches contacts, réutilisables pour les campagnes de l’édition suivante.
Fonctionnement et prise en main
Le compte organisateur se crée gratuitement et la billetterie peut être mise en ligne dans la foulée. Le centre d’aide organise la documentation selon le cycle de vie d’un événement, ce qui donne une bonne idée du parcours :
- Création : date, lieu, informations pratiques, puis tarifs avec prix, quota, période de vente et formulaire associé. Un tarif peut se débloquer à l’épuisement d’un autre, ce qui gère les vagues early bird sans intervention.
- Personnalisation : page événement, page billetterie, visuel des billets et e-mail de confirmation, avec police, thème clair ou sombre et couleurs.
- Diffusion : liens et QR codes trackés par canal, codes promo, widget à intégrer sur un site existant, et connexion à Google Analytics 4, Google Tag Manager ou au pixel Meta.
- Réception : application Yurplan Scan sur iOS et Android, listes de contrôle par zone et par créneau, mode sortie pour connaître le nombre de personnes présentes, et logiciel de guichet synchronisé avec les ventes en ligne.
- Après l’événement : facture générée sous 48 heures, recettes reversées automatiquement, statistiques exportables et relance des participants.
Deux détails pratiques comptent pour les grosses jauges : l’application de scan fonctionne hors ligne, et Yurplan conseille de louer des douchettes de scan dès 700 participants. L’équipe peut aussi intervenir sur le terrain, avec un chargé de projet ou des techniciens, en prestation séparée.
Cas d’usage concrets par profil
Association ou collectif. L’offre Standard suffit pour une soirée, un gala ou une compétition : billets gratuits sans frais, commission uniquement sur les billets payants, paiements hors ligne (chèque, espèces, virement) suivis depuis l’espace. Le pass Culture se connecte pour toucher le jeune public, et les commandes passées sur son site créent automatiquement un billet Yurplan.
Festival ou club. Les packs multi-jours, les tarifs déblocables et la file d’attente servent les ouvertures de vente chargées. La revente entre participants passe par TicketSwap ou Reelax Tickets, ce qui limite le marché noir, et l’assurance annulation Neat peut être proposée à l’achat. Les liens trackés permettent de savoir si Instagram, la newsletter ou une affiche avec QR code a réellement vendu.
Salon, foire ou congrès. L’offre Advanced ajoute un espace par partenaire : chaque exposant, sponsor ou intervenant reçoit un quota d’invitations et de badges qu’il distribue lui-même. Le programme d’événement gère sessions et ateliers, avec un contrôle d’accès par activité, et une application dédiée permet aux exposants de scanner les badges des visiteurs sur leur stand.
Événement récurrent. C’est là que la licence Boost prend son sens. Le CRM regroupe et dédoublonne les participants de toutes les éditions, les groupes dynamiques se mettent à jour seuls, et la comparaison de statistiques superpose deux éditions pour voir si les ventes sont en avance ou en retard. Pour des besoins de gestion de la relation client plus larges, un CRM français généraliste reste plus adapté.
Yurplan face à Weezevent, Billetweb et HelloAsso
Weezevent est l’acteur français le plus proche, bien installé sur les festivals et les grands événements. Yurplan se distingue par son orientation marketing (CRM, campagnes, comparaison d’éditions) intégrée à la billetterie et par une grille de licences affichée publiquement.
Billetweb mise sur la simplicité, avec peu de couches marketing. Il conviendra à un organisateur qui veut seulement vendre et scanner. Yurplan devient plus intéressant dès qu’il faut segmenter son public ou gérer des partenaires.
HelloAsso s’adresse aux associations, pour leurs adhésions, dons et billetteries. Pour une association qui organise peu d’événements, il reste une option naturelle. Yurplan prend le relais quand l’événement grossit et demande guichet, plan de salle, contrôle par zone ou espace exposants. Pour les événements en ligne, mieux vaut regarder du côté des logiciels de webinar, Yurplan se limitant à des intégrations de streaming (Omnilive, Teazit).
Les limites à connaître
- Pas d’API publique documentée. Le centre d’aide décrit des webhooks (commande validée, commande créée, scan d’un billet, annulation), mais l’accès à l’API passe par une prise de contact. Une équipe qui veut synchroniser Yurplan avec son propre système doit le négocier en amont.
- Engagement de 12 mois. Boost et Advanced engagent pour un an, même en paiement mensuel. La résiliation désactive seulement le renouvellement : la licence court jusqu’à sa date anniversaire.
- Quota calculé à l’émission. Sur Boost, chaque billet généré est décompté, qu’il soit gratuit, payant ou annulé. Un événement gratuit à forte jauge consomme donc vite son palier.
- Recettes versées après l’événement. Les fonds arrivent une fois l’événement terminé, sauf demande d’avance de trésorerie. À anticiper si les dépenses de production tombent avant.
Quelle offre choisir
Commencez par Standard. Elle couvre la vente en ligne, le site d’événement, le scan, le guichet et les rapports, et ne coûte que la commission prélevée sur les billets payants. Tant que vous n’avez pas besoin de relancer vos participants par e-mail, il n’y a aucune raison d’en sortir.
Passez à Boost quand l’événement revient chaque année et que la base de participants devient un actif. Choisissez le palier selon le nombre total de billets émis sur douze mois, gratuits compris, et préférez le paiement annuel, qui équivaut à deux mois offerts. Si vous dépassez, la vente continue et l’excédent est facturé au mois, avec une alerte à 80 % du quota.
Réservez Advanced aux salons, congrès et festivals qui gèrent exposants, sponsors, presse ou artistes, ou qui veulent retirer le logo Yurplan de leurs pages. Cette offre se souscrit avec un conseiller : profitez de l’échange pour chiffrer le placement numéroté, l’application exposants et la location de matériel dans le même devis.