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Gestion de Tâches : 12 Outils et Méthodes pour Gagner en Productivité

Tu recherches des outils et logiciels pour optimiser la gestion de tâches ? Des méthodes de productivité à combiner ? Voici 12 logiciels et méthodes utiles.

Tu recherches des outils et méthodes efficaces pour optimiser la gestion de tâches et mettre en place une meilleure organisation ? Voici 7 outil en ligne utiles en matière d’organisation de tâches à réaliser et 5 méthodes de productivité utiles à associer.

Comment bien gérer ses tâches au quotidien ?

Dans le cadre professionnel comme dans le cadre personnel, bien gérer ses tâches individuelles et collectives est clé pour optimiser sa productivité et le nombre d’actions accomplies avec succès en une journée.

Pour une gestion de tâches optimisée dans le milieu professionnel, une combinaison de deux choses sera souvent nécessaire : les bons outils et les bonnes méthodes.

Dans cet article, on va donc te présenter à la fois des outils taillés pour l’optimisation de la gestion de plusieurs choses en parallèle ainsi que des méthodes éprouvées de gestion du temps et de productivité.

7 outils pour optimiser la gestion de tâches

1- Todoist

todoist gestion de tâches

Todoist est l’un des logiciels de gestion de tâches les plus simples et les plus spécialisés. Exclusivement dédié à la gestion de todos, Todoist offre des fonctionnalités simples et efficaces pour organiser ses tâches : tâches récurrentes, sous-tâches, dates d’échéance, niveaux de priorité, tâches en favoris, rappels de tâches à effectuer, assignation de tâches à des utilisateurs, notifications sur l’application mobile ou directement dans le navigateur, … De base, les tâches à traiter s’affichent au format Kanban mais elles peuvent être filtrées par priorité ou par tag (étiquette).

Todoist propose là encore une version 100% gratuite qui conviendra à la plupart des utilisateurs ainsi qu’un modèle par abonnement pour débloquer certaines fonctionnalités premium comme les rappels de tâches. Les abonnements premium commencent à seulement 3 euros par mois.

2- ClickUp

clickup gestion de tâches

ClickUp est un outil complet et professionnel de gestion de projets. Sa fonctionnalité ClickUp tasks, spécialement conçue pour la gestion de taches, offre une interface utilisateur très agréable et simple à prendre en mains. Avec des tâches à faire consultables en mode liste, kanban, diagramme de gantt, calendrier… l’utilisateur peut visualiser en un coup d’œil ce qu’il doit faire et ainsi optimiser sa productivité.

Comme de nombreux logiciels, ClickUp propose une version 100% gratuite à vie qui conviendra parfaitement aux utilisateurs freelance et aux personnes qui n’ont pas besoin de travailler en équipe sur de gros projets. Les plans payants débutent à seulement 5 dollars par mois et octroient davantage de fonctionnalités en illimité.

3- Monday.com

monday.com gestion de tâches

Logiciel très complet de gestion de projets, Monday.com offre un certain nombre d’options qui gravitent autour de la gestion de tâches. Surtout adapté pour les équipes, la suite de logiciels de Monday.com permet de visualiser les tâches sur le modèle de Kanban. La solution Monday projects, spécialement conçue pour la gestion de projet, sera la plus adaptée à la gestion de tâches en équipe.

Niveau tarifs, Monday est totalement gratuit à vie pour les équipes de seulement 2 personnes. Cette offre découverte, si elle ne suffit pas, peut bien entendu être modifiée par un plan payant plus avancé qui débute à partir de 8 euros par utilisateur et par mois.

4- Teamwork

Teamwork gestion de tâches

Logiciel de gestion de tâches et projets en équipes, Teamwork est une bonne alternative à Monday.com lorsque l’on travaille en équipe de plusieurs collaborateurs. Outil très similaire avec ce dernier, Teamwork intègre en plus la possibilité de passer des appels vidéo directement dans son interface pour échanger sur les projets en cours.

La gestion de tâches est interactive et l’outil est particulièrement taillé pour le suivi du temps passé sur chaque tâche. Tous les éléments peuvent être assignés à des personnes différentes de l’équipe.

Pour ce qui est du prix, Teamwork n’est pas le logiciel le moins cher de notre liste puisqu’il débute à 10 euros par mois par utilisateur pour la version complète. Une version gratuite limitée à 5 utilisateurs est proposée mais cette dernière est très bridée au niveau des fonctionnalités.

5- Trello

trello gestion de tâches

Trello est l’un des logiciels incontournables en matière de gestion de tâches. Offrant des options de personnalisation intéressantes, l’outil est connu pour sa simplicité d’utilisation et son interface qui peut être « augmentée » de fonctionnalités plus avancées grâce aux power-ups, ces applications supplémentaires qui permettent par exemple des connexions avec des outils tiers comme Google Drive.

Tâches récurrentes, rappels emails de tâches arrivant à échéance, code couleur spécifique pour catégoriser les actions, travail collaboratif, vue Kanban ou agenda, Trello à toutes les fonctionnalités essentielles qu’un outil de todolist doit avoir.

Trello est un logiciel gratuit mais une version payante plus complète est accessible à partir de 5 dollars par utilisateur et par mois.

6- Meister Task

Meister Task n’est autre que le logiciel de gestion de tâches de Mindmeister, le célèbre outil de mindmapping utilisé par des millions d’internautes à travers le monde pour la création de mindmaps. Proposant une interface utilisateur en ligne très agréable, cet outil propose comme les autres solutions proposées ici une version gratuite limitée. Les tâches sont, comme sur la plupart des outils, organisées dans un tableau au format Kanban.

Les plans payants débutent à un peu plus de 8€ par utilisateur et par mois, une somme peu excessive même s’il reste plus cher que les premiers logiciels présentés dans cette liste.

7- Google Tasks

Google Tasks est l’outil gratuit de gestion de tâches de Google. Intégré dans la suite d’outils bureautiques collaboratifs de Google, Tasks permet de lister des tâches dans différentes listes et d’y associer une date d’échéance. Très simple et minimaliste, cet outil gratuit conviendra à une utilisation peu avancée des to do list et pour une liste de tâches peu détaillée.

Quel est le meilleur gestionnaire de tâches en ligne ?

Selon nous, le meilleur gestionnaire de tâches en ligne avec une version gratuite est ClickUp du fait qu’il ne propose pas uniquement des fonctionnalités centrées autour de la gestion de todo mais qu’il va bien plus loin, tout en proposant une version gratuite assez complète qui conviendra à la plupart des utilisateurs.

Quel est le meilleur outil de gestion de temps ?

Le meilleur outil pour bien gérer son temps ne sera pas le même en fonction du métier de chacun mais en matière de gestion de projets, le meilleur outil de time tracking (pour mesurer le temps passé sur des tâches) est selon nous TrackingTime.

Il est totalement gratuit et suffit amplement pour mesurer efficacement le temps passé sur chaque projet et sous projet. Couplé à un logiciel plus poussé comme ClickUp ou Trello, tu auras un outil complet et efficace de gestion de temps.

5 méthodes pour optimiser sa productivité dans la gestion de tâches variées

Pour gérer correctement un ensemble de taches à accomplir et les mener à bien, les outils sont très utiles mais ils le sont beaucoup moins sans réelles méthodes de productivité qui nous aident à mieux gérer les tâches au quotidien. Voici une sélection de 5 techniques de productivité applicables dans le cadre de la gestion de tâches dans un contexte professionnel comme dans un contexte personnel.

1- La méthode Pomodoro

La technique Pomodoro est une méthode de productivité élaborée par Francesco Cirillo dans les années 1980. Elle consiste à scinder le travail sur des tâches en périodes de 25 minutes associées avec des périodes de courtes pauses entre 5 et 25 minutes.

La méthode Pomodoro consiste à utiliser un minuteur pour cadrer ses périodes de travail et ses temps de pause.

La gestion de tâches avec la méthode Pomodoro se gère en 4 étapes :

  • 1- Décider la tâche à accomplir ;
  • 2- Régler le minuteur sur 25 minutes et travailler sans pause sur la tache désignée jusqu’à ce que le minuteur sonne ;
  • 3- Prendre une pause de 5 à 10 minutes à l’issue de la période de travail ;
  • 4- Tous les 4 pomodori (périodes de 25 minutes de travail), prendre une pause plus longue de 20 à 25 minutes).

2- La méthode Getting Things Done (GTD)

Elaborée en 2001 par David Allen, la méthode GTD pour Getting Things Done (Accomplir des choses) est une approche de productivité par l’organisation. Parfaitement adaptée et adaptable à la gestion de tâches, la technique GTD repose sur 5 étapes complémentaires :

  • 1- Lister dans n’importe quel ordre l’intégralité des tâches à accomplir (sans essayer de les prioriser) ;
  • 2- Traiter l’intégralité des tâches listées. L’idée ici est d’identifier les tâches importantes qui nécessitent une action de ta part. Pour cela, il faut se poser les deux questions suivantes : « Ai-je quelque chose à faire avec cette tache « ? » et « Est-elle prioritaire « ? ». Si la réponse est « Non » alors la tâche peut être archivée pour le moment mais si la réponse est « Oui », une seconde question va déterminer l’action à faire : si la réalisation dure plus de 2 minutes, il faut organiser le traitement de la tâche, si cela prend moins de 2 minutes de la traiter, il faut alors faire la tâche tout de suite.
  • 3- Organiser le traitement des taches importantes en reportant les moins importantes à une date ultérieure en accord avec sa charge de travail actuelle, déléguant à la bonne personne ce qui peut l’être et en planifiant en sous tâches les projets les plus importants.
  • 4- Réviser. Cette étape consiste à faire le point sur l’avancement des différentes tâches et ajuster la planification en fonction des nouveautés (nouvelles tâches, urgences éventuelles, …).
  • 5- Agir. A ce stade, l’objectif est d’optimiser votre efficacité au travail en fonction des priorités, du temps disponible et du contexte global.

3- La méthode du cycle de Shewhart

La technique de gestion de taches du cycle de Shewhart, aussi appelée roue de deming, est une approche couramment utilisée en gestion de qualité mais également fréquemment utilisée en gestion de projets.

Elle se décompose en 4 étapes, abrégées, PDCA, pour Plan, Do, Check, Adjust :

  • Planifier : à cette étape, il faut définir et lister ses attentes. En gestion de tâches, il s’agit de lister l’intégralité des tâches à accomplir.
  • Exécuter : cette étape consiste à lotir les tâches en lots de projets et sous-projets.
  • Contrôler / Vérifier : cette étape consiste à contrôler le progrès dans l’avancement des tâches et projets vis-à-vis des objectifs et des référentiels disponibles. L’objectif est aussi de comprendre ce qui bloque l’avancement si tel est le cas et de trouver des solutions.
  • Ajuster / Agir : si des différences sont observées entre les progrès réalisés et les référentiels, des mesures correctives sont alors mises en place et le plan initial est mis à jour en conséquence. Le cycle reprend alors au début.

4- La méthode todolist mensuelle, hebdo et quotidienne

Pour être productif dans la gestion de ses tâches, on l’a vu au travers des différentes méthodes précédentes, la clé est avant tout d’avoir connaissance de l’intégralité des tâches à réaliser puis de correctement les planifier. Plus simple que les approches précédentes, une méthode éprouvée consiste à lister et organiser les tâches à accomplir dans 3 To do list distinctes : une TODO dédiée aux objectifs mensuels, une TODO dédiée aux sous-objectifs de la semaine et une dédiée aux tâches à réaliser dans la journée.

Cette approche granulaire permet de visualiser l’objectif final tout en le scindant en de multiples sous-actions plus simples et rapides à effectuer.

5- La méthode de batching

Le méthode de batching consiste concrètement à regrouper ensemble des tâches identiques et les traiter par lots au même moment plutôt qu’individuellement à différents moments.

Cette approche inverse au multitasking a pour objectif de gagner du temps en s’octroyant davantage de temps à la réalisation d’une tâche à la fois et en évitant la perte de temps induite par le fait de se remettre dans une tâche après en avoir géré une autre qui n’avait rien à voir auparavant.

Si cet article t’a été utile, n’hésite pas à le partager. Si tu as des questions ou des suggestions d’autres outils et méthodes efficaces pour mieux gérer des tâches dans un environnement professionnel comme personnel, n’hésite pas à utiliser la section commentaires et nous partager cela.

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