En automatisant votre gestion de documents grâce à une solution OCR performante, trouvez le moyen d’augmenter votre productivité.
Vous ne savez pas comment vous y prendre ? Quelles sont les questions à se poser ou les étapes à suivre pour trouver la pépite parmi la multitude de solutions ? Pas de panique, cet article vous aide à trouver le fournisseur OCR adapté et vous montrer les étapes à suivre pour commencer !
Étape 1 : connaître son sujet
Avant de commencer à échanger avec vos collègues, qu’est-ce que l’OCR ? Si vous devez convaincre vos différents départements, le mieux est de savoir ce qu’est ce logiciel et de savoir l’expliquer de façon claire et limpide.
La reconnaissance optique de caractères, ou OCR, est une solution automatique de numérisation des documents. Elle vous permet de scanner, numériser et avoir la version digitale de n’importe quel document en l’espace de quelques secondes.
Comment fonctionne un logiciel OCR ?
Une solution OCR vous permet de transformer toute information manuscrite ou tapuscrite en données digitales et prêtes à un usage ultérieur.
Voici les 3 étapes que suit en général une solution de numérisation automatisée de documents.
- Utilisant un smartphone supportant les options d’une application OCR, scannez le document de votre choix, ou soumettez un document format PDF. Ici, par exemple le PDF d’une facture fournisseur.
- Votre part est terminée. C’est à présent le logiciel qui prend en charge la suite du processus. En quelques secondes, généralement 3 à 5 secondes, toutes les informations du document soumis sont scannées et extraites en texte brut. Brut ? C’est à dire pas encore structuré ni arrangé.
- Enfin, la troisième étape, celle à l’issue de laquelle vous pourrez utiliser les informations, structure et classifie toutes les données extraites lors de l’étape précédente.
Toutes les informations sont extraites et prêtes à un emploi ultérieur. Rapide, un risque d’erreur proche de zéro, automatiser son traitement de document réduit le processus à ces trois simples étapes. Étapes pour lesquelles vos employés n’ont besoin d’intervenir que très peu. Tout cela nous amène aux avantages que vous apporte l’automatisation de vos processus de traitement de documents.
Que pouvez-vous attendre d’une solution d’automatisation de documents ?
Outre la simplicité du processus comme vous l’avez lu dans la section précédente, automatiser son processus c’est ouvrir un champ nouveau à la productivité.
Plus rapide, moins cher, plus simple, plus fiable. Présentez cela à vos employés afin de leur illustrer tous les avantages de cette solution.
- Plus rapide : Traitez manuellement un document de la réception à l’extraction totale des informations prend plusieurs dizaines de minutes. Automatiquement, comme vous l’avez vu plus haut, ne nécessite que quelques secondes. Une fois le document scanné par un de vos employés, tout le reste est automatiquement extrait par le logiciel.
- Moins cher : Le prix d’un abonnement OCR mensuel ou annuel vous reviendra toujours moins cher que la sollicitation d’une équipe de vos employés uniquement pour l’extraction de données. De plus, si vos équipes ne sont pas occupées à extraire les informations manuellement, elles sont ainsi plus disponibles pour effectuer des tâches bien plus complexes, qui elles ne peuvent pas être automatisées.
- Plus simple et plus fiable : Bien plus simple et plus fiable, extraire automatiquement les données des documents est un jeu d’enfant. Tout d’abord, seules 3 étapes sont nécessaires. Plus d’aller-retour incessants entre les différents départements. Ensuite, l’extraction automatique des données vous permet de réduire le taux d’erreur de façon drastique. Un bon logiciel OCR vous assure un taux de précision de 95%.
Voici les trois principaux avantages que vous retirerez de l’automatisation du traitement de vos documents. En sommes, cela représente une amélioration conséquente de votre productivité et efficacité. Présentez-les à vos équipes et n’hésitez pas à leur demander quels autres changements elles attendent de cette avancée informatique.
Étape 2 : faire un état des lieux
Avant de vous lancer dans la recherche du fournisseur OCR idoine pour vous, faites un état des lieux. Il est toujours plus logique de savoir ce que l’on cherche avant de se lancer dans une quête, n’est-ce pas ?
Eh bien, le mieux est de demander aux alentours à toutes vos équipes quelques questions qui vous permettront de cerner les besoins en termes d’automatisation. Voici quelques questions qui vous permettront de cerner les besoins et attentes propres à votre entreprise.
Quelques questions pour diriger votre état des lieux
- Quel budget est alloué à l’automatisation, quel budget maximal est disponible ? Cette question doit être la première car elle permet de savoir s’il est possible ou même envisageable de chercher un logiciel OCR. Le but de l’automatisation c’est l’économie et la simplification du traitement de document. Donc il vous faudra trouver un logiciel disposant d’une offre en adéquation avec vos disponibilités financières.
- Quels types de documents sont traités par l’entreprise ? Si vous traitez en majorité des documents financiers, cherchez le logiciel présentant cette fonctionnalité au plus haut niveau de précision.
- Comment se passe l’intégration du logiciel ? L’accompagnement de votre fournisseur est également un facteur clé. Vous n’avez peut-être pas toutes les ressources technologiques nécessaires en interne pour gérer l’intégration et la gestion technique du logiciel. Un bon fournisseur de logiciel OCR se doit également d’assurer un accompagnement pendant et après l’intégration.
Ces questions vous permettent de cerner ce que vous attendez d’un fournisseur de logiciel OCR. Ainsi, lorsque vous entamerez votre recherche, vous possédez déjà toutes les attentes de votre entreprise. Évidemment, ces questions sont à compléter et à affiner en fonction des attentes diverses et variées de chaque entreprise.
Étape 3 : sauter dans le bain des SERP
Vous avez en main la définition claire et limpide de ce qu’est un logiciel OCR. Vous savez clairement comment cela fonctionne. Pour vous aider, vous possédez une petite liste de trois questions vous permettant de faire un premier tri.
À présent, vous êtes fin prêt à vous lancer dans la recherche en bonne et due forme.
Comment se retrouver dans les résultats de recherche ?
Si vous tapez “fournisseur OCR” dans un moteur de recherche, vous vous retrouverez avec pas moins de 221.000 résultats. Vous pouvez affiner votre recherche en utilisant des mots clés cernant ce que vous avez en tête. Adaptez les en fonction du type de document à traiter et de ce que vous avez retiré de l’état des lieux.
Cet article a vocation à vous accompagner au mieux dans votre recherche de fournisseur de logiciel OCR. Appropriez-vous cet article et affinez-le au plus proche de votre entreprise.
Cet article a été rédigé par un invité dans le cadre d’un partenariat sponsorisé avec Klippa
Cet article a été rédigé par un partenaire invité dans le cadre d’un partenariat (sponsorisé ou gagnant-gagnant, selon les cas). Pour nous contacter et obtenir ce type de visibilité, contactez-nous à l’adresse [email protected].
