Une semaine de travail se remplit souvent de réunions posées par d’autres, et le temps prévu pour avancer sur les dossiers de fond disparaît au fil des invitations. Reclaim.ai part de ce constat : plutôt que de vous demander de bloquer des créneaux à la main, il confie à des agents le soin de réserver et de redéplacer ces plages dans votre agenda Google ou Outlook à mesure qu’il change. Racheté par Dropbox en août 2024, l’outil revendique plus de 600 000 utilisateurs dans 70 000 entreprises.
Quel problème Reclaim.ai règle, et pour qui
Le problème n’est pas de noter un rendez-vous, n’importe quel agenda le fait. C’est de garder de la place pour ce qui n’a pas d’heure fixe : un dossier à rédiger, du code à écrire, une pause déjeuner, une séance de sport. Dans un calendrier partagé, un créneau vide est un créneau disponible pour les autres. Reclaim.ai transforme ces besoins en événements qui occupent l’agenda, mais qui se déplacent seuls si une réunion prioritaire arrive.
L’outil vise d’abord les salariés dont l’agenda est visible et réservable par leurs collègues : développeurs, managers, chefs de projet, commerciaux. Il s’adresse ensuite aux équipes qui veulent mesurer la charge de réunions et instaurer des règles communes, comme des journées sans réunion. Si vous cherchez seulement un calendrier partagé, notre sélection d’agendas en ligne couvre des solutions plus simples.
Comment fonctionne Reclaim.ai au quotidien
Reclaim.ai ne remplace pas votre calendrier : il se connecte à Google Agenda ou à Outlook et y écrit ses propres événements. La documentation officielle décrit une mise en route en quelques étapes :
- vous connectez votre calendrier principal puis définissez trois plages horaires : heures de travail, heures de réunion et heures personnelles ;
- vous ajoutez des agents depuis une bibliothèque : Focus Time, habitudes (déjeuner, point du matin, sport), pauses entre réunions, réunions intelligentes ;
- vous créez un lien de réservation pour laisser des personnes externes prendre rendez-vous ;
- vous branchez vos outils (Slack, Zoom, Todoist, Asana, Linear, Jira, ClickUp) et votre gestionnaire de tâches ;
- vous consultez les statistiques pour voir comment votre temps se répartit.
Chaque agent porte une priorité. Quand le temps manque, Reclaim.ai défend d’abord les éléments les plus prioritaires et laisse glisser les autres. Depuis la version 2.0, active pour les comptes créés à partir de mai 2026, un assistant conversationnel accepte des demandes en langage naturel, par exemple trouver un créneau commun ou résumer la semaine. Ses propositions passent par un mode aperçu : rien n’est envoyé au calendrier ni aux invités tant que vous ne les avez pas validées. Le même principe s’applique au serveur MCP, qui permet de piloter l’agenda depuis ChatGPT, Claude ou Cursor.
Les tâches suivent une logique différente de celle de concurrents qui les transforment toutes en événements. Reclaim.ai les fait remonter pendant les plages déjà protégées, comme un bloc Focus Time, en les classant selon l’échéance et la priorité. Vous pouvez aussi demander à l’assistant de créer un bloc de travail dédié, ou lancer un minuteur pour enregistrer le temps passé.
Cas d’usage selon votre profil
Développeur ou rédacteur. Un objectif hebdomadaire de Focus Time réserve des plages de travail profond, et les tâches importées de Linear ou de Jira s’affichent pendant ces plages. Les statistiques donnent un indice de travail profond et la durée moyenne des blocs de concentration.
Manager ou assistant de direction. Les réunions intelligentes cherchent le créneau commun à plusieurs participants et le replanifient en cas de conflit. Le plan Business ajoute l’accès délégué, utile pour gérer l’agenda d’un dirigeant, et un calendrier d’absences de l’équipe alimenté par les congés de chacun.
Commercial ou consultant. Les liens de réservation proposent plusieurs durées et la visio Zoom ou Meet. Sur Business, des webhooks transmettent chaque réservation, modification ou annulation à un CRM. Pour un usage centré sur la prise de rendez-vous externe, comparez aussi les alternatives à Calendly.
Équipe qui veut réduire ses réunions. La bibliothèque d’agents inclut des règles collectives, comme la prévention de la surcharge de réunions ou les journées sans réunion, et l’administrateur peut proposer des modèles communs à toute l’équipe.
Reclaim.ai face à Motion, Calendly et Google Agenda
Motion fusionne gestion de projet et calendrier : chaque tâche devient un événement planifié automatiquement. Reclaim.ai reste plus léger, il s’appuie sur vos outils de tâches existants et se concentre sur la défense du temps dans l’agenda. Si vous voulez remplacer votre gestionnaire de tâches, Motion est plus complet ; si vous voulez le garder, Reclaim.ai s’y branche.
Calendly est d’abord un outil de prise de rendez-vous externe, avec des fonctions de routage et d’équipe plus poussées. Reclaim.ai propose des liens de réservation, mais sa valeur tient surtout à ce qui se passe dans l’agenda entre les rendez-vous.
Google Agenda et Outlook proposent nativement des plages de concentration et des heures de travail. Ces réglages restent fixes : ils ne se déplacent pas quand une réunion les écrase. C’est précisément l’écart que Reclaim.ai comble, au prix d’un outil supplémentaire à paramétrer.
Les limites à connaître avant de vous lancer
- Tout est en anglais : interface, centre d’aide et support. Les intitulés des agents et des événements créés le sont aussi par défaut.
- Il n’existe pas d’application mobile native. Le centre d’aide recommande d’ajouter l’application web à l’écran d’accueil, ou de modifier les événements depuis l’application Google Agenda.
- Les agents écrivent dans votre calendrier et y déplacent des événements, ce qui peut surprendre vos collègues comme vous-même : commencez avec peu d’agents, comme le recommande l’éditeur (une à trois habitudes, un agent Focus Time), puis élargissez.
- Microsoft Teams n’est pas encore intégré : l’éditeur l’annonce comme à venir, alors que Zoom et Google Meet sont déjà pris en charge.
- Le support répond par chat et par e-mail du lundi au vendredi, de 7 h à 17 h heure du Pacifique, soit de 16 h à 2 h en France.
Quel plan choisir
Le plan Lite suffit pour tester le principe seul : cinq agents, Focus Time, habitudes et pauses, mais une planification limitée à une semaine, un seul lien de réservation et une seule synchronisation de calendrier. Dès que vous jonglez avec un agenda personnel et un agenda professionnel, cette synchronisation unique devient vite le point bloquant.
Starter convient à une équipe de moins de dix personnes qui veut planifier sur huit semaines et brancher tous ses outils. Business, mis en avant par l’éditeur et testable 14 jours, devient nécessaire pour les liens et synchronisations illimités, les webhooks, l’accès délégué et le calendrier d’absences. Enterprise, uniquement en facturation annuelle, ajoute SSO et SCIM au-delà de 100 sièges. Pensez enfin aux packs de participants : dans les réunions de trois personnes ou plus, les invités sans siège payant sont facturés en supplément. Pour comparer avec des outils plus orientés tâches, consultez notre panorama des outils de gestion des tâches.