Top 8 des Outils de Partage de Documents Gratuits

Tu cherches des outils gratuits pour partager des documents avec tes collaborateurs ou autre ? Découvre les 8 meilleurs dans cet article.

Pour partager des documents avec des collègues, des clients ou juste des amis, le mail n’est pas toujours la bonne solution. En effet, la limite de poids peut poser des problèmes. Pour y remédier, il faut que tu passes par une plateforme spécialisée dans l’envoi de documents ou de fichiers. Découvre notre sélection des 8 meilleurs outils à utiliser pour partager des documents gratuits en ligne. En bonus, retrouve 2 solutions payantes mais sécurisées pour tes documents à risque.

Quel outil pour partager des documents ? Top 8 des solutions gratuites

Google Drive, la plateforme pour créer un espace de partage de documents

La première solution que nous pouvons citer est évidemment Google Drive. Il s’agit d’un des espaces de dépôt de documents collaboratifs les plus répandus. En effet, avec cette solution, tu peux inviter tes collaborateurs dans un espace dédié et gratuit, limité à 15 Go. Tu auras la possibilité d’y partager tous les documents que tu souhaites et même d’en créer directement dedans en mode collaboratif avec les outils de la suite Google (Docs, Sheets, Slides, etc…).

Niveau respect de la vie privée, ce n’est pas la solution idéale. Effectivement, on a pu voir que Google a récemment été réprimandé par certains organismes européens pour son traitement des données non conforme aux lois en vigueur sur le continent. Dans un cadre professionnel avec des transferts de fichiers à risque, ce n’est pas la solution à privilégier.

Google Drive : plateforme de partage de documents
Google Drive : plateforme de partage de documents

Quoi qu’il en soit, pour les particuliers, et pour les petites entreprises, Google Drive est largement suffisant et donne les moyens d’accéder gratuitement à un espace collaboratif de partage de documents.

Site : https://www.google.com/intl/fr/drive/

WeTransfer, le site référence pour envoyer des documents

Le second outil, très connu lui aussi, est WeTransfer. C’est un outil très connu de transfert de fichiers, qui ne fonctionne pas sous forme d’espace comme Google Drive.

Ici, le principe est que tu dois importer un fichier sur WeTransfer, qui envoie ensuite un lien de téléchargement par mail à la (ou les) personne ciblée. Tout le monde peut profiter du plan gratuit, qui prend en charge jusqu’à 2 Go par envoi. C’est largement suffisant pour partager des documents. En revanche, ce plan ne contient que la fonctionnalité basique d’envoi.

WeTransfer : site d'envoi de documents
WeTransfer : site d’envoi de documents

Sur les plans payants, tu pourras par exemple avoir accès à des retours et avis sur tes documents, ainsi qu’une protection par mot de passe. Quoi qu’il en soit, sur l’ensemble des plans, les données sont cryptées et disposent d’une authentification à 2 facteurs.

Site : https://wetransfer.com/

FileVert, le transfert de fichier écologique et français

Si tu cherches une alternative écologique à WeTransfer, FileVert est la solution. Le fonctionnement est exactement similaire à celui de WeTransfer : tu ajoutes un fichier à FileVert, qui te fournit un lien de téléchargement.

La différence majeure avec WeTransfer est l’aspect écoresponsable de FileVert. Tout en conservant les mêmes performances, et une sécurité de qualité, FileVert arrive à être totalement sobre en termes d’émissions de gaz à effet de serre. Pour cela, ils passent par une solution d’hébergement écologique, limitent le nombre de ressources utilisées au minimum, réduisent la durée de stockage des fichiers et n’envoient pas plusieurs mails pour les liens de téléchargement.

En plus de cela, FileVert est totalement conforme aux recommandations de la CNIL, au niveau du respect du RGPD.

FileVert : site de transfert de documents
FileVert : site de transfert de documents

Pour les entreprises, FileVert propose un plan Pro, qu’il est possible d’intégrer à Outlook et qui donne accès à un bilan de consommation, à des mots de passe, et bien plus encore.

Site : https://filevert.fr/

Dropbox, l’outil de stockage et de partage de documents

Dans le même style que Google Drive, que nous avons vu en premier, on peut citer Dropbox. Avec cet outil, tu pourras disposer d’un espace de stockage qui s’élève à 2 Go pour un compte gratuit.

Tu peux accéder à Dropbox directement depuis leur site, depuis leur application sur iOS et Android, mais également avec le logiciel pour Windows et Mac. Cet outil est donc très flexible et synchronisé entre tes différents appareils.

Dropbox : outil de partage de documents
Dropbox : outil de partage de documents

Si tu souhaites partager avec quelqu’un un document que tu stockes sur Dropbox, tu peux créer des liens de partage. Tu peux ensuite transmettre ce lien par mail, SMS ou autre à la personne visée. Il est même possible de donner des liens de prévisualisations pour afficher les documents à partager. Cette fonctionnalité est compatible avec plus de 175 types de fichiers.

Site : https://www.dropbox.com/fr/

monday.com, le partage de documents et le suivi de projet centralisés dans un espace en ligne

Si tu travailles en équipe dans le cadre d’un projet, il peut être pertinent d’opter pour un outil de gestion de projets qui te permet de partager et mettre à disposition des documents. C’est exactement ce que tu vas pouvoir faire avec monday.com. Il s’agit d’une véritable plateforme de gestion de projet, qui a l’avantage de proposer une fonctionnalité d’espace collaboratif de partage de fichiers.

Ainsi, tu disposeras d’un endroit pour centraliser tous les documents importants avec ton équipe. En plus de cela, tout est optimisé pour le travail d’équipe. En effet, les différents collaborateurs peuvent ajouter des annotations s’ils ont des questions ou s’ils veulent proposer des modifications. Tu peux également suivre les mises à jour du document et restaurer les versions précédentes si besoin.

Monday : la plateforme collaborative pour partager des documents
Monday : la plateforme collaborative pour partager des documents

Il est par ailleurs possible de gérer qui a le droit d’accéder aux documents ou non. D’autre part, les intégrations avec des logiciels comme Acrobat Pro DC peuvent largement faciliter la gestion des documents, directement depuis ces outils.

TransferNow, l’alternative pour envoyer des documents

TransferNow est un concurrent direct des plateformes comme WeTransfer ou FileVert. Le fonctionnement est sensiblement similaire : tu envoies ton fichier à TransferNow et il envoie des liens de téléchargement par mail aux destinataires.

Il présente néanmoins des avantages par rapport à WeTransfer. En effet, sur la version gratuite, tu peux aller jusqu’à 5 Go par envoi, contre 2 sur WeTransfer. De plus, tu peux protéger tes envois avec un mot de passe gratuitement, alors que cette fonctionnalité est payante chez WeTransfer. Une fois le lien de téléchargement créé, le destinataire a 7 jours pour télécharger.

Transfernow : outil de partage de documents en ligne
Transfernow : outil de partage de documents en ligne

TransferNow propose aussi des forfaits payants, pour les utilisateurs ayant des besoins plus développés. Ils te permettront d’envoyer jusqu’à 100 Go et les liens restent actifs pendant 1 an. Ces plans payants donnent aussi l’accès à un espace de stockage, ce qui n’est pas possible sur la version gratuite.

Site : https://www.transfernow.net/fr

GrosFichiers

Comme son nom l’indique, il s’agit d’un outil destiné à l’envoi de fichiers lourds. Il peut néanmoins être utile pour le partage de documents. Cet outil est entièrement gratuit et fonctionne sans inscription. Avec celui-ci, tu peux envoyer 10 Go sans soucis, c’est-à-dire 5 fois plus que WeTransfer et 2 fois plus que TransferNow.

GrosFichiers : site de transfert de documents et fichiers volumineux
GrosFichiers : site de transfert de documents et fichiers volumineux

Même s’il est gratuit, tu peux payer pour retirer les publicités et soutenir leur travail. Pour 5 € par mois, tu peux aller jusqu’à 50 Go par envoi et profiter d’une expérience sans publicités.

Site : https://www.grosfichiers.com/

Notion, la plateforme collaborative de gestion de projets partagés

Enfin, la dernière solution que nous avons à te présenter pour partager des documents facilement est Notion. Il s’agit d’un espace de travail collaboratif modulable à l’infini selon tes besoins et ceux de ton équipe. Avec Notion, tu peux créer des pages sur lesquels tu peux ranger du contenu sous forme de texte, de tableau, etc… Tu modules tout comme bon te semble.

Notion
Notion

Lorsque tu crées des modules sur les pages de ton espace Notion, tu peux y ajouter des documents comme tu le souhaites. C’est une bonne idée pour lier des documents à une tâche d’un planning par exemple.

Site : https://www.notion.so/

Comment partager des documents professionnels entre plusieurs personnes ? 2 solutions sécurisées

Dans un cadre professionnel, l’envoi de documents sur des solutions gratuites peut représenter un certain risque. Malgré la sécurité apportée par la majorité de ces outils, ils ne sont pas infaillibles. Si tu partages régulièrement des documents potentiellement risqués, qui pourraient subir l’espionnage industriel par exemple, il vaut mieux se tourner vers un outil professionnel, sécurisé et donc payant.

La confidentialité proposée par ces outils gratuits peut aussi soulever une question (pour certains d’entre eux).

BlueFiles, l’envoi de fichiers et d’e-mails sécurisé

Un excellent outil de partage de données sécurisé pour les entreprises est BlueFiles. Il permet de transférer et de partager les documents entre collaborateurs, tout en les protégeant des éventuelles menaces.

Évidemment, BlueFiles est 100 % conforme au RGPD. Il garantit l’intégrité des fichiers, une confidentialité maximale, le tracking des documents et un contrôle distant des fichiers envoyés. En d’autres termes, BlueFiles t’aide à renforcer la cyber-résilience de ton entreprise.

Outil de partage de documents sécurisé : BlueFiles
Outil de partage de documents sécurisé : BlueFiles

BlueFiles propose un plan gratuit, relativement limité, surtout dans le cadre d’une entreprise. Celui-ci est limité à 25 Mo par envoi et à 10 envois par mois. Les entreprises trouveront plus leur compte en passant par le plan Pro, à 7,50 € par mois et par utilisateur. Le nombre d’envois devient alors illimité et les envois jusqu’à 2 Go. Dans le cadre d’une grosse entreprise avec des besoins élevés et précis, il est aussi possible d’élaborer un plan sur-mesure avec leur équipe.

Site : https://mybluefiles.com/fr

DiliTrust DataRoom, le service de fonds documentaires

Comme son nom l’indique, la Data Room de DiliTrust est un outil qui permet de stocker les documents dans un espace hautement sécurisé. Leur système est soumis aux meilleures normes de sécurité et n’est pas soumis au Patriot Act. Pour appuyer cette sécurité, DiliTrust opère fréquemment des audits de sécurité, utilise un système d’authentification fort et se charge de détecter toutes les éventuelles intrusions ou attaques.

Outil de partage de documents sécurisé : DiliTrustDataroom
Outil de partage de documents sécurisé : DiliTrustDataroom

DiliTrust DataRoom est un logiciel disponible directement en ligne depuis ton navigateur web. Le nombre d’utilisateurs possible dans la Data Room est illimité, tout comme les capacités de stockage qui lui sont allouées. L’ergonomie a été travaillée de sorte à fournir une expérience utilisateur de qualité aux clients. Si tu es intéressé, il faudra contacter leur équipe, puisqu’aucune information concernant le prix n’est disponible sur le site.

Site : https://www.dilitrust.com/ouvrir-une-data-room/

Tu connais maintenant les meilleurs outils pour partager des documents facilement et gratuitement. Si tu en connais d’autres que tu aimerais nous partager, n’hésite pas à le faire en commentaire.

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