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Comment Faire Un Rétroplanning ? 5 Étapes Faciles à Suivre

Tu veux réaliser un rétroplanning pour booster la productivité de tes projets ? Découvre la méthode à suivre en 5 étapes simples.

Parmi les méthodes gagnantes en gestion de projet, on peut citer la réalisation d’un rétroplanning. Qu’est-ce qui le différencie d’un planning classique, et pourquoi il peut être plus pertinent ? Comment construire ce rétroplanning, avec quels outils, en suivant quelle méthode ? Découvre les réponses à toutes tes questions sur le sujet dans cet article.

Qu’est-ce qu’un retroplanning ? Définition

Naturellement, c’est la première question qu’on peut se poser : qu’est-ce qu’un rétroplanning ?

Pour comprendre, il suffit de décomposer le mot. On a « retro », qui signifie « en arrière » et « planning », qui correspond à une planification détaillée des tâches et des activités.

Pas besoin de chercher plus, loin : un rétroplanning est un planning qu’on va commencer par la fin. Autrement dit, lors de la création de celui-ci, on se penchera en premier sur les tâches finales du projet, afin de s’assurer qu’il soit terminé dans les temps. C’est le principal but de cette méthode de travail.

Les intérêts d’un rétroplanning

Tu peux trouver de nombreux avantages à utiliser cette méthode pour tes projets. Comme on l’a dit, cela fonctionne d’autant plus si tu as une deadline précise à ne surtout pas dépasser. Dans le cas contraire, tu vas pouvoir en définir une et stimuler ta productivité et celle de ton équipe.

Organiser le projet

Le premier avantage est bien sûr de donner une organisation précise à ton projet. En effet, en créant tout le planning par la fin, tu vas pouvoir tout planifier de A à Z (ou plutôt de Z à A). Sur les tâches qui représentent un certain risque ou de potentiels problèmes, tu peux même l’anticiper et ajouter un délai supplémentaire à ce moment-là. Concrètement, le rétroplanning t’aide à structurer un projet et prévoir les soucis.

Travailler l'organisation d'un projet avec un rétroplanning
Travailler l’organisation d’un projet avec un rétroplanning

Le second avantage est lié au premier : il te permet de faire le point sur toutes les missions nécessaires de ton projet. En travaillant un rétroplanning, tu réfléchiras à tout le procédé suivi durant le projet. C’est une manière de penser à tout et donc de ne rien oublier afin d’éviter de manquer certaines étapes importantes.

Définir ses besoins et son budget

Ce troisième avantage est, lui aussi, lié au précédent. Si tu réfléchis tout à l’avance, à toutes les tâches, dans le but d’organiser et de ne rien oublier, tu vas pouvoir déterminer tout ce qu’il va te falloir pour y arriver. Si on te donne un budget de base et que ton équipe est invariable, ton rétroplanning sera assez guidé. Mais, si tu travailles pour un client ou qu’on te laisse carte blanche, il faudra que tu sois capable de donner tes besoins financiers, mais aussi humains pour finir le projet avant la date butoir. Le rétroplanning est une bonne façon d’évaluer précisément ses besoins.

Optimiser son temps

Un autre intérêt du rétroplanning, c’est qu’il va te donner les moyens d’optimiser le côté temporel. Déjà, avec toutes les informations dont tu disposeras, tu pourras définir si le projet est faisable dans les temps. Et, si oui, tu pourras définir la date la plus optimisée pour entamer le projet tout en restant dans les délais.

Avancer sereinement

Enfin, plus tu anticipes, plus tu abordes les tâches sereinement. C’est un autre avantage de cette méthode. En réfléchissant à la planification en amont du projet, il ne reste ensuite qu’à dérouler ce « script ». Cela va permettre à toi et ton équipe d’avancer sereinement avec une vision précise du chemin qui mène à la fin du projet.

Quand faire un rétroplanning ?

Un rétroplanning est la méthode adaptée pour les projets dans lesquels la date de fin est fixe. En effet, comme on l’a vu, tout se base sur la date de fin de projet, et si celle-ci est amenée à bouger en plein projet, toute l’organisation sera déréglée.

Une fois que tu as ce prérequis, le moment le plus pertinent pour réaliser le rétroplanning est en fait dès que possible. À partir du moment où tu possèdes toutes les informations nécessaires à la création de ce planning, il faut le faire. Parmi ces informations, on doit obligatoirement retrouver la date butoir. En dehors de cela, on peut avoir un brief, un cahier des charges complet, ou autre.

Si tu prends le risque de trop attendre pour réaliser ce rétroplanning, tu pourrais te mettre en difficulté avec les dates de rendu. Si en créant le planning, tu te rends compte que tu es trop juste en temps à cause de ce délai, tu ne pourras t’en vouloir qu’à toi-même.

Comment faire un rétroplanning gratuit ?

Quel logiciel pour faire un rétroplanning ?

Avant de se lancer dans la création d’un rétroplanning, il faut déjà définir comment on va le faire. Il existe de nombreux outils qui peuvent te proposer des fonctionnalités intéressantes à ce niveau : les outils de gestion de projet, les CRM et les tableurs.

Utiliser un outil de gestion de projet en ligne

Tout d’abord, le choix évident est de se tourner vers un outil de gestion de projet. Il en existe énormément, et pour tous les goûts. Ils sont plus ou moins complets, mais on en reparlera avec les CRM.

Le plus connu des outils de gestion de projet, c’est bien sûr Trello, qui permet de gérer les tâches sous formes de cartes, en mode Kanban. Néanmoins, cet outil reste limité puisqu’il ne propose rien de plus en dehors de la gestion de planning.

Tu peux aussi te tourner vers un logiciel de gestion de projet comme monday.com. Il s’agit sûrement là d’un des outils les plus complets du marché. Tu vas pouvoir gérer tes projets sous différentes formes : en Kanban, en Gantt, etc… C’est ce dernier qui peut notamment être très pertinent dans le cadre d’un rétroplanning. En plus de cela, tu peux gérer ton marketing, ton CRM, etc…

En dehors de ces 2 outils, on peut citer Asana, Wrike, Notion, Zoho, etc…

Certains d’entre eux comme Trello ou Notion sont gratuits (avec des versions payantes améliorées) et permettent déjà de faire un travail très puissant.

Utiliser un CRM

Si tu as déjà un CRM intégré à ton entreprise, il y a des chances qu’il propose des fonctionnalités de gestion de projet. Ce n’est pas le cas de tous, mais c’est possible comme on l’a vu avec Monday.com. Renseigne-toi sur les fonctionnalités de celui-ci.

Certains CRM disposent de version gratuite qui peuvent te permettre de profiter d’une partie de leurs fonctionnalités gratuitement.

Créer un retroplanning sur Excel ou Sheets

L’autre solution est une alternative pertinente pour beaucoup de tâches : utiliser un tableur. Encore une fois, un bon vieux tableur peut te rendre service et effectuer un travail colossal. Modulable à l’infini, personnalisable selon tes souhaits pour être le plus lisible possible, le tableur possède tous les atouts qu’on pourrait attendre d’un outil de gestion de projet.

Bien sûr, c’est largement moins poussé qu’un outil dédié dans le sens où il n’est pas possible d’avoir accès à des fonctionnalités interactives, et qu’il faut tout créer manuellement.

Quoi qu’il en soit, c’est une alternative à considérer, et qui ne coûte absolument rien si tu passes par Google Sheets. Il existe un grand nombre de tableurs gratuits ou non, en ligne ou en logiciel, il en existe forcément un qui correspond à tes besoins.

Retroplanning : le modèle à suivre en 5 étapes

1 – Définir les tâches à réaliser

Évidemment, la première tâche à réaliser est de trouver toutes les tâches qui composeront ton planning. Cela peut paraître, mais en réalité, il va falloir effectuer un vrai travail de réflexion, afin de ne rien oublier. Si tu oublies un élément majeur, tu risques de te mettre en difficulté par la suite. L’idéal est de réaliser cette étape avec d’autres membres de ton équipe, sauf si tu es en freelance ou seul sur le projet.

Pour bien effectuer cette étape, on peut s’inspirer de la méthode « WBS ». Il s’agit d’une méthode de découpage de projet. Concrètement, tu vas découper ton projet global en tâches, qui seront elles-mêmes découpées en sous-tâches, elles-mêmes divisées en différents travaux. Cette méthode présente plusieurs avantages. Tout d’abord, en partant de l’échelle macro pour aller au micro, tu limites les risques d’oubli. Ensuite, il est possible de présenter cette partie sous forme de Mind Map, ce qui facilite la compréhension et stimule la réflexion.

Dans l’idéal, il faudra trouver une nomenclature permettant d’identifier clairement les différentes tâches. Par exemple, certains les définisse avec des lettres ou des numéros, qu’ils complètent avec le nom de la personne en charge.

2 – Répartir les missions aux différentes personnes

Non, l’étape suivante n’est pas de passer à la création du planning dans l’outil choisi, ce serait trop facile. Il reste beaucoup de choses à régler avant de passer à la conception de planning final.

La première étape à faire une fois qu’on a défini quelles seront les tâches est d’assigner tout cela aux personnes les plus pertinentes. En tant que chef de projet, tu dois avoir une certaine connaissance de ton équipe, des forces, faiblesses, compétences, et envies de chacun. Ici, il faudra que tu mettes tout cela à profit.

Repartir facilement les tâches avec un rétroplanning
Repartir facilement les tâches avec un rétroplanning

Pour chaque tâche, il faut donc définir la personne qui sera en charge. On verra plus tard qu’il faut aussi faire attention à la temporalité pour éviter les conflits dans le planning.

Non seulement, il faut définir qui réalisera la tâche, mais il faudra aussi renseigner qui est le responsable, qui sont les personnes à consulter pour la réalisation de la tâche., et les personnes à tenir informées.

3 – Estimer la durée des tâches

Grâce à l’organisation des tâches définie dans la première étape, on va pouvoir facilement estimer le temps qui sera nécessaire. Cette fois-ci, il faudra aller dans l’autre sens. On part des tâches les plus précises, on définit le temps qu’il faudra pour les opérer, puis on remonte jusqu’à obtenir une estimation globale du temps de travail du projet.

Encore une fois, une bonne connaissance des capacités de son équipe est une clé. Cela demande un certain niveau d’expérience de définir des temps sur chacune des tâches. Si tu gères un projet pour la première, tu n’auras pas de référence et il se peut que tu te trompes. Cela fait partie de processus d’apprentissage, il n’y a pas de mal à cela.

On peut aussi trouver des méthodes de gestion de projet qui permettent d’optimiser cette étape. En effet, pour limiter les risques, tu peux faire 3 estimations différentes du temps de chaque tâche. Une estimation probable, une estimation pessimiste et une optimiste. Avec un tel système, tu peux donner des estimations plus précises aux personnes à qui tu dois des comptes.

À partir de ce moment-là, tu vas pouvoir commencer à évaluer les besoins humains et financiers nécessaires pour mener à bien le projet.

4 – Gérer le lien entre les missions (diagramme de PERT)

Maintenant qu’on a l’ensemble des tâches définies ainsi que les personnes qui vont s’en occuper et le temps qu’elles nécessiteront, il faut étudier de quelle manière elles vont s’imbriquer.

Le but de cette étape est d‘éviter les conflits entre les différentes tâches dans le sens où certains ne sont réalisables que si d’autres ont été accomplies. Par exemple, dans le cadre d’une création de site web, il est impossible pour le développeur de passer à l’intégration du site web si aucune maquette graphique n’a été réalisé. De même qu’il n’est pas possible de créer des maquettes graphiques, si la charte graphique elle-même n’a pas été créé.

Pour mettre en lumière tous ces éléments, la méthode recommandée par les experts de la gestion de projet est de créer un diagramme de PERT. Cela signifie « Program Evaluation and Review Technic » et comme son nom l’indique, il te permet d’évaluer le cheminement de ton planning.

Le but de ce diagramme est de mettre en lien les différentes étapes, afin de montrer les dépendances qui vont exister. C’est aussi une méthode de définir le chemin critique du projet. Il s’agit de la suite de tâches qui ne laisse aucune marge en cas de problème.

Exemple de diagramme de PERT
Exemple de diagramme de PERT

Le diagramme de PERT a une nomenclature bien précise à respecter. Dans chaque étape, on distingue 3 parties : le numéro de l’étape (défini dans l’étape 1), la date au plus tôt et la date au plus tard. Sur les flèches qui lient les étapes, tu peux indiquer le temps estimé de la tâche.

5 – Construire concrètement le rétro planning (diagramme de Gantt)

Enfin, l’étape finale : l’aboutissement de tout ce travail. Si tu as bien suivi toutes les étapes de la création d’un rétroplanning, cette étape 5 est très simple, il n’y a qu’à transposer toutes les données que tu as réunies dans un diagramme de Gantt.

Sous forme de tableau, il faudra indiquer les périodes sur lesquels les différentes tâches seront réalisés, et par qui. On voit aussi comment elles vont s’enchaîner dans le temps, avec une vision globale du début à la fin du projet.

Exemple de diagramme de Gantt
Exemple de diagramme de Gantt

Dans l’idéal, il faut que les étapes principales et les sous-tâches soient indiquées pour améliorer la visibilité. Il faut montrer de manière plus discrète toute l’étape qui englobe les tâches.

Tu sais maintenant comment réaliser un retroplanning pour tes projets. Si tu suis toutes les étapes que nous avons mentionné, tu te facileteras la tâche. L’erreur dans ce genre de procédé pourrait être de vouloir griller les étapes, mais cela te compliquerait juste le travail.
Si tu connais d’autres méthodes pour construire ses plannings en gestion de projet, n’hésite pas à nous le partager en commentaire ou sur nos réseaux sociaux.

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