Parmi les méthodes gagnantes en gestion de projet, on peut citer la réalisation d’un rétroplanning. Qu’est-ce qui le différencie d’un planning classique, et pourquoi il peut être plus pertinent ? Comment construire ce rétroplanning, avec quels outils, en suivant quelle méthode ? Découvrez les réponses à toutes vos questions sur le sujet dans cet article.
Comment faire un rétroplanning ?
Accès rapide (Sommaire) :
Qu’est-ce qu’un rétroplanning ? Définition
Naturellement, c’est la première question qu’on peut se poser : qu’est-ce qu’un rétroplanning ?
Pour comprendre, il suffit de décomposer le mot. On a « retro », qui signifie « en arrière » et « planning », qui correspond à une planification détaillée des tâches et des activités.
Pas besoin de chercher plus, loin : un rétroplanning est un planning qu’on va commencer par la fin. Autrement dit, lors de la création de celui-ci, on se penchera en premier sur les tâches finales du projet, afin de s’assurer qu’il soit terminé dans les temps. C’est le principal but de cette méthode de travail.
Les intérêts d’un rétroplanning
Vous pouvez trouver de nombreux avantages à utiliser cette méthode pour vos projets. Comme on l’a dit, cela fonctionne d’autant plus si vous avez une deadline précise à ne surtout pas dépasser.
Dans le cas contraire, vous allez pouvoir en définir une et stimuler votre productivité et celle de votre équipe.
Organiser le projet
Le premier avantage est bien sûr de donner une organisation précise à votre projet. En effet, en créant tout le planning par la fin, vous allez pouvoir tout planifier de A à Z (ou plutôt de Z à A).
Sur les tâches qui représentent un certain risque ou de potentiels problèmes, vous pouvez même l’anticiper et ajouter un délai supplémentaire à ce moment-là. Concrètement, le rétroplanning vous aide à structurer un projet et prévoir les soucis.
Travailler l’organisation d’un projet avec un rétroplanning
Le second avantage est lié au premier : il vous permet de faire le point sur toutes les missions nécessaires de votre projet. En travaillant un rétroplanning, vous allez réfléchir à tout le procédé suivi durant le projet. C’est une manière de penser à tout et donc de ne rien oublier afin d’éviter de manquer certaines étapes importantes.
Définir ses besoins et son budget
Ce troisième avantage est, lui aussi, lié au précédent. Si vous réfléchissez tout à l’avance, à toutes les tâches, dans le but d’organiser et de ne rien oublier, vous allez pouvoir déterminer tout ce qu’il va vous falloir pour y arriver.
Si on vous donne un budget de base et que votre équipe est invariable, votre rétroplanning sera assez guidé. Mais, si vous travaillez pour un client ou qu’on vous laisse carte blanche, il faudra que vous soyez capable de donner vos besoins financiers, mais aussi humains pour finir le projet avant la date butoir. Le rétroplanning est une bonne façon d’évaluer précisément ses besoins.
Optimiser son temps
Un autre intérêt du rétroplanning, c’est qu’il va vous donner les moyens d’optimiser le côté temporel. Déjà, avec toutes les informations dont vous disposerez, vous pourrez définir si le projet est faisable dans les temps. Et, si oui, vous pourrez ensuite définir la date la plus optimisée pour entamer le projet tout en restant dans les délais.
Avancer sereinement
Et enfin, plus vous anticipez, plus vous abordez les tâches sereinement. C’est un autre avantage de cette méthode.
En réfléchissant à la planification en amont du projet, il ne reste ensuite qu’à dérouler ce « script ». Cela va permettre, à vous et votre équipe, d’avancer sereinement avec une vision précise du chemin qui mène à la fin du projet.
Quand faire un rétroplanning ?
Un rétroplanning est la méthode adaptée pour les projets dans lesquels la date de fin est fixe. En effet, comme on l’a vu, tout se base sur la date de fin de projet, et si celle-ci est amenée à bouger en plein projet, toute l’organisation sera déréglée.
Une fois que vous avez ce prérequis, le moment le plus pertinent pour réaliser le rétroplanning est en fait : dès que possible. À partir du moment où vous possédez toutes les informations nécessaires à la création de ce planning, il faut le faire. Parmi ces informations, on doit obligatoirement retrouver la date butoir. En dehors de cela, on peut avoir un brief, un cahier des charges complet, ou autre.
Si vous prenez le risque de trop attendre pour réaliser ce rétroplanning, vous pourriez vous mettre en difficulté avec les dates de rendu. Si en créant le planning, vous vous rendez compte que vous êtes trop juste en temps à cause de ce délai, vous ne pourrez vous en vouloir qu’à vous-même.
Comment faire un rétroplanning gratuit ?
Quel logiciel pour faire un rétroplanning ?
Avant de se lancer dans la création d’un rétroplanning, il faut déjà définir comment on va le faire. Il existe de nombreux outils qui peuvent vous proposer des fonctionnalités intéressantes à ce niveau : les outils de gestion de projet, les CRM et les tableurs.
Utiliser un outil de gestion de projet en ligne pour faire son rétroplanning
Tout d’abord, le choix évident est de se tourner vers un outil de gestion de projet. Il en existe énormément, et pour tous les goûts. Ils sont plus ou moins complets, mais on en reparlera avec les CRM.
Le plus connu des outils de gestion de projet, c’est bien sûr Trello, qui permet de gérer les tâches sous formes de cartes, en mode Kanban. Néanmoins, cet outil reste limité puisqu’il ne propose rien de plus en dehors de la gestion de planning.
Vous pouvez aussi vous tourner vers un logiciel de gestion de projet comme monday.com. Il s’agit sûrement là d’un des outils les plus complets du marché. Vous pouvez y gérer vos projets sous différentes formes : en Kanban, en Gantt, etc… C’est ce dernier qui peut notamment être très pertinent dans le cadre d’un rétroplanning. En plus de cela, vous pouvez gérer votre marketing, votre CRM, etc…
En dehors de ces 2 outils, on peut citer Asana, Wrike, Notion, Zoho, etc…
Certains d’entre eux comme Trello ou Notion sont gratuits (avec des versions payantes améliorées) et permettent déjà de faire un travail très puissant.
Si vous avez déjà un CRM intégré à votre entreprise, il y a des chances qu’il propose des fonctionnalités de gestion de projet. Ce n’est pas le cas de tous, mais c’est possible comme on l’a vu avec Monday.com. Nous vous conseillons de vous renseigner sur les fonctionnalités de celui-ci.
Certains CRM disposent de version gratuite qui peuvent vous permettre de profiter d’une partie de leurs fonctionnalités gratuitement.
Comment faire un rétroplanning sous Excel (ou Google Sheet) ?
Logo Microsoft Excel
L’autre solution est une alternative pertinente pour beaucoup de tâches : utiliser un tableur. Encore une fois, un bon vieux tableur peut vous rendre service et effectuer un travail colossal. Modulable à l’infini, personnalisable selon vos souhaits pour être le plus lisible possible, le tableur possède tous les atouts qu’on pourrait attendre d’un outil de gestion de projet.
Bien sûr, c’est largement moins poussé qu’un outil dédié dans le sens où il n’est pas possible d’avoir accès à des fonctionnalités interactives, et qu’il faut tout créer manuellement.
Quoi qu’il en soit, c’est une alternative à considérer, et qui ne coûte absolument rien si vous passez par Google Sheets. Il existe un grand nombre de tableurs gratuits ou non, en ligne ou en logiciel, il en existe forcément un qui correspond à vos besoins.
Évidemment, la première tâche à réaliser est de trouver toutes les tâches qui composeront votre planning. Cela peut paraître, mais en réalité, il va falloir effectuer un vrai travail de réflexion, afin de ne rien oublier.
Si vous oubliez un élément majeur, vous risquez de vous mettre en difficulté par la suite. L’idéal est de réaliser cette étape avec d’autres membres de votre équipe, sauf si vous êtes en freelance ou seul sur le projet.
Pour bien effectuer cette étape, on peut s’inspirer de la méthode « WBS ». Il s’agit d’une méthode de découpage de projet. Concrètement, vous allez découper votre projet global en tâches, qui seront elles-mêmes découpées en sous-tâches, elles-mêmes divisées en différents travaux. Cette méthode présente plusieurs avantages. Tout d’abord, en partant de l’échelle macro pour aller au micro, vous limitez les risques d’oubli. Ensuite, il est possible de présenter cette partie sous forme de Mind Map, ce qui facilite la compréhension et stimule la réflexion.
Dans l’idéal, il faudra trouver une nomenclature permettant d’identifier clairement les différentes tâches. Par exemple, certains les définisse avec des lettres ou des numéros, qu’ils complètent avec le nom de la personne en charge.
2 – Répartir les missions aux différentes personnes
Non, l’étape suivante n’est pas de passer à la création du planning dans l’outil choisi, ce serait trop facile. Il reste beaucoup de choses à régler avant de passer à la conception de planning final.
La première étape à faire une fois qu’on a défini quelles seront les tâches est d’assigner tout cela aux personnes les plus pertinentes. En tant que chef de projet, vous devez avoir une certaine connaissance de votre équipe, des forces, faiblesses, compétences, et envies de chacun. Ici, il faudra que vous mettiez tout cela à profit.
Repartir facilement les tâches avec un rétroplanning
Pour chaque tâche, il faut donc définir la personne qui sera en charge. On verra plus tard qu’il faut aussi faire attention à la temporalité pour éviter les conflits dans le planning.
Non seulement, il faut définir qui réalisera la tâche, mais il faudra aussi renseigner qui est le responsable, qui sont les personnes à consulter pour la réalisation de la tâche., et les personnes à tenir informées.
3 – Estimer la durée des tâches
Grâce à l’organisation des tâches définie dans la première étape, on va pouvoir facilement estimer le temps qui sera nécessaire. Cette fois-ci, il faudra aller dans l’autre sens. On part des tâches les plus précises, on définit le temps qu’il faudra pour les opérer, puis on remonte jusqu’à obtenir une estimation globale du temps de travail du projet.
Encore une fois, une bonne connaissance des capacités de son équipe est une clé. Cela demande un certain niveau d’expérience de définir des temps sur chacune des tâches. Si vous gérez un projet pour la première, vous n’aurez probablement pas de référence et il se peut que vous vous trompiez. Cela fait partie de processus d’apprentissage, il n’y a pas de mal à cela.
On peut aussi trouver des méthodes de gestion de projet qui permettent d’optimiser cette étape. En effet, pour limiter les risques, vous pouvez faire 3 estimations différentes du temps de chaque tâche. Une estimation probable, une estimation pessimiste et une optimiste. Avec un tel système, vous pouvez donner des estimations plus précises aux personnes à qui vous devez des comptes (si vous devez des comptes à quelqu’un).
À partir de ce moment-là, vous allez pouvoir commencer à évaluer les besoins humains et financiers nécessaires pour mener à bien le projet.
4 – Gérer le lien entre les missions (diagramme de PERT)
Maintenant qu’on a l’ensemble des tâches définies ainsi que les personnes qui vont s’en occuper et le temps qu’elles nécessiteront, il faut étudier de quelle manière elles vont s’imbriquer.
Le but de cette étape est d‘éviter les conflits entre les différentes tâches dans le sens où certains ne sont réalisables que si d’autres ont été accomplies. Par exemple, dans le cadre d’une création de site web, il est impossible pour le développeur de passer à l’intégration du site web si aucune maquette graphique n’a été réalisée. De même qu’il n’est pas possible de créer des maquettes graphiques, si la charte graphique elle-même n’a pas été créé.
Pour mettre en lumière tous ces éléments, la méthode recommandée par les experts de la gestion de projet est de créer un diagramme de PERT. Cela signifie « Program Evaluation and Review Technic » et comme son nom l’indique, il vous permet d’évaluer le cheminement de ton planning.
Le but de ce diagramme est de mettre en lien les différentes étapes, afin de montrer les dépendances qui vont exister. C’est aussi une méthode de définir le chemin critique du projet. Il s’agit de la suite de tâches qui ne laisse aucune marge en cas de problème.
Exemple de diagramme de PERT
Le diagramme de PERT a une nomenclature bien précise à respecter. Dans chaque étape, on distingue 3 parties :
Le numéro de l’étape (défini dans l’étape 1)
La date au plus tôt
La date au plus tard
Sur les flèches qui lient les étapes, vous pouvez indiquer le temps estimé de la tâche.
5 – Construire concrètement le rétro planning (diagramme de Gantt)
Enfin, l’étape finale : l’aboutissement de tout ce travail. Si vous avez bien suivi toutes les étapes de la création d’un rétroplanning, cette étape 5 est très simple, il n’y a qu’à transposer toutes les données que vous avez réunies dans un diagramme de Gantt.
Sous forme de tableau, il faudra indiquer les périodes sur lesquels les différentes tâches seront réalisés, et par qui. On voit aussi comment elles vont s’enchaîner dans le temps, avec une vision globale du début à la fin du projet.
Exemple de diagramme de Gantt
Dans l’idéal, il faut que les étapes principales et les sous-tâches soient indiquées pour améliorer la visibilité. Il faut montrer de manière plus discrète toute l’étape qui englobe les tâches.
Quelle est la différence entre un planning et un rétroplanning ?
Un planning est un outil de gestion de projet qui permet de planifier les différentes tâches et activités nécessaires pour atteindre un objectif dans un délai donné. Il peut être utilisé pour suivre l’avancement du projet et s’assurer que les différentes étapes sont effectuées dans les délais impartis.
Un rétroplanning, quant à lui, est un type spécifique de planning qui part de la date de réalisation d’un événement et remonte le temps pour identifier les différentes tâches à effectuer avant cet événement. Le rétroplanning est souvent utilisé dans l’organisation d’événements tels que les mariages, les conférences, les concerts, etc. Il permet de planifier les différentes étapes à suivre pour que l’événement soit prêt à temps.
Ainsi, la principale différence entre un planning et un rétroplanning est que le premier part d’une date de début pour planifier les étapes à réaliser jusqu’à une date de fin, tandis que le second part d’une date de fin pour planifier les étapes à réaliser jusqu’à la date de début.
Rétro-planning, rétroplanning, comment écrire ce mot ?
Le terme correct est « rétroplanning ». Il est composé du préfixe « rétro- » qui signifie « en arrière » et du mot « planning ». Il n’y a pas d’espace entre les deux parties du mot et la première lettre du préfixe prend un trait d’union avec le mot suivant.
Il est possible que l’on trouve parfois le mot « rétro-planning » écrit avec un trait d’union entre les deux parties, mais l’orthographe correcte est bien « rétroplanning« .
Comment présenter son rétroplanning à ses équipes ?
Voici quelques conseils pour présenter un rétroplanning à une équipe :
Expliquez la finalité du rétroplanning : Avant de présenter le rétroplanning en détail, expliquez clairement l’objectif de l’exercice et pourquoi il est important pour l’équipe.
Utilisez un format visuel : Un rétroplanning peut être complexe, utilisez donc un format visuel facile à comprendre comme un diagramme de Gantt ou un calendrier.
Faites preuve de clarté et de simplicité : Utilisez un langage simple et évitez les termes techniques et les acronymes. Le rétroplanning doit être compréhensible par tous les membres de l’équipe.
Impliquez les membres de l’équipe : Encouragez les membres de l’équipe à poser des questions et à donner leur avis. Le rétroplanning doit être un document collaboratif et non imposé unilatéralement.
Soyez flexible : Un rétroplanning est une planification prévisionnelle qui peut nécessiter des ajustements en cours de route. Soyez donc flexible et ouvert aux changements.
Donnez des informations sur les étapes critiques : Identifiez les étapes critiques du rétroplanning et donnez des informations supplémentaires sur ces étapes pour que les membres de l’équipe puissent les suivre de près.
Donnez des instructions claires : Si des tâches sont affectées à des membres spécifiques de l’équipe, donnez-leur des instructions claires sur ce qu’ils doivent faire et quand.
En présentant votre rétroplanning de manière claire et accessible à votre équipe, vous pourrez travailler ensemble pour atteindre vos objectifs dans les délais impartis.
Sur quels sites peut-on faire un rétroplanning en ligne ?
Il existe plusieurs sites permettant de réaliser un rétroplanning en ligne. Parmi les plus populaires, on trouve :
Trello : une plateforme de gestion de projet basée sur le système de cartes, avec des plugins pour les chronologies.
Asana : outil de gestion de projet offrant une vue « Timeline » pour la planification.
Microsoft Project : un outil professionnel pour la gestion de projets, offrant des fonctionnalités avancées de rétroplanning.
GanttPRO : un outil en ligne spécialisé dans les diagrammes de Gantt, idéal pour le rétroplanning.
Monday.com : plateforme de travail collaboratif offrant, entre autres, une vue timeline.
Smartsheet : combine les fonctionnalités d’une feuille de calcul avec celles d’un outil de gestion de projet.
L’outil idéal dépendra des besoins spécifiques et du degré de complexité du projet à planifier. Il est conseillé de tester plusieurs outils avant de faire un choix définitif.
Vous savez maintenant comment réaliser un rétroplanning pour vos projets. Si vous suivez bien toutes les étapes que nous avons mentionnées, vous allez grandement vous faciliter la tâche. L’erreur dans ce genre de procédé pourrait être de vouloir griller les étapes, mais cela vous compliquerait juste le travail. Si vous connaissez d’autres méthodes pour construire ses plannings en gestion de projet, n’hésitez pas à nous le partager en commentaire ou sur nos réseaux sociaux.
Avant de se quitter…
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