Pourquoi et comment créer une adresse email professionnelle ? (5 avantages, conseils et tutoriels)

Les adresses mail professionnelles en #Short

• Adresse mail professionnelle = adresse mail rattachée à l’entreprise et créée pour un usage dans un cadre professionnel uniquement
• Avantages d’une adresse mail dédiée à un usage professionnel : crédibilité – visibilité – sécurité – simplicité – pérénnité
• Comment créer une adresse mail professionnelle : avoir un nom de domaine et une boite mail pro ➡️  cherchez la procédure adaptée à la solution que vous souhaitez utiliser (création à partir de l’hébergeur, de votre site internet…).

Qu’appelle-t-on une adresse mail professionnelle ?

Une adresse mail professionnelle, ça n’est rien de plus qu’une adresse mail créée pour un usage dans un cadre professionnel.

Généralement, l’adresse mail professionnelle se termine par le nom de domaine du site internet de l’entreprise dans laquelle elle est créée. Par exemple, une adresse mail professionnelle pour leptidigital pourrait être : « pré[email protected] ».

Ainsi, l’adresse mail pro sera utilisée par l’employé, et uniquement par la personne titulaire de l’adresse, pour échanger avec des clients ou des collègues via une adresse dédiée et rattachée à l’entreprise.

5 avantages à la création d’une adresse mail dédiée à un usage professionnel

Vous vous demandez peut-être pourquoi vous ne pourriez pas utiliser votre adresse mail actuelle dans le cadre de votre travail ? À quoi bon créer une nouvelle adresse ? Voici les 5 principaux avantages de la création d’une adresse mail pro.

1. Vous gagnez en crédibilité

Vous avez sûrement déjà dû voir passer des mails envoyés par des adresses insolites comme « [email protected] ». Avez-vous eu envie de lire ce mail ? L’avez-vous pris au sérieux ? Nous connaissons la réponse 😉 

Alors pour gagner en crédibilité, rien de mieux que de s’assurer une adresse mail professionnelle et sérieuse grâce à votre nom de domaine.

En recevant un mail d’une adresse email professionnelle, vos interlocuteurs pourront aller vérifier que vous êtes une vraie entreprise, que vos produits ou vos services sont réels et que le contenu de votre mail ne va pas être une arnaque.

Vos échanges auront l’air plus sérieux, plus professionnels, et seront ainsi plus respectés par vos interlocuteurs. Cela peut paraitre anodin, mais c’est un paramètre très important dans la qualité de vos échanges professionnels.

2. Vous assurez la visibilité de votre site internet

Grâce à votre adresse mail professionnelle, vous allez pouvoir promouvoir votre site internet, puisque son nom est présent dans votre adresse, et sera donc visible à chaque mail envoyé.

Votre adresse mail fournira ainsi le nom de votre entreprise à toutes les personnes avec qui vous allez échanger, ce qui pourra générer du trafic vers votre site internet sans vous demander le moindre effort.

Une adresse mail professionnelle, c’est de la publicité gratuite !

3. Vous renforcez la sécurité de votre boîte mail

Concernant la sécurité, 2 points majeurs :

1. En choisissant votre nom de domaine et en ayant la main sur l’hébergeur choisi, vous pouvez comparer les différentes offres et choisir celle qui vous parait la plus sécurisée (anti-virus, anti-spam…)
2. La crédibilité renvoyée par votre adresse mail professionnelle limitera la probabilité que les emails que vous envoyez soient redirigés vers les spams de votre destinataire.

4. Vous simplifiez le processus de création des futures adresses mail

Comme votre adresse mail est reliée à votre nom de domaine, il n’y a que très peu d’adresses mail qui l’utilisent (uniquement celles des personnes de vos entreprises en réalité).

Il sera ainsi plus simple de créer de nouvelles adresses mail pour vos prochains employés et vous aurez la liberté de choisir l’intitulé de l’adresse.

Si vous ne comprenez pas cet argument, imaginez : vous voulez créer une nouvelle adresse gmail, vous entrez donc votre nom et votre prénom, afin de créer une adresse simple et professionnelle. Seulement, vous portez un nom et un prénom relativement commun, et cette adresse mail est déjà prise. Vous serez donc obligé(e) de rajouter quelque chose à votre proposition initiale, ce qui va dénaturer votre adresse et la rendre moins sérieuse (un chiffre, une lettre…).

Avec une adresse mail professionnelle créée à partir d’un nom de domaine, vous ne rencontrez pas ce problème, puisque seules les personnes ayant accès au site internet en tant qu’éditeur peuvent y créer une adresse, ce qui limite grandement la quantité de personnes, et la probabilité que vous trouviez une personne avec le même nom et le même prénom que vous dans une entreprise !

5. Vous vous assurez tranquillité et pérennité

Une adresse mail professionnelle liée à votre nom de domaine ne sera pas impactée si vous décidez de changer d’hébergeur web ou de fournisseur d’accès.

Pourquoi est-ce qu’on vous parle de votre hébergeur web ? Qu’est-ce que votre fournisseur d’accès vient faire dans cette histoire ? C’est une bonne question…

En fait, c’est très simple : si vous créez des adresses mail à partir de votre hébergeur web et fournisseur d’accès actuel, mais que, quelques années plus tard, vous souhaitez en changer, vous allez perdre une grande partie de vos données, ou vous devrez faire un nombre incalculable d’actions pour sauvegarder et transférer vos données.

Il vous faudra alors prévenir tous vos contacts, créer de nouvelles connexions avec une nouvelle adresse mail, et certains contacts risquent de vous écrire sur votre ancienne adresse et ne pas vous retrouver…

En créant une adresse mail professionnelle à partir de votre nom de domaine, une fois que vous êtes sûr de ce dernier, vous vous assurez une tranquillité à vie, puisque cette adresse mail sera valable tant que votre nom de domaine le sera. Et le but, c’est que votre site internet dure le plus longtemps possible non ?

Créer une adresse mail professionnelle : pré-requis et tutoriels

Tout d’abord, avant de vous lancer dans la création de votre adresse mail, vous devez vous assurer de posséder quelques éléments :

• Un nom de domaine
• Un hébergeur web (si vous ne savez pas lequel choisir, nous pouvons vous aider à faire votre choix, cliquez ici)
• Un site internet (ce n’est pas obligatoire, mais c’est mieux)

Découvrez les solutions qui vous permettent de créer une boîte mail professionnelle avec votre nom de domaine dans cet article.

Pour ce qui est du tutoriel, il n’en existe pas un unique, puisque cela va dépendre de la solution que vous souhaitez utiliser : voulez-vous créer votre adresse mail à partir de votre site internet ? A partir de votre hébergeur web ? Ou via un site dédié ?

Si vous voulez créer une adresse mail à partir de votre nom de domaine, jetez un oeil à cette vidéo :

À partir de quel moment ai-je besoin d’une adresse mail dédiée à mon activité professionnelle ?

À partir du moment où vous travaillez à titre professionnel, il est généralement recommandé de disposer d’une adresse électronique dédiée uniquement à votre activité professionnelle. Pour les nombreux avantages que cela procure :

• Séparer vos mails personnels et professionnels, et de maintenir un certain niveau de professionnalisme
• Permettre aux employeurs potentiels de vous contacter pour obtenir plus d’informations sur votre candidature ou pour toute autre demande
• Contribuer à donner l’impression d’être sérieux et organisé lorsque vous communiquez avec d’autres personnes dans un cadre professionnel

Peut-on avoir plusieurs adresses mail professionnelles ?

Oui absolument, vous pouvez avoir plusieurs adresses mail professionnelles.

Il peut d’ailleurs être très utile d’avoir des adresses différentes pour les divers aspects de votre carrière ou de votre entreprise. Le fait de disposer de plusieurs adresses électroniques professionnelles peut rendre la gestion et le suivi des différents aspects de votre vie professionnelle plus faciles et plus efficaces.

Également, le fait d’avoir plusieurs comptes de messagerie permet de mieux organiser vos boîtes de réception, car vous pouvez attribuer un but spécifique à chaque compte.

Attention cependant : il est important de veiller à ce que vos adresses électroniques professionnelles reflètent positivement votre réputation ; réfléchissez donc soigneusement au nom et au domaine lorsque vous les créez.

Enfin, veillez à vous connecter fréquemment à chaque compte afin de ne pas manquer les messages essentiels ou les opportunités qui pourraient transiter par l’un d’eux.

PS : vous pouvez consulter notre article qui vous explique comment créer une deuxième adresse Gmail.

Pauline Gaska

Titulaire dans master en marketing international et management, je m’intéresse au marketing et au digital au sens large. Pour me contacter : [email protected]