Accès rapide (Sommaire) :
Les outils de planification en #Short
- Définition d’un outil de planification : outil qui permet de s’organiser et de suivre et gérer les tâches, les projets et les activités de manière efficace et efficiente
- Quels sont ses intérêts principaux ?
- Gagner du temps et être plus efficace
- Éviter les oublis et les retards
- Réduire le stress
- Les différents types d’outils de planification :
- Calendriers électroniques et agendas
- Applications de gestion de projet
- Outils de prise de notes
- Les 15 outils à connaitre :
- 1. Trello
- 2. Asana
- 3. Monday.com
- 4. Teamleader
- 5. nTask
- 6. JotForm
- 7. Airtable
- 8. ClickUp
- 9. Toggl
- 10. Wrike
- 11. BaseCamp
- 12. GSuite
- 13. FreedCamp
- 14. TeamWork
- 15. Hive
- Comment choisir le bon outil de planification ?
- Identifier ses besoins et objectifs
- Évaluer les fonctionnalités et les options
- Considérer les aspects pratiques et financiers
Qu’est-ce qu’un outil de planification ?
Un outil de planification est un outil qui permet de s’organiser et de suivre et gérer les tâches, les projets et les activités de manière efficace et efficiente. Ces outils peuvent être des applications en ligne, des logiciels, des agendas, des tableaux blancs, des notes, des rappels…
Les outils de planification sont souvent utilisés pour gérer des projets, des tâches et des événements professionnels, mais ils peuvent également être utilisés pour des activités personnelles comme la planification de vacances, le suivi des objectifs de remise en forme ou la gestion de sa vie quotidienne.
Pourquoi utiliser des outils de planification ?
Les outils de planification sont des éléments clés de la gestion de projet et de la productivité en entreprise. Retrouvez dans cet article trois raisons principales pour lesquelles vous devriez utiliser des outils de planification.
Pour gagner du temps et être plus efficace
Les outils de planification permettent de mieux organiser les différentes tâches à réaliser, de définir des deadlines et de hiérarchiser les priorités.
Au sein de l’entreprise, il permet aux employés de mieux gérer leur temps et augmenter leur productivité, puisque les tâches ne seront plus oubliées, les retards seront évités et les projets pourront être terminés en temps et en heure.
Ces outils de planification permettent aussi de mieux visualiser les projets et les tâches à réaliser. Les employés ont ainsi une vision claire de leurs objectifs, des délais et des étapes nécessaires pour mener à bien leur projet. Cette clarté visuelle permet de mieux comprendre le projet dans son ensemble et de mieux comprendre le rôle de chacun dans sa réalisation.
Pour éviter les oublis et les retards
Lorsque l’on gère de gros projets, il est relativement courant d’oublier des étapes ou des détails importants. Utiliser des outils qui vous permettent d’attribuer des tâches à des personnes spécifiques et de leur donner des dates d’échéance, c’est s’assurer que rien ne sera oublié et que chacun sait ce qu’il a à faire.
Ce qui est très pratique, c’est que, généralement, ces outils peuvent être configurés pour envoyer des rappels et des notifications à des moments précis, ce qui vous permet de vous assurer que les employés ne manqueront pas des échéances importantes et que rien ne sera laissé au hasard..
Pour réduire le stress
La gestion de projet et la planification peuvent être source de stress pour les personnes qui en ont la responsabilité. Pour quelles raisons ? Les délais serrés, les changements de dernière minute et les imprévus, etc.
Les outils de planification peuvent aider à réduire ce stress en offrant une vue d’ensemble des projets et des tâches à réaliser. Les parties prenantes peuvent ainsi mieux comprendre leur rôle et leur contribution au projet.
Un autre moyen de réduire le stress généré par un projet ? Améliorer la communication au sein de l’équipe et éviter les malentendus. En se servant d’un outil de planification, les employés ont une vision claire de ce qui doit être réalisé, par qui et quand. Cela permet :
- De mieux collaborer
- D’éviter les erreurs
- De réduire le stress lié à la gestion de projet
Quels sont les différents types d’outils de planification ?
Calendriers électroniques et agendas
Les calendriers électroniques et les agendas sont des outils de planification couramment utilisés pour planifier des rendez-vous, des événements et des tâches. Ils sont très utiles pour la gestion de temps, que ce soit dans le cadre personnel ou professionnel.
Les calendriers électroniques et les agendas sont souvent intégrés dans les logiciels de messagerie ou de gestion des contacts et peuvent être synchronisés avec les téléphones portables. C’est un gain de temps considérable.
Les avantages des calendriers électroniques et des agendas sont nombreux. Ils permettent de :
- Visualiser facilement les événements, les rendez-vous et les tâches
- Planifier des rappels et des notifications
- Partager les calendriers avec d’autres personnes
- Synchroniser ses différentes applications
Applications de gestion de projet
Les applications de gestion de projet sont des outils plus avancés pour la planification de projets plus complexes, puisqu’elles offrent la possibilité de gérer les différentes étapes du projet, d’attribuer des tâches à des membres de l’équipe, de planifier les délais et de surveiller l’avancement du projet.
Les solutions de gestion de projet offrent également des fonctionnalités de collaboration et de partage de fichiers.
Les avantages de ce type d’outils ?
- Mieux organiser les tâches et les étapes d’un projet
- Offrir une vue d’ensemble du projet
- Mieux gérer les délais et les priorités
- Bénéficier de fonctionnalités de collaboration et de partage de fichiers
- Communiquer facilement avec les membres de l’équipe
- Surveiller l’avancement du projet en temps réel
Outils de prise de notes
Les outils de prise de notes sont aussi des outils utiles pour la planification de tâches, car ils permettent de noter rapidement des informations importantes et de les organiser en listes ou en catégories.
Les avantages des outils de prise de notes sont nombreux :
- Ils permettent de collecter rapidement des informations importantes
- Ils permettent de les organiser facilement en listes ou en catégories
- Ils offrent la possibilité d’ajouter des rappels pour les tâches importantes
- Ils permettent de synchroniser les notes sur plusieurs appareils.
15 outils de planification que vous devez connaitre
1. Trello
Trello est une application de gestion de projet en ligne qui utilise des tableaux pour organiser les tâches et les projets. Elle a été lancée en 2011 et a rapidement gagné en popularité auprès des équipes de développement de logiciels et des entreprises.
L’interface de Trello est basée sur des tableaux, qui sont divisés en listes de tâches. Chaque tâche est représentée par une carte, qui peut être déplacée d’une liste à l’autre pour refléter son état d’avancement. Les cartes peuvent également contenir des descriptions, des étiquettes, des échéances et des pièces jointes, ce qui permet de suivre facilement les détails de chaque tâche.
Trello est conçu pour être flexible et personnalisable, ce qui permet aux utilisateurs de l’adapter à leur flux de travail. Les utilisateurs peuvent créer des tableaux pour différents projets, équipes ou départements, et personnaliser les listes, les cartes et les étiquettes en fonction de leurs besoins.
Trello offre également des fonctionnalités de collaboration en équipe, telles que des commentaires, des notifications et des invitations de membres d’équipe.
Pour les projets plus confidentiels, il est également possible de créer des tableaux et des cartes privées.
Trello est disponible en version gratuite avec des fonctionnalités de base, ainsi qu’en versions payantes avec des fonctionnalités supplémentaires telles que des automatisations, des intégrations d’applications tierces et des capacités de sécurité améliorées.
Trello
L'outil de gestion de projet adapté à toutes les tailles d'entreprises
2. Asana
Asana est une application conçue pour aider les équipes à organiser et à suivre leur travail. Elle a été lancée en 2008 et est devenue l’une des applications de gestion de projet et de planification les plus populaires sur le marché.
L’interface d’Asana est basée sur des projets, qui peuvent être créés pour des équipes, des tâches ou des projets spécifiques. Les projets sont divisés en sections, qui contiennent des tâches individuelles, et chaque tâche peut être détaillée avec une description, des étiquettes, des dates d’échéance, des fichiers joints et des commentaires.
Asana est conçue pour faciliter la collaboration en équipe, avec des fonctionnalités telles que des commentaires, des mentions, des tâches assignées et des suivis de progression. Les équipes peuvent également suivre leur progression en utilisant des tableaux de bord et des rapports générés automatiquement.
Asana propose également des fonctionnalités de personnalisation avancées, telles que des modèles de projet personnalisables, des formulaires de saisie de données et des automatisations, qui ne sont disponibles qu’avec la version payante de l’outil.
Asana
La plateforme qui simplifie le travail en équipe
3. Monday.com
Monday.com est une application de gestion de projet qui aide les équipes à organiser leur travail, suivre les progrès et collaborer efficacement. Créée en 2014, elle aussi a rapidement connu le succès auprès des équipes de toutes tailles.
L’interface de Monday.com est basée sur des tableaux, qui sont divisés en groupes de tâches. Chaque tâche est représentée par une carte, qui peut être détaillée avec des informations telles que des descriptions, des dates d’échéance, des étiquettes et des fichiers joints.
Les utilisateurs peuvent personnaliser les colonnes de leur tableau pour répondre à leurs besoins spécifiques.
Monday.com offre également des fonctionnalités de collaboration en équipe, telles que des commentaires, des notifications et des invitations de membres d’équipe.
Les utilisateurs peuvent également ajouter des automatisations pour automatiser certaines tâches récurrentes et simplifier leur flux de travail.
Monday.com s’intègre à de nombreuses autres applications populaires, telles que Slack, Zapier et Google Drive, ce qui permet aux utilisateurs d’ajouter des fonctionnalités supplémentaires à leur tableau.
Monday.com est disponible en version gratuite, ainsi qu’en versions payantes.
Monday.com
Un outil puissant et complet de gestion de projet
4. Teamleader
Teamleader est un outil de gestion de projet, de planification et de CRM en ligne qui permet aux petites et moyennes entreprises de toute l’Europe d’organiser leur travail et de gérer leurs clients.
L’interface de Teamleader est basée sur des projets, qui peuvent être divisés en tâches individuelles. Les utilisateurs peuvent également ajouter des commentaires, des fichiers joints et des dates d’échéance à chaque tâche pour suivre leur progression.
L’application dispose également de fonctionnalités de suivi de temps pour mesurer le temps passé sur chaque tâche.
Teamleader propose également des fonctionnalités de CRM, qui permettent aux entreprises de gérer leurs contacts, de suivre leur progression et de gérer les ventes. Les utilisateurs peuvent également envoyer des devis et des factures depuis l’application.
5. nTask
nTask est un outil conçu pour aider les équipes à organiser leur travail de manière efficace. Plus récent, il n’a été créé qu’en 2017, mais a vite gagné en popularité auprès des petites et grandes entreprises.
L’interface de nTask est basée, comme la plupart des autres outils similaires, sur des projets, qui peuvent être divisés en tâches individuelles.
nTask propose aussi des fonctionnalités de suivi de temps, de collaboration en équipe et de personnalisation.
nTask est disponible en version gratuite, ainsi qu’en versions payantes (plusieurs forfaits) avec des fonctionnalités supplémentaires telles que des rapports avancés, des règles d’automatisation personnalisées et des capacités de sécurité améliorées.
Voici pour les 5 outils de planification que nous vous recommandons en premier lieu. Mais nous vous en avions promis 15, en voilà 10 autres intéressants :
- 6. JotForm
- 7. Airtable
- 8. ClickUp
- 9. Toggl
- 10. Wrike
- 11. BaseCamp
- 12. GSuite
- 13. FreedCamp
- 14. TeamWork
- 15. Hive
Comment choisir le bon outil de planification ?
1. Identifier ses besoins et objectifs
La première étape pour choisir le bon outil de planification est d’identifier les besoins et les objectifs.
Il est important de comprendre certaines choses avant de choisir l’outil que vous allez utiliser :
- Les tâches à réaliser
- Les délais dont vous disposez
- Les priorités et les personnes impliquées dans le projet
- Le niveau de complexité du projet
Les questions à se poser pour identifier ses besoins et objectifs incluent donc naturellement :
- Quel est le type de projets que je veux gérer ?
- Combien de personnes travailleront sur ce projet ?
- Quels sont les délais de chaque projet ?
- Quels sont les outils et les fonctionnalités dont j’ai besoin pour gérer ces projets ?
2. Évaluer les fonctionnalités et les options
Une fois que les besoins et les objectifs ont été identifiés, la deuxième étape est d’évaluer les fonctionnalités et les options des différents outils de planification.
Il est important de considérer les fonctionnalités de base de l’outil (la planification de tâches, la gestion des délais et la collaboration en équipe), mais il faut aussi s’intéresser aux fonctionnalités avancées (la gestion de projet, la gestion des ressources et la génération de rapports).
Les critères à prendre en compte lors de l’évaluation des fonctionnalités et des options incluent :
- La facilité d’utilisation de l’outil
- La compatibilité avec d’autres outils et applications
- La qualité du support client
- La fiabilité de l’outil
- La capacité de personnalisation
- La sécurité des données
- La flexibilité de l’outil
3. Considérer les aspects pratiques et financiers
La troisième et dernière étape essentielle pour choisir le bon outil de planification est de considérer les aspects pratiques et financiers.
En effet, il est important de prendre en compte les coûts associés à l’utilisation de l’outil, tels que les coûts d’abonnement, les coûts d’installation, les coûts de formation et les coûts de maintenance.
Les questions à se poser pour considérer les aspects pratiques et financiers incluent :
- Quel est mon budget ?
- Est-ce que l’outil offre un essai gratuit ?
- Quels sont les coûts à long terme de l’outil ?
- Est-ce que l’outil nécessite une formation supplémentaire pour être utilisé efficacement ?
Avant de se quitter…
Si cet article sur les outils de planification vous a plu, n’hésitez pas à le partager sur les réseaux sociaux et à vous abonner à notre newsletter digitale pour recevoir nos prochains articles.
Vous pouvez également suivre nos meilleurs articles via notre flux RSS : https://www.leptidigital.fr/tag/newsletter-digitale/feed/ (il vous suffit de l’insérer dans votre lecteur de flux RSS préféré (ex : Feedly)).
Nous sommes aussi actifs sur Linkedin, Twitter, Facebook et YouTube. On s’y retrouve ?
Pour toute question associée à cet article, n’hésitez pas à utiliser la section « commentaires » pour nous faire part de votre remarque, nous vous répondrons dans les meilleurs délais (avec plaisir).
Titulaire dans master en marketing international et management, je m’intéresse au marketing et au digital au sens large. Pour me contacter : [email protected]
