Top 10 des meilleurs logiciels de workflow (2024)

Notre sélection des 3 meilleurs

Monday.com

Un outil puissant et complet de gestion de projet

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Kissflow

Un outil pro de workflow

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DocuWare

Une solution GED personnalisable

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1- Monday.com, l’outil en ligne de gestion du workflow visuel et facile d’utilisation

Si vous utilisez encore des tableurs comme Excel pour suivre les activités et les progrès de votre équipe, le passage à Monday.com ne sera pas un problème grâce à ses modèles visuels personnalisables. Vous pouvez également créer votre propre interface de gestion des flux de travail.

La facilité d’utilisation et l’ergonomie sont les priorités de cet outil d’automatisation qui vous permet de planifier des tâches récurrentes. Avec monday.com, il n’y a aucun risque d’erreur humaine, vous pouvez donc être sûr que le résultat sera toujours parfait. Cela vous donne plus de temps pour vous concentrer sur d’autres aspects de l’entreprise.

Dans l’ensemble, monday.com est si simple et visuellement agréable que vous n’avez besoin d’aucune formation pour commencer. En quelques glisser-déposer, vous serez en mesure de rationaliser le flux de travail, d’atteindre des objectifs et de suivre les données, tout cela en même temps.

Avec plus de 200 modèles personnalisables, monday.com vous permet de planifier, d’organiser et d’atteindre vos objectifs commerciaux en toute simplicité.

Voici quelques caractéristiques importantes que vous devriez connaître sur monday.com :

• Personnalisation par glisser-déposer
• Mises à jour et commentaires en temps réel
• Plusieurs modes de visualisation des données
• Données partageables
• Automatisation des tâches récurrentes
• Plus de 40 intégrations
• Moteur de recherche rapide
• Service client 24h/24 et 7j/7
• Conforme au RGPD
• Contrôle d’accès personnalisé

Prix :

Les politiques de prix de monday.com sont divisées en cinq groupes (Gratuit, Basique à 8 € par utilisateur et par mois, Standard à 10 € par utilisateur et par mois, Pro à 16 € par mois et par utilisateur et Entreprise sur devis), chacun d’entre eux offrant un essai gratuit (sauf le plan Entreprise).

2- Lucidchart, la création de workflow accessible et gratuite

Une bonne partie des outils que nous allons voir propose une version gratuite, pour tester les fonctionnalités de leur produit. Néanmoins, un des abonnements gratuits les plus puissants et pertinents se trouve chez LucidChart.

Que vous soyez seul ou en équipe, Lucidchart vous aide à créer le flux de travail le plus efficace, de manière visuelle et simple. L’aspect très visuel, qu’on pourrait presque assimiler au mind mapping est un des points clés de Lucidchart. Grâce à cela, vous allez pouvoir créer des diagrammes faciles à comprendre, qui simplifie les méthodes de travail pour toute l’équipe.

En plus de s’intégrer facilement au flux de travail, les membres de l’équipe pourront collaborer efficacement et coordonner leurs efforts dans un seul et même espace.

Voici quelques fonctionnalités que vous pouvez retrouver sur Lucidchart :

• Cartographie des processus métier
• Visualisation en direct des flux d’utilisateurs
• Organisation en mode Scrum
• Cartographie des flux de données
• Diagramme d’infrastructure Cloud
• Diagramme de Gantt
• Carte mentale
• Frise chronologique
• Une trentaine d’intégrations telles que la suite Google, Salesforce, Slack, Zapier, etc…

Prix :

Comme on le disait, le gros point fort de cet outil est sa version gratuite qui donne notamment accès à 100 modèles de workflow et 3 documents modifiables. Sinon on retrouve 3 plans payants (Individual pour 6,95 € par mois, Team pour 8 € par mois et par utilisateur et Entreprise sur devis).

3- Docuware, un logiciel GED avec gestion de workflow intégrée

DocuWare est une solution de gestion documentaire et de workflow qui permet de dématérialiser, standardiser et automatiser les processus métiers des entreprises.

Grâce à une gestion avancée des workflows, cet outil optimise la productivité, réduit les erreurs, et facilite la collaboration entre les équipes, tout en assurant un suivi rigoureux des tâches.

Voici un aperçu de ses principales fonctionnalités en matière de gestion de workflows :

1. Automatisation des processus : DocuWare permet d’automatiser les processus métier, qu’il s’agisse de comptabilité, de ressources humaines ou de gestion des contrats. Cela inclut le traitement rapide des factures, des demandes d’approbation et des validations, réduisant ainsi le temps de traitement et éliminant les tâches manuelles répétitives.
2. Déclenchement basé sur des événements : Les workflows peuvent être déclenchés automatiquement par des événements spécifiques tels que la réception d’une facture ou un changement de statut dans le système de gestion documentaire.
3. Attribution et suivi des tâches : DocuWare permet de définir les responsables pour chaque étape d’un processus. Si une tâche n’est pas complétée dans les délais, le système en informe automatiquement les personnes concernées et permet la redirection vers un remplaçant en cas d’absence.
4. Interface intuitive : Les utilisateurs peuvent créer et gérer des workflows complexes via des interfaces graphiques, sans nécessité de connaissances en programmation. Les étapes des workflows sont modélisées sous forme de diagrammes de flux pour une meilleure visibilité.
5. Intégration avec d’autres systèmes : DocuWare s’intègre facilement avec des systèmes existants comme ERP, logiciels de comptabilité et applications métier, facilitant ainsi l’interopérabilité et l’automatisation des tâches entre différents outils.

4- Kissflow, la plateforme de gestion de flux de travail no-code et low-code

Kissflow est la solution pour les flux de travail qui nécessitent de la simplicité pour être compris. Leur slogan, « le pouvoir de la simplicité« , décrit bien l’interface numérique simple et unifiée pour la gestion des flux de travail, la gestion de projet, la gestion de cas et les collaborations productives.

Comptant plus de 10 000 clients, dont des marques comme Pepsi, Domino’s, Michelin, Casio et bien d’autres, Kissflow ne nécessite aucune connaissance en codage et affiche des mesures personnalisées en temps réel. Il est surprenant de voir comment l’interface facile à utiliser gère l’automatisation complexe et stimule la productivité.

En outre, vous pouvez soit ajouter des couches supplémentaires à une application existante, soit en créer une à partir d’une page blanche. Comme il s’agit d’une plateforme intuitive, vous n’avez pas besoin de faire beaucoup d’efforts pour créer des flux de travail dynamiques et déléguer le travail à l’équipe.

Kissflow est un logiciel hautement configurable avec des fonctionnalités avancées, sans aucun effort de votre part :

• Mises à jour en temps réel
• Rapports de flux de travail personnalisés
• Optimisation des processus
• Audit de processus
• Formulaires sans code
• Mesures des processus de flux de travail
• Affectations et notifications automatisées
• Intégrations rapides
• APIs étendues
• Gestion et partage des documents
• Notifications « pertinentes » uniquement

Prix :

Kissflow offre trois plans de prix flexibles pour différents types d’entreprises (« Small Business » pour 10 $ par mois et par utilisateur, « Corporate » pour 20 $ par utilisateur et par mois et « Enterprise » sur devis).

5- Zapier, un moteur d’intégration et d’automatisation majeur

Avec Zapier, vous pouvez vous connecter à des applications et être productif en éliminant les distractions et les erreurs. Il simplifie le processus de délégation et d’automatisation des tâches et le mouvement des données sur plusieurs pages Web. Par la suite, vous obtenez un flux de travail rationalisé et axé sur les résultats.

Une caractéristique intéressante est son éditeur à faire soi-même qui vous permet de configurer des déclencheurs et des actions sans l’aide d’un développeur. Si cela vous semble trop compliqué, vous pouvez consulter leurs blogs informatifs, leurs webinaires, leurs didacticiels, ou même poser des questions à la communauté Zapier.

De plus, la flexibilité de cette plateforme est un point fort, avec ses modèles préétablis qui peuvent être personnalisés en quelques secondes. Vous pouvez créer des flux simples ou des commandes complexes en fonction des besoins de votre équipe. De plus, grâce aux notifications instantanées, vous serez toujours au courant de ce qu’il se passe sur vos flux.

Zapier est un logiciel simple doté de puissantes fonctionnalités intégrées. En voici quelques-unes que vous devez absolument découvrir :

• Notifications instantanées personnalisées
• Plus de 3 000 intégrations
• Des milliers de modèles personnalisés
• Équipe d’assistance utile
• Conforme au RGPD
• Intégration SAML
• Authentification à deux facteurs
• Détection des menaces par AWS GuardDuty
• Applications internes
• Logique conditionnelle

Prix :

Zapier propose cinq plans tarifaires, dont un plan gratuit avec des fonctionnalités de base pour ceux qui veulent commencer à zéro. Les prix montent ensuite jusqu’à 603 € par mois pour le plan le plus cher.

6- Nintex, exploitez la puissance de l’automatisation dans votre flux de travail

Nintex est un logiciel de gestion de projets et de flux de travail qui propose des plans personnalisés en fonction du type, de la taille et des objectifs de votre entreprise. Il vise à lancer un mouvement d’automatisation en no-code avec sa facilité d’utilisation, ses outils puissants et sa plateforme. Vous économisez ainsi du temps, de l’argent et des efforts.

Comme la plupart des outils mentionnés ci-dessus, Nintex offre également une conception par glisser-déposer qui simplifie les flux de travail complexes et un processus d’automatisation « intelligent » qui réduit les goulots d’étranglement. De la conceptualisation à la génération de rendements élevés, vous pouvez faire tout cela en quelques clics, et sans code !

En outre, grâce à ses intégrations avec les meilleurs outils de productivité, vous pouvez facilement collaborer avec les membres de votre équipe ou d’autres entreprises, depuis votre siège de bureau ou le canapé de votre salon. Et si cela représente trop de travail, vous pouvez déléguer la tâche à des robots RPA qui travaillent comme des humains, mais en mieux.

Jetons un coup d’œil à certains des outils d’optimisation des flux de travail proposés par Nintex :

• Cartographie des processus
• Tableaux de bord personnalisés
• Outils de navigation et d’appropriation des processus
• Mises à jour et commentaires en temps réel
• Notifications par courriel aux parties prenantes
• Intégration de points de contrôle
• Balises d’optimisation
• Résumé du processus en temps réel
• Engagement de l’équipe et statistiques de progression
• Consultants tiers
• Formulaires virtuels
• Intégrations CRM et ERP
• Personnalisation des intégrations

Prix :

Pour les prix, tout ce fait sur devis auprès de Nintex. N’hésitez donc pas à les contacter ou à souscrire à l’essai gratuit pour essayer leur solution.

7- Wrike, le logiciel de workflow adaptatif

Wrike change la donne pour les entreprises de grande envergure ou à fortes ambitions qui souhaitent atteindre leurs objectifs avec ponctualité et rentabilité. Avec cette solution de gestion des flux de travail, les membres de votre équipe gèreront leurs tâches avec moins de confusion et une réduction de 90 % des e-mails.

Vous pouvez utiliser des tableaux en mode Kanban, des diagrammes de Gantt ou personnaliser le tableau de bord visuel pour faire les choses à votre façon. De l’avancement des tâches à l’analyse des projets, tout est regroupé dans un seul et même espace de travail. Même la planification des projets est visuellement rationalisée et facile à comprendre.

Wrike est surtout adapté aux grandes organisations car il donne la priorité à la délégation des tâches, à l’allocation des ressources et à la sécurité. Effectivement, ces aspects sont pris en charge par ses outils internes comme Wrike Analyze, Wrike Lock, et plus encore.

Offrant plus de 400 intégrations, il n’est pas surprenant que Wrike ait la confiance de plus de 20 000 entreprises. Et il ne lésine pas non plus sur le nombre de fonctionnalités.

Voici quelques-unes des caractéristiques qui permettent à ce logiciel de se vanter d’avoir un nombre impressionnant de clients :

• CRM via Salesforce
• Connexion via Slack (plus d’emails en masse)
• Intégrations Adobe CC
• Calendriers et tableaux de bord personnalisés
• Analyses de qualité avec Wrike Analyze
• Mention/tag pour les commentaires et les approbations
• Rôles d’accès personnalisés
• Formulaires de demande
• Historique et gestion des versions des documents
• Le verrouillage de l’écriture protège les données sensibles
• Rapports personnalisés partageables
• Rapports d’audit des utilisateurs

Prix :

Wrike propose quatre plans tarifaires pour les personnes qui débutent (gratuit), les équipes à croissance rapide (9,80 $ par utilisateur et par mois), les équipes d’une entreprise « classique » (24,80 $ par utilisateur et par mois) et les grandes entreprises (sur devis).

8- Automate.io, connectez et automatisez vos flux dans le cloud

Automate.io permet des intégrations plus rapides avec les applications cloud, qu’il s’agisse des ventes, des paiements et bien plus encore. Avec cet outil de gestion de projet, vous pouvez gérer l’automatisation simple et les processus commerciaux complexes sans problème.

Ce logiciel utilise la plateforme iPaaS (plateforme d’intégration en tant que service) moderne, qui permet aux utilisateurs non techniques de tirer le meilleur parti de l’automatisation des flux de travail. Pour ce faire, il propose une interface simple et intuitive qui affiche en un coup d’œil les tâches multiples, les intégrations d’applications, etc.

Grâce à sa fonction de glisser-déposer et à ses modèles prédéfinis, même un utilisateur n’ayant aucune connaissance informatique peut prendre le contrôle. En outre, vous pouvez être productif avec toute votre équipe en partageant des dossiers et en collaborant tout en préservant la confidentialité grâce à des identifiants de connexion personnels.

Bien qu’il soit extrêmement convivial, Automate.io est doté de nombreuses fonctionnalités essentielles qui permettent de créer des automatismes à actions multiples :

• Intégrations avec des applications premium
• Bots multi-actions
• Autorisation sur un seul écran
• Interface glisser-déposer
• Plus de 1000 modèles pré-conçus
• Logiques conditionnelles
• Formatage des données
• Suivi du temps
• Analyse des sentiments
• Dossiers partagés pour les collaborations
• Identifiants de connexion personnels
• Cryptage HTTPS
• Suivi de l’activité des utilisateurs et des audits

Prix :

En incluant le plan gratuit, Automate.io propose six politiques de prix pour s’adapter à toutes les tailles d’entreprises et d’organisations.

9- Process Street, la plateforme pour faire le suivi et la gestion des workflows

Passons maintenant à Process Street, un outil simple et rapide axé sur les processus qui gère les flux de travail, suit les progrès et facilite les collaborations. Comme sa version gratuite ne limite pas le nombre de membres de l’équipe, c’est un choix populaire parmi les startups.

Process Street divise la gestion des flux de travail en trois sections : gestion des documents, flux de travail basés sur des déclencheurs et tâches planifiées. Vous pouvez gérer toutes ces sections à l’aide du gestionnaire de tâches par simple glisser-déposer.

Bien qu’il ne contienne pas autant de fonctionnalités que les autres solutions de gestion de flux de travail de la liste, son interface conviviale et son processus rationalisé valent la peine d’être essayés. De plus, ses plus de 1000 intégrations avec des outils de productivité comme Zapier offrent une polyvalence optimale.

Process Street utilise une logique conditionnelle qui s’adapte à tout type de flux de travail et permet la transparence avec sa fonction de piste d’audit.

Voici une liste des caractéristiques les plus marquantes de Process Street :

• Interface utilisateur simple
• Raccourcis clavier intuitifs
• Gestion des tâches par glisser-déposer
• Flux d’activité
• Approbations en une seule instance, en plusieurs étapes ou séquentielles
• Plus de 1000 intégrations
• Bibliothèque multimédia riche
• Automatisation des tâches
• Gestion d’équipe
• API de reporting
• Documentation des processus

Tarification :

Les plans tarifaires de Process Street sont répartis sur trois niveaux (gratuit, Pro à 25 $ par utilisateur et par mois et Enterprise sur devis), chacun d’entre eux commençant par une période d’essai de 14 jours.

10- Agilium, un logiciel de workflow 100% français

Agilium, édité par le groupe français Alma est un logiciel BPM (Business Process Management).

Il sert à créer des workflows pour digitaliser et automatiser des processus opérationnels de l’entreprise.

C’est un excellent complément à l’ERP, il apporte du liant dans un système d’information et sait répondre à des besoins fonctionnels spécifiques grâce à son approche centrée sur le process.

Ce que l’on apprécie chez Agilium :

• Son aspect low code qui permet de créer des applications métiers sans coder graphiquement en glisser-déposer.
• La traçabilité des opérations inhérente à la plateforme, tout est enregistré !
• La collaboration facilitée grâce à des écrans faits maison par les utilisateurs.

Les 4 modules qui composent la plateforme low code Agilium :

• La Workflow Factory :

La workflow Factory est l’endroit qui permet de créer les workflows de façon visuelle.

Comment créer un workflow avec le logiciel Agilium ?

Pour cela, rien de plus simple, réalisez un diagramme, c’est-à-dire une succession de boites représentant les actions et de flèches pour créer un ordre logique.

La workflow Factory dispose d’une bibliothèque d’éléments graphiques à glisser-déposer sur le diagramme pour ajouter des étapes.  

Un nombre important d’actions peuvent être automatisées dans ces flux de travail ou workflows en anglais.

• L’Ecriture de données dans un autre logiciel (exemple : ERP),
• La génération automatique d’un document (rapport, pdf, etc..)
• Un Circuit de validation / approbation d’un document, cahier des charges, etc…
• La récupération de données provenant de logiciels tiers,
• La Concaténation de plusieurs pdf / images / ressources en un seul pour des rapports d’audit par exemple ou des compte-rendus de réunion,
• L’ import de fichiers Excel et Exploitation de ce document sous format d’une application web (lecture et modification du tableau).
• L’envoi de mails pour prévenir de quelque chose,

La liste est longue et les usages sont quasiment illimités !

• Le concepteur d’écrans 

Ce module sert à dessiner les écrans en glisser-déposer grâce à une palette d’éléments graphiques. Il est facile de designer les pages en ajoutant :

• Titres,
• Colonnes,
• Images,
• Tableaux de données,
• Accès rapide à un document ou une sélection de documents (ex : fichiers récents) ou à une application

L’objectif de la plateforme : Rendre facilement accessibles les données aux collaborateurs en créant des écrans entièrement personnalisés.

Agilium permet aussi d’ajouter votre logo et votre charte graphique pour faire de la plateforme un outil qui vous ressemble.

• Un module de supervision :

Agilium possède un moteur de BPM puissant qui intègre un module de BAM (Business Activity Monitoring)

Ce module est essentiellement utilisé pour rejouer une étape du processus, corriger une valeur et les erreurs de saisie des collaborateurs.

L’objectif : garder une base de données propre et à jour.

• Une GED, Gestion éléctronique de documents :

La GED d’Agilium permet de créer des entrées par service, par lieux géographiques grâce à un système de vues filtrées.

Elle comprend aussi de nombreuses fonctionnalités : comme l’archivage automatique, le circuit de validation d’un document, le versioning, la recherche par métadonnées, etc…

L’objectif : Permettre aux collaborateurs d’accéder facilement aux informations dont ils ont besoin.

Les bénéfices d’Agilium :

• Une mise en place rapide de solutions personnalisées basées sur votre propre fonctionnement (approche process)
• Une prise en mains rapide : grâce à une conception graphique des workflows et des écrans (approche low code)
• Une équipe support disponible et professionnelle : 100% des équipes d’Agilium sont basées en France.
• Les coûts de déploiement réduits par 4 par rapport à un développement spécifique sur votre ERP.

Pricing : Abonnements SaaS à partir de 150€/mois, calculette des tarifs disponible sur leur site.

En Bonus :

• Un catalogue d’applications prêtes à l’emploi,
• Une formation initiation comprise dans le pack de démarrage.

Il n’y a plus qu’à tester Agilium pour vous faire votre avis.

Cette plateforme low code deviendra à coup sûr votre allié productivité pour répondre de façon efficace à vos besoins métier sans développement spécifiques couteux !

Maël Richard

Pour me contacter : [email protected]