Réduire les frais de sa PME : nos conseils

Tout bon entrepreneur sait que pour augmenter les flux de trésorerie et les profits de son entreprise, il faut augmenter son CA, mais aussi réduire les dépenses. Il s’agit d’un impératif à l’équilibre fragile, notamment dans les PME pour lesquelles il est essentiel de générer et de maintenir une croissance du chiffre d’affaires. Mais comment la structure peut-elle rester rentable en dépensant le moins possible ? Voici quelques conseils utiles pour réduire les frais de sa PME afin d’optimiser ses revenus.

Embaucher des étudiants et des stagiaires

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L’apprentissage sur le terrain est une étape indispensable avant de se lancer dans le monde professionnel, ce qui fait que de nombreux étudiants recherchent activement des stages en entreprise. Il s’agit d’éléments qui peuvent venir renforcer vos équipes de manière temporaire et qui vous permettront également de bénéficier de programmes de subventions, particulièrement utiles pour réduire vos dépenses.

Dans l’ensemble, vous faites aussi une bonne action en donnant l’opportunité à un étudiant d’acquérir sa première expérience en entreprise. En l’intégrant à votre équipe et en veillant à bien l’accompagner tout au long du stage, il peut même être possible de l’intégrer dans votre entreprise de manière définitive. D’une certaine manière, vous rentabiliserez ainsi le temps consacré à sa formation.

Utiliser un logiciel de gestion du temps

L’utilisation d’un logiciel de gestion du temps constitue une bonne solution pour réduire certaines dépenses de l’entreprise, dans la mesure où vous pourrez compter de manière précise le temps passé sur chaque secteur. Avoir connaissance de cette donnée précise permet en effet de mieux planifier les prochains projets de manière à envisager des résultats plus efficients, et donc de garantir une meilleure rentabilité.

Avec un logiciel de gestion du temps, il vous sera également possible de connaître le temps de travail effectif de chaque employé et donc de mieux les rémunérer.

Opter pour la location d’ordinateur portable

Le matériel informatique est une dépense incontournable pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise et pourtant, il n’est pas rare pour une petite structure d’avoir des difficultés à acquérir du matériel de qualité, et surtout, à le renouveler quand il devient obsolète.

Il n’est pas conseillé d’acheter un matériel trop bas de gamme qui risquerait de devenir un obstacle, exigeant de trop fréquentes mises à jour coûteuses. Pour profiter d’un matériel performant sans dépasser le budget prévu, vous pouvez prendre le parti du leasing informatique ou location d’ordinateur portable, d’imprimante, etc. En vous fournissant auprès d’un spécialiste en location de pc portables, vous aurez la possibilité de disposer d’un matériel informatique ultra récent, configuré sur-mesure pour votre activité, à prix modéré. Ce type d’offre comprend les ordinateurs portables, mais aussi les différents périphériques tels que l’imprimante, les disques durs, les ports USB… ainsi que les accessoires comme les souris, les moniteurs, les webcams…

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Grâce à la location de matériel informatique, vous avez également la possibilité de lisser les dépenses en évitant de débourser une grosse somme dès le départ, mais aussi de profiter du fait que le loyer soit une charge déductible. Effectivement, il fait partie des charges utiles pour le fonctionnement de l’entreprise et peut, de ce fait, être inscrit sur le compte de résultat et diminuer ainsi l’impôt sur les sociétés ou la taxe professionnelle.

Réduire l’utilisation du papier

Le papier peut rapidement représenter une dépense considérable pour votre PME, surtout si vous avez investi pour l’achat d’une imprimante multifonction. Il est possible d’économiser sur ce poste de dépense en particulier en utilisant les options de stockage en ligne avec lesquelles vous pouvez disposer de plusieurs giga-octets d’espace virtuel. De cette manière, il vous sera possible de transmettre le maximum de documents par mail et d’enjoindre vos collaborateurs à n’imprimer que si cela est nécessaire.

Imprimer les documents au recto des brouillons et opter pour le papier recyclé constituent également de manières pratiques de réaliser des économies sur les rames de papier.

Utiliser des outils gratuits

Vous avez la possibilité de réaliser de belles économies sur les outils indispensables au fonctionnement de l’entreprise en optant pour les solutions gratuites proposées sur le marché. Pour la ligne téléphonique par exemple, vous pouvez opter pour les logiciels ou les applications mobiles permettant de passer des appels gratuitement, même à l’international : skype, Whatsapp…

De même, le pilotage de projet peut être effectué avec des outils gratuits en ligne tels que Trello par exemple et qui ne requièrent pas d’installation sur l’ordinateur. Il en va de même pour les visuels qui ne nécessitent pas forcément l’engagement d’un professionnel externe ou l’achat de logiciels grâce à l’existence d’outils gratuits tels que Canva.

Passer au vert

Écoresponsabilité rime aussi avec économie dans l’entreprise, étant donné qu’elle vous permet de réduire de manière considérable les frais courants et notamment ceux liés à la facture d’énergie de vos bureaux. Pour ce faire, vous devez instaurer de bonnes pratiques telles que le recyclage des déchets, la limitation de l’utilisation du papier, l’utilisation du papier recyclé, etc. Cette attitude éco-responsable se traduit aussi par l’utilisation d’équipements basse consommation dans les locaux, qu’il s’agisse des ampoules ou du matériel de chauffage.

Opter pour du mobilier d’occasion

Il n’est pas indispensable de meubler les locaux avec du matériel flambant neuf, surtout lorsqu’il est possible de trouver du mobilier d’occasion de très bonne qualité. Vous réaliserez de belles économies en meublant partiellement vos bureaux avec des meubles de seconde main que vous trouverez sur des places de marché en ligne, et même auprès d’entreprises près de chez vous qui déménagent et peuvent éventuellement céder quelques meubles à bon prix.

Limiter les fournisseurs et renégocier

Une PME doit avoir quelques adresses de fournisseurs fidèles pour les équipements nécessaires à son fonctionnement. Il est possible de faire des économies sur ces dépenses en triant ceux qui offrent le meilleur rapport qualité-prix, d’autant plus si vous commencez à vous perdre dans leurs propositions : vous ne faites pas de social. Il s’agira ensuite de négocier des remises auprès des fournisseurs que vous aurez gardés ou de changer de prestataire si les offres sont plus avantageuses ailleurs.

Il est important de mettre fin aux contrats qui ne vous sont plus utiles, pour éviter les dépenses superflues, comme des abonnements ou des prestations obsolètes. Retenez également qu’en passant par les fournisseurs directs, vous évitez les frais supplémentaires inhérents aux intermédiaires.

Cet article a été rédigé par un partenaire invité non affilié à LEPTIDIGITAL

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